PDCA在提高病案首页填写质量中的应用

病案（统计）室王嘉豪病案首页的重要性首页信息与二甲评审细则的关联首页常见问题汇总与原因分析PDCA循环的应用与成效总结与延伸病案首页是卫生信息的重要来源，是各级卫生行政部门对医院宏观决策、核拨卫生经费、评价医院医疗工作的重要依据。省卫计委和市卫计局要求我们每月将出院病案首页打包上报，然后对其进行质量评估和大数据分析!病案首页是病案中信息最集中、最重要的核心部分，是整份病案的精华，基本反映了病人治疗的全部情况。它是医院质量管理和信息利用的具体表现形式，为管理者正确把握医疗形势，客观分析问题，科学决策的参考依据。病案首页信息是医院统计工作的重要信息来源,病案首页填写的完整、准确、规范是医疗数据统计质量准确的前提。病案首页信息体现一个医院整体医疗水平,是医学研究的查考依据。病案首页的重要性1首页信息与二甲评审细则的关联2经初步统计，二甲评审细则（2012年版）涉及到病案首页信息的条款非常多，包括条款4.23.2.1、4.23.2.3、4.23.2.4、4.23.2.6、4.23.5.1、4.23.5.2、4.23.5.3……如：首页常见问题汇总与原因分析（一）3经初步统计，2016年7-12月，我院病案首页出现错误的比例非常高，具体数据如下：2016年下半年病案首页填写出现错误率50.00%60.00%70.00%80.00%90.00%100.00%7月8月9月10月11月12月2016年下半年病案首页填写出现错误率以2016年7月份的初步统计数据为例：一、内儿科523份出院病历中，有326份的首页存在问题，约占62%。二、外科272份出院病历中，有178份的首页存在问题，约占65%。三、妇产科294份出院病历中，有193份的首页存在问题，约占66%。若加上同一患者再次住院分配不同住院号、医疗付款方式错误、缺身份证号码、现地址填写不规范、费用错误等问题，那么错误比例就更加高！首页常见问题汇总与原因分析（二）3经过半年追踪调查与汇总，发现病案首页填写错误的类型，如下鱼骨图所示：首页常见问题汇总与原因分析（三）32016年下半年全院病案首页常见错误：序号问题备注1医疗付款方式错误在首页评估中被扣分较多2同一患者再次住院分配不同住院号不符合二甲评审细则（4.23.2.3【C】2）的要求3身份证号码缺失或填写不完整在首页评估中被扣分最多4病例分型错误、手术等级错误情况较为严重5首页信息与入院记录填写不一致（职业、婚姻、出生地、籍贯、入院途径、离院方式等）近期重点整改对象首页常见问题汇总与原因分析（四）3具体原因分析如下：因素分类具体原因分类责任人医生因素对于首页填写不够重视，导致各项信息出现错漏、复制粘贴、前后矛盾等主管医师对首页项目的概念理解不清楚或误解，导致错填、误填等对于首页项目填写规范不清楚，导致填写的各项信息不标准、不规范患者的基本信息记录不清楚或记录有误护理因素没要求患者按规定完整填写《住院病人一般情况登记表》，并当场审核值班护士质控护士漏签名其他科室因素收费处没严格执行医院相关规定，合理分配住院号和登记患者身份信相关责任科室检验科没能及时将外送的病理报告追回，主管医师没及时将结果填入首页患者因素忘记携带或不愿配合提供身份证主管医师、值班护士、收费处没按要求规范填写《住院病人一般情况登记表》，特别是现住址首页常见问题汇总与原因分析（五）3PDCA循环的应用与成效（一）4循环①——Plan病案室制定病历问题登记表：定期将登记结果反馈到责任科室和职能部门，并跟踪改进情况。联系信息科：对医生、护士等工作站进行升级，在首页项目增加规范性选项和逻辑性限制条件。加强科室间的沟通与协调：理顺岗位职责，相互配合提高执行力和工作效率。科室主任、护士长与质控医师组成科室病历自查小组：加强科内病历的质控工作。加强培训：定期组织医护人员对病案首页填写规范和质控标准进行学习。质控部门（医疗、护理）：定期对科内运行、归档病历进行抽查活动，按奖惩制度对抽查结果进行处理。降低病案首页填写错误率的措施PDCA循环的应用与成效（二）4循环②——Do（1）病案室建立《每月病历问题登记表》和微信工作群，定期将问题反馈。组织医护人员学习《广东省住院病案首页相关文件》和《住院病案首页数据填写质量规范（2016暂行）》，并进行考核。联系信息科，将全省统一的首页项目规范性填写选项和逻辑性限制条件导入医生、护士工作站，增加“选择题”，减少“填空题”。组织全院医师学习《主要诊断填报指南（2016试用）》、国际疾病分类编码知识、中山市社会医疗保险住院病种分值库和诊治编码库等，提高出院诊断和手术操作填写的正确率。联系医务科、护理部、财务科收费处，三方联合，务求在患者办理住院时能完整登记患者身份证号码、电话号码及其详细住址等基本信息，为同一患者再次住院分配同一住院号。职能部门、科室内部进行管理和监督，每月进行考核，对于错误的病历一律驳回修改，并按相关管理规定进行奖惩。PDCA循环的应用与成效（三）4循环②——Do（2）PDCA循环的应用与成效（四）4循环②——Do（3）病案首页患者基本信息完善及填写流程患者入院值班护士指导患者正确、完整填写《住院病人一般情况登记表》，并当场审核、修改管床医师询问患者病史后，补充或更正录患者一些漏填或错填的基本信息出入院收费处审核、补充、录入患者的基本信息PDCA循环的应用与成效（五）4循环③——Check（1）自2017年1月实施各项改进计划、制度和措施以来，2017年上半年，全院病案首页填写错误率有一定程度的下降，整体下降约10%，改进工作取得初步成效。2017年上半年病案首页填写错误率50.00%60.00%70.00%80.00%90.00%100.00%1月2月3月4月5月6月2017年上半年病案首页填写错误率PDCA循环的应用与成效（六）4循环③——Check（2）改进效果较为明显的首页项目：1、误填现象大大减少。如，医疗付款方式基本上杜绝了“06.全公费”的填写，非死亡病人的首页“死亡患者尸检”项目不再选择“2.否”。2、同一患者再次住院分配不同住院号的现象基本杜绝。3、漏填现象大大减少。特别是新生儿出生体重或入院体重，抢救与成功次数，损伤、中毒的外部因素，病理诊断，穿刺或气管插管等常见操作，切口愈合等级、择期手术等常见漏填的项目基本都能按要求填写。4、首页信息与出入院记录填写不一致的现象大大减少，主要涉及到职业、婚姻、出生地、籍贯等项目。5、首页填写的规范性明显改善，不再出现“不详”、“不知道”、“无”、“地址同上”、连续横线等不规范的词语或符号。6、填写不合理的现象大大减少。如，联系人姓名和关系不会默认填本人，特别是危重病人或新生儿的联系人；职业不再默认填“农民”。PDCA循环的应用与成效（七）4循环③——Check（3）从省、市卫计部门反馈的评估结果看，我院病案首页数据质量持续改进的效果明显，2017年上半年的综合评分在中山市所有公立医院中排第4。PDCA循环的应用与成效（八）42持续、联合监测：持续收集数据，联合多个科室部门层层监测，不能只依靠个别科室部门，定期考核及分析，严格落实奖惩制度。3持续改进：定期组织培训，及时沟通反馈，避免重复犯错，有针对性地解决问题。如，现又发现个别医生的病历填写的联系人姓名和关系都是填患者本人的现象。循环④——Action1标准化、规范化：严格按照国家卫计委和省卫计委关于病案首页的填写规范进行填写，多做“选择题”，少做“填空填”。4阶段性重点整治：确定每一阶段的重点整治项目，由点到面，最终实现全面改进。下一阶段将重点整治“病例分型”和“手术等级”项目的填写。总结与延伸（一）5小结1在持续改进过程中，我们发现医务人员对于病案首页知识的培训学习非常重要，坚持培训学习，则容易形成良性循环，为持续改进奠定知识基础。因此有必要持续强化医务人员对病案首页填写知识的培训学习，特别是对首页主要诊断填写。小结2提高医务人员对病案首页填写的责任意识，杜绝大规模的复制粘贴、偷工减料等现象，对发现问题进行认真分析并采取一系列整改措施，使病历首页质量逐渐提高，填写更加规范、准确，提供更优质的病案统计信息，提升医院管理水平。小结3病案首页质量的持续改进涉及到临床科室、医务科、护理部、收费处、检验科、信息科、病案室等多个科室，医院能做好科室间的组织协调工作，梳理优化工作流程，将为改进工作提供有力的组织保障，也是对全院自身管理工作的一种促进。总结与延伸（二）5延伸成功地开展PDCA，实现工作质量持续改进的关键点在哪呢？我认为关键点是在Do（实施）这个环节，实施往往就体现了一个组织和员工的执行力。执行力不足正是我院病案首页填写质量持续改进的最大障碍，病案室往往将各类规范文件、改进计划和存在的错误传达到责任科室，但并没得到很好地执行或改进，存在的错误重复地出现、重复地处理，这不是质量持续改进，这是重复劳动。最后只能依靠更高层的职能部门利用行政管理手段或经济奖惩手段来处理问题，比如说新鲜出炉的《民众医院终末病历及病历首页缺陷处罚的管理规定》，该处罚管理规定能否带来“正能量”不得而知，但至少已带来了“负面效应”，引起部分员工的不满，认为到处都是：罚、罚、罚！所以，我认为任何一项工作靠奖惩手段来维持并不是长久之计。通过培养、提高组织和员工的执行力去实施工作计划和实现工作目标才是长远之策。赢在执行力！2017年8月30日