接待联络与后勤保--障-工作-方-案

—0—接待后勤保障工作方案序号工作内容工作要求完成时间责任单位1住宿安排设计住宿安排方案，预定丽园酒店房间（专家、联络员、工作人员的安排）。8月30日前设计专家房间内设施的配置方案；（列出清单）。9月19日前设计专家房间的文具用品和生活用品的购置方案（列出清单）。9月19日前设计专家房间的物品（鲜花、绿色植物、水果、点心等）配置及更新方案（列出清单）；9月19日前专家房间放置绿色植物、水果、点心，水果点心每日一换。9月26日－30日2餐饮安排预定就餐地点（宴请地点、自助餐地点）。8月30日前设计学校宴请（欢迎会、欢送会）的方案。9月19日前设计专家的用餐方案（早中晚餐、夜宵）（用餐地点、形式、菜谱以及学校用餐等）。9月19日前26日晚上安排欢迎宴请，29日晚上安排欢送宴请。9月26日、29日28日中午安排在学生食堂就餐。9月28日26日中午、30日中午安排瓯江酒店包厢就餐，其它时间在瓯江酒店安排自助餐。9月26日、30日3工作场地根据要求，设计并落实专家酒店内、校内工作场地、校内休息场地安排方案。9月19日前设计酒店内、校内工作室、校内休息场地的设备、家具等配置方案（列出清单）。9月19日前设计酒店内工作室、校内工作室、休息室的文具用品、茶水、绿色植物、点心等配置方案及物品更新、卫生保洁工作方案（列出清单）。9月19日前资料室的保洁。9月26日－30日4会议安排设计评估期间会议安排方案。（会议地点、参加人员、摄影摄像、会议记录/录音、会场布置、会场服务等）。9月19日前设计会议室设备、家具、绿色植物等配置方案。9月19日前5车辆安排设计评估期间专家、校领导、工作人员的用车方案。9月20日前评估期间安排小车接送专家。9月26日－30日每天晚上，安排2辆小车在瓯江酒店值班。9月26日－30日专家集体活动时，安排大车进行接送。9月26日－30日6活动安排组织专家评估期间集体活动的方案。9月20日前设计9.26专家来酒店后可能的活动方案。9月20日前7培训安排联络员培训。9月22日前—1—会场礼仪培训。9月22日前安排驾驶员培训、统一驾驶员服装、车辆编号、车辆的标识。9月22日前8专家服务手册工作人员手册设计专家服务手册/接待工作人员手册的方案。9月20日前手册印刷。9月21日前9胸牌制作专家、工作人员胸牌制作。9月22日前10物品配置根据有关方案做好专家房间、酒店工作室、校内工作室、休息室以及会议室的设备、家具、文具用品、茶水、绿色植物、点心、水果、鲜花等配置工作。9月25日上午11技术支持专家房间内电脑安装、接入校园网、接通ADSL。9月25日前电脑和网络的维护。9月26日－30日12医疗保健设计评估期间医疗保健服务方案。9月22日前提供医疗保健服务，每日晚7：30左右询诊一次，专家出现身体不适时及时提供就诊服务。9月26日－30日13票务处理落实专家来校、离校的票务处理工作人员。9月22日前14工作检查根据《接待联络和后勤保障快速反应组前期准备工作计划》和有关方案，检查各项工作的落实情况。9月25日上午模拟专家入住，检查专家房间。9月25日上午15整改完善根据检查存在的问题及时整改完善。9月25日－26日上午“第二届中国成都金融街发展论坛暨中国西部新资本力量峰会”接待方案节点一接机方案（负责人：XXX）接机行程安排一．接待前工作1.自行确认订票情况记录飞机航班号，起飞时间，机票张数2.熟悉嘉宾资料，发言主题，并阅读相关资料—2—3.查找嘉宾大致体态相貌，兴趣爱好情况4.预算飞机降落时间，和自己到达机场时间5.到香格里拉酒店实地熟悉环境，了解大堂休息方位，确认嘉宾房间号码等信息6.提前一天联系接机司机，确定共同前往机场时间（不堵车情况至少预留80分钟）。7.提前一天打电话向嘉宾确认票务信息：飞机航班号，起飞时间，随行人员人数，成都联系电话；告诉嘉宾自己接机等待的标牌颜色与嘉宾进行电话确认的标准用语：XXX先生/女士您好,我是成都金融街论坛会议的接待员XXX.能够邀请您来参加首届成都金融街论坛我们深感荣幸.为了确保明天的接待工作更加完善,现在我想向您确认一下行程信息,请问,您乘坐的是从XX飞往XX的XXXXXXX航班么？起飞时间是否是XXXX？您的随行人员是XX么?好的，我们会有接待人员手持X色标牌为您接机并前往酒店，祝您旅程顺利。二．接待当天1.向司机确认车况（卫生条件，内外是否整洁）2.向酒店确认房间号码，楼层等入住信息3.上车前检查接机标牌，饮料（两种），CD，鲜花是否带好注意个人卫生问题4.将CD放入播放器，饮料放置在副驾驶位置5.到达机场记住停车位置6.接机时注意礼节，对其称呼和握手等细节需要特别准备主动拿过行李，带领乘车前往酒店（注意：乘车时接待人员应坐在副驾驶位置，为嘉宾打开右后方车门，并安顿嘉宾坐到车内右后座，下车后先为嘉宾打开车门，然后帮嘉宾提行李）—3—XXX先生/女士您好！我是成都金融街论坛会议的公关助理XXX.今天由我负责您的接待工作。请问您接下来是否有特殊安排？（如果没有）请这边走，我们将乘车前往香格里拉酒店。7.上车向嘉宾提供饮料，播放音乐8.路程中，视嘉宾情况待其休息或适当交流。行车时间将在30-40分钟左右，可以简略介绍其发言主题和所在板块等会务内容，也可根据之前查询的嘉宾相关资料聊其感兴趣的话题，营造轻松气氛。9.进入酒店，请嘉宾在大厅稍作等待休息，协助嘉宾办理好门卡等手续。10.非常礼貌的请问是否能耽误其几分钟，简略介绍其发言主题、所在板块及发言时间等会务内容。并将会议安排表（上面配备手写贴士）交给嘉宾。11.带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李。12.向嘉宾提供自己的名片，并将自己手机号码发送到对方手机，告诉嘉宾有任何问题可以随时联系自己。13.告诉嘉宾晚宴时间。并告诉他自己会电话提醒，会在酒店什么位置等他，带领他用晚餐。接待期间若出现事故立即联系XXX，电话XXX，确保全程安全无误。自行确认向嘉宾确认备注嘉宾姓名联系电话证件号来自飞机航班号仓位起飞时间预计降落时间到达机场时间出发时间随从人数发言题目发言所在版块发言时间酒店房间号房间楼层—4—节点二小型晚宴流程（负责人：XXX）小型欢迎晚宴流程时间：2009-7-22PM:19：00------20：30地点：香格里拉酒店嘉宾：XXX、XXX注：在20：30以后来的嘉宾，陪同人员最好在嘉宾的房间内放置点心，蛋糕之类的食品，或者提前和酒店联系好，如果嘉宾要吃晚饭的话有三种选择：1、用事先摆好的蛋糕充当晚餐：（事先征求嘉宾的意见）2、与酒店事先联系好，预定晚餐。（如果嘉宾要吃晚饭）3、带客人到酒店附近的餐厅就餐。（最好吃与嘉宾的口味或者地方菜相近，事先想办法知道嘉宾的口味，和不喜欢吃的菜品，预防口味不对，使得嘉宾明天的会议不能参加）一、陪同人员事先要了解酒店晚宴具体的地点。二、陪同人员事先要了解晚宴的菜品，三、陪同人员要知道晚宴形式，是自助还是中餐。四、陪同人员要了解晚宴是否有酒，如果有酒的话，哪么就了解嘉宾喜欢喝什么酒。五、完成最佳效果：1、让客人感觉到舒心，愉悦。减除疲劳的效果（因为是刚下飞机，要让嘉宾有宾至如归的感觉）2、让到场的嘉宾互相认识，增进沟通。第二天会议不会感觉到陌生。3、陪同人员与嘉宾要友好的沟通，多点交流，促进后面工作的默契和协作精神。备注：玩的时间不能太久，因为23号上午9点会议就要开始。节点三22号晚的娱乐（负责人：XXX）嘉宾娱乐休闲旅游交通大全1.嘉宾到达酒店房间以后，工作人员主动询问是否需要出行游玩，如果不需要请工作人员尽快退出让嘉宾自己休息。—5—2.若嘉宾要出行游玩但是不需要工作人员陪同，请工作人员告知附近环境和景点等信息。3.若嘉宾需要工作人员陪同出行游玩，工作人员可以向财务部门预支费用以备不时之需。旅游资料请见附件一节点四早餐（负责人XXX）节点五会务（负责人：XXX）节点六会议结束（负责人：XXX）会议结束工作安排1、离场接待：早餐安排日期时间地点安排目的22日晚离开酒店前香格里拉将23日行程交给嘉宾并告之嘉宾第二天会在7：45准时打电话提醒起床事先交待，避免第二天一早打电话太冒昧23日7：30准时到达香格里拉门口做好个人的准备如：化妆、衣着、头发等。以更好的精神面貌接待嘉宾7：45香格里拉大堂准时给嘉宾打电话提醒嘉宾起床，如果嘉宾己经起床就询问嘉宾是否现在去餐厅，如果是就在电梯口等候，如果嘉宾需要晚一点下去就告之嘉宾自己8：10在电梯口处等候让嘉宾按时起床用餐避免影响参会时间7：45—8：10香格里拉电梯口到嘉宾电梯口等候，8：10准时给嘉宾打电话提醒，接到嘉宾后先关心的询问一下嘉宾昨晚的休息情况，并引领至餐厅，在路上可以简单介绍一下早餐的种类。如果中途遇到其他的嘉宾可以简单的介绍。增进与嘉宾之间的沟通，让嘉宾觉得我们时时主刻刻都在关心他，并且让嘉宾按时用早餐以免影响参会时间8：10—8：40香格里拉用餐区门口嘉宾用餐时间，我在门口等候，嘉宾用完早餐后接到嘉宾，如果嘉宾有需要回房间可陪同到电梯口，并等候嘉宾下来，如不需要回房间则直接引领至会场。让嘉宾吃完后可以及时引领至现场，不会让嘉宾四处走动以免耽误时间离开酒店前香格里拉针对自己陪同的嘉宾如果24日离开那么则提前询问24日早晨是否需要提醒起床让嘉宾有时时被关心的感觉—6—会议结束前场外陪同人员应做好接应准备，在嘉宾走出会场时及时接应避免嘉宾出场后无人引领，会议结束时会场内工作人员需带领嘉宾从前至后一排一排地有序地离开会场，避免嘉宾离场时出现拥挤现象，陪同人员接到嘉宾后应告知嘉宾6：30为晚宴时间并询问嘉宾是否需要回房间，若嘉宾需要回房间则引领嘉宾回房自己在楼下电梯处等候并提醒嘉宾尽快下来参加晚宴，若嘉宾不需回房则直接带领嘉宾到XXX厅参加晚宴。2、会场清理：等待嘉宾全部离开后开始对会议现场进行清理，在清理过程中须做到如下几点：（1）保证桌面整洁（收掉所有的水杯，桌上废纸等垃圾），收好所有会议用品（如嘉宾牌等），若发现嘉宾遗漏东西应及时给他们送去。（2）保证所有凳子都推到桌子下面按原来位置摆放整齐，井然有序，保证会场地面干净，应及时捡走地面纸屑等垃圾，从会场后方向前逐排检查，特别注意角落的地方，做到整个地面不能有一片纸屑。（3）撤走所有现场鲜花，并按指定地点堆放整齐，不随意扔弃、带走，对现场办公点的物品仔细检查并逐件核对确保没有任何损坏、丢失，若出现损坏或丢失等现象做好相应记录并及时追究责任，待检查完物品后将物品收好放回原来位置，公司的物品则带回公司（4舞台上摆放有桌凳则将其搬回原来位置，检查舞台地面，保证舞台地面干净，检查舞台灯光是否关闭。3、舞台清理相关工作人员在会议结束后应关闭并收拾好电脑、音响、话筒等电器设施，保证所有设备安全完好地归还公司，不出现破损等现象，对舞台布置项目中需要付费的则对其合格程度进行检查若完全合格则按事先商量好的价格付费若效果不是很好则可跟供应商商量适当降低价格。4、现场检查在做好前面所有工作后对会议现场及舞台等地方进行统一检查，保证前面工作做到位，保证现场得到全面清理，保证物品完好整齐，待检查完后关掉会场灯、空调离开。节点七答谢晚宴（负责人：XXX）一、23日晚上主要活动既定活动：第二届中国成都金融街发展论坛闭幕式政府答谢晚宴或有活动：会后嘉宾娱乐、散步、购物、咖啡等—7—二、活动的细节流程安排（一）流程框架图政府答谢晚宴时间：18：30地点：香格里拉大酒店XXXX厅内容：领导致辞；企业领导发言；融资专家作会议成果性发言；为达成意向的合作单位祝贺出席人员：XXXX论坛结束17：30自由时间17：30——XXXX晚宴开始XXXX论坛结束后和嘉宾取得联系，依照其意思确定此时间段的安排注意时间，确保大概在6点的时候准备入席事先告知嘉宾晚宴信息：如时间、地点，晚宴时同桌的其他嘉宾信息，，洗手间方向等。自由时间XXXX后结束后主动和嘉宾取得联系，依照其意思确定此时间段的安排……送回宾馆休息了解、安排并告知第二天的行程信息（二）注意的细节A、此时间段的安排承接论坛结束环节论坛结束时间：17：30晚宴开始时间：XXXXA、论坛结束