GBT9704-2012新版公文格式要点

1GB/T9704—2012党政机关标准公文格式2012年7月1日起，各级党政机关公文执行《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）的国家标准。公文格式的范畴：一是公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。新版格式突出强调了公文的规范化和标准化，最大的亮点是统一了党政机关公文的表现形式，便于文秘人员学习和工作，有利于提高公文处理工作的质量和效率。在公文用纸上采用了国际通用的A4型纸，结束了长期以来党政机关文件大小不一的局面，对党政机关公文处理工作意义重大，可以说是一个里程碑式的改变。公文格式的基本要求：1.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。2.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。3.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满2版心。特定情况可作适当调整。4.公文应当双面印刷。5.公文应当左侧装订。一、通用格式(一)版头部分1.份号公文份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向。涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。2.秘级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字。3.紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、或“加急”。而电报格式的公文就分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，具体位置按有关电报格式的规定标注。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程3度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。5.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号〔〕括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。6.签发人上报公文应当标注签发人，体现机关负责人应当对所签发文件负责。如需标识签发人，居右空1字，与发文字号平行编排。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。如有多4个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并与红色分隔线的距离为4mm。（二）公文主体1.公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。2.主送机关是公文的主要受理机关。主送机关标注受理机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。主送机关编排于标题下空1行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记部分。3.公文正文5是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。4.附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、资料、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。5.发文机关署名发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。6.成文日期6是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来；二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。7.印章印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。联合上行文，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章（有特定发文机关标志的普发性公文除外）。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。8.附注7是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人及联系方式，多个机关联合行文，只标主办机关联系人即可。9.附件附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。（三）版记版记中第一个要素之上、各要素之下均加1条分隔线，宽度同版心，第一条和最后一条分隔线用粗线，中间的用细线。版记的位置应置于公文的最后一面，版记中的最后一个要素置于最后1行。1．抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要来确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依先上级、再平级、后下级的次序；同级不同类的机关，要按党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、检察院应另起一行排列。抄送机关用4号仿宋体字编排在公文最后一页的下方位置，左右各空一字。“抄送”二字后标全角冒号，后标抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送8机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字编排在抄送机关之下1行位置，印发机关左空1字，印发日期右空1字，年、月、日用阿拉伯数字标齐全，后加“印发“二字。3.页码页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。二、公文的特定格式相对于公文的通用格式而言，公文的特定格式是公文通用格式的补充。如信函格式、命令（令）格式、纪要格式和电报格式（电报格式在条例中未列）。在应用中需结合本单位的实际情况，正确选用公文的格式。（一）信函格式公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式9相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。1.发文机关标识发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。2.红色分隔线发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。3.份号、密级和保密期限、紧急程度如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。4.发文字号发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。5.标题标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。6.页码信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。107.版记信函格式公文的版记中不加印发机关和印发日期、分隔线。二、电报格式一般紧急公文为了保证公文的时效性采用电报格式作为载体。根据公文是否涉及秘密事项，分为内部明电和密码电报两种。1.紧急程度电报格式的公文，紧急程度分为四种，按照紧急程度从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。2.秘密等级内容涉及国家秘密事项的紧急公文，应当使用密码电报的形式。不允许明密混用，密电明传，以防泄密。3.成文日期电报格式的公文成文日期要以发出日期为准，而不是签发日期为准。三、命令格式命令格式的公文，适用范围有特殊的限制，一般用于公布行政法规和政府规章，只有中央人民政府、省级人民政府和有立法权的较大的城市人民政府，以及国务院各部委才能发布“总理令、省长令、市长令、部长令等。四、纪要格式纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要11的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。纪要标志由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋字体。纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“〔2012〕X号”。纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。纪要不加盖印章。