秘书学考试重点

秘书工作的特点是什么？（1）辅助性“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。（2）综合性所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。（3）机密性秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。（4）服务性秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。1985年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。①为本机关领导和上级机关领导服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。秘书工作机构设置有哪几项原则？1.精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。2.纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。3.横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。秘书工作机构有哪些职能？1.助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。2.参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。3.枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。4.协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。5.保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。6.公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。女性秘书自我保护意识和方法有了自我保护意识，还需要自我保护方法。有经验和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的经验，概而言之是：坚持原则，灵活对待，防微杜渐，自尊自爱。具体方法主要有：工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；穿着打扮朴素优雅，不艳丽，不新潮；言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻；对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受分外的报酬和贵重的礼物；不参与同事关于男女情事的谈话；不在上司办公室作非工作性的逗留；不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；不让对方误解你的关心和帮助是爱情；不接受男性上司或同事的单独邀请；尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；及时表明你已婚或已有男朋友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护。秘书应怎样处理好与上司的关系？1、秘书与上司关系的特征（1）工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。（2）知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。（3）人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。（4）人格上的平等性。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。2、秘书与上司关系的处理原则（1）主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。（2）服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。（3）委婉提醒，适时规劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。（4）维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。怎样做好日程安排工作1、服从于组织的总目标和整体计划：上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分。秘书为上司，即使是主管安排日程时，首先应该考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合、工作制约，如发现有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决。2、区分轻重缓急：秘书应对上司的工作任务、各种会议、经常联系的同事和客人、计划中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录。然后，分清轻重缓急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排。3、随时补充、调整：秘书不可墨守成规，而应随机应变，仍应根据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消。4、提示和督促：秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表。而且还有责任帮助上司实施。包括帮助上司记忆工作的内容和时间表，及时提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司密切配合等等。5、酌留弹性、劳逸结合：安排上司的工作日程切不可满打满算，一般不超过工作量的50%。既要考虑到临时增加的内容，又要留出足够的时间让上司做准备，免得穷于应付，反而达不到工作效果，也应该注意上司的劳逸结合，白虎上司的身体健康和情绪稳定。收文和发文的办理程序是怎样的？收文处理程序：（1）签收、拆封和登记。签收。要对照文件投递清单或送文登记薄认真清点，做到四个“查清”。拆封。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件是否齐全。登记。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式。（2）分办和传阅。（3）拟办与批办。拟办。文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。批办。指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。（4）承办、催办和注办。承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。主办。也称办复。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简单注明。发文办理程序：（1）拟稿、审核与签发。拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。审核。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”。签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（2）缮印与校对。缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（3）用印、登记与封发。用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。登记。主要是为了便于对文件的管理和查找。封发。指对准备发出的文件进行分装和发送。公文立卷的意义。（1）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。（2）公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。（3）公文立卷，为档案工作打下了基础。什么是案卷归档？怎样进行案卷归档？案卷归档：有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。(1)案卷目录的编制。案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。有2种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。（2）检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。编制的内容有：文号索引，文件分类目录。（3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。要注意归档范围，归档时限和归档要求。沟通有哪些类型和方法？沟通，由不同的标准可分不同的类型和方法。从组织关系来分，可分为内部沟通和外部沟通；又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。从沟通的一般关系来划分分为1）单向沟通。即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通。2）双向沟通。即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。3）多向沟通。即一方同时向两个以上的对象所做的呈辐射型的沟通。沟通的主要方法分1）直接沟通。即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。2）间接沟通。即通过第三方中介或媒介所传达的沟通。3）明示沟通。即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通意图，这是常用的、基本的方法。4）暗示沟通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。案例题你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。