《办公自动化》教材

·1·第一章办公自动化基本概念办公自动化(OfficeAutomation，简称OA)是70年代首先在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是适应信息化社会的需要，基于软科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的。第一节办公活动的形成办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要组成部分。在人类历史上，办公行为的出现，比人类有意识(而不是本能)地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代，人类已经懂得采用某些符号记录信息，作为对自然现象的总结和生活经验的积累。但是，这样的处理，仅囿于“私”(个人或家庭)的范围。而办公活动，是以“公”，也就是为“集体”办事作为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。例如，人们在分配猎获物时，便需要办公了。这就是说，在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类从树上活动为主转移到地面的、以打猎为主的生活，有简单的工具，有相对稳定活动地点的时候，就出现办公活动的萌芽。而形成一套正规的办公行为，则可以追溯到国家出现之前的氏族社会。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一书中引用摩尔根的材料时指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗：选举或撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互保护安全；举行氏族议事会，解决氏族间的纠纷；举行宗教仪式；组成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人的氏族间的事务活动，比这更为完备。这些活动，看来都属于办公的范畴。根据我国历史记载，距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，归氏族公有，氏族成员共同劳动、共同消费。在处理这些问题时，也需要有“办公”活动。在国家形成之后，办公活动更空前增多。无论是战争还是和平时期；无论是军事、政治、外交、文化还是内务，都充满了办公活动。这样，经历了很长的一个历史阶段，虽然办公的内容和手段都在不断变化，但办公行为却逐渐形成一套比较确定的形式。不同的国家，不同社会制度，甚至不同的部门或行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同，但我们仍然可以总结出若干共同点，从几个方面对办公活动加以阐明。第二节现代社会办公活动的描述社会中各种活动单位，其活动内容都可以用不同的流程来描述。例如，一个工厂，有三个主要环节：生产、动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流和信息流。一个机关或管理部门，有两个环节：事务处理和决策，对应一个流程：信息流。当然，这只是大致的说法，具体到某个单位，还可以作更具体和更细致的分析。从总的来看，办公的核心是实现管理，大到国家(包括国际事务)，小到基层单位，都是这样。而实现管理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。我们可以比较一下，工人的工作对象是产品，农民工作的对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对·2·象都是具体的；而办公人员呢？他们的工作对象不是具体的物质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。他们固然不同于工作在生产第一线的体力劳动者，就是与从事科学研究的脑力劳动者也有很大区别，形成一类独特的专业活动。那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，可以分为：书面信息的接收与处理：包括公文阅读、文件批示、资料存档、计划制订、回答查询等。书面信息的生成与处理：包括草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍照等。书面信息的传递和管理：包括电报、电传、文件资料的收发、保存、复制和检索。口头信息的生成和处理：包括开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、讨论等。口头信息的传递和管理：包括电话、录音及广播等。办公资料的运用：包括时间安排、设施调度与计划执行、检查等。若从行为的性质来看，在“办公”这个大前提下，办公行为可分为两大类型，即信息的事务性处理和信息的研究性处理。信息的事务性处理：即对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显。例如，公文的阅读和传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成一般的交办任务等。这类活动一般由中下级办公人员执行。信息的研究性处理：即运用人的思维活动对信息进行分析(也就是一种特殊的加工)，并作出指导行动的决择。一般表示为决策过程：研究、分析、比较、判断、决心、反馈、修正等行为。其结果是使信息大大增值。这类活动一般由职位较高的中上层领导人进行。办公行为按表示方式来划分：信息的采集与编辑：包括听取汇报、阅读报告、记录；书写起草公文，文字处理，计算，思考，讨论；决策等。信息传递：依赖工具与载体进行信息的分配与发送，包括声音、文字、图像等，属于间接传递。而人与人的直接对话，如会议、面谈等，属于直接传递。信息整理与存档：分类、总成、存储、复印、归档等。检索：根据提供的线索，从已保存的信息档案中(包括人在自己脑海中建立起的无形的“档案”)，检取需用的信息。以上这些，都只是办公行为的静态描述，当把这些行为的动态过程表示出来，便构成反映办公过程的信息流。第三节办公的基本要素从上面通过不同角度对办公活动所作的说明，不难看到，办公的内容、表示方法和环境，都是十分复杂的，不易定量地、数学化地去描述。但不论什么样的办公体系，一般可归结为六个要素：即人、机构、制度、工具、空间、信息。一、办公第一个要素：人办公是人群的一种管理活动，是由人去执行办公任务的。所有办公人员都必须具备按既定要求完成自身职务范围内的任务的能力，他们都组合在某一个系统中，既有分工又有·3·合作，而且要与上、下、左、右进行信息沟通。概括地说，办公人员可以分为决策人员、中层管理人员、专业人员、辅助人员四个层次，他们各司其职，各尽其责。《史记》在陈丞相世家中，有一段记载：“孝文皇帝既益明习国家，事朝而问右丞相勃(按指绛侯周勃)曰:‘天下一岁决狱几何?’，勃谢曰:‘不知’。问:‘一岁钱彀出入几何?’，勃又谢:‘不知’，汗出沾背，愧不能对。于是上亦问左丞相平。平曰:‘有主者’。上曰:‘主者谓谁?’，平曰:‘陛下即问决狱责廷尉；问钱彀责治粟史’。上曰:‘苟各有主者，而君主者何事也?’，平谢曰:‘主臣！陛下不知其驽下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理阴阳、顺四时，下育万物之宜；外镇抚四夷诸侯，内亲附百姓，使卿大夫各得任其职焉’。孝文帝乃称善。右丞相大惭，出而让陈平曰:‘君独不素教我对？’，陈平笑曰:‘君居其位不知任邪？且陛下即问长安中盗贼数，君欲强对邪?’”这一段记载，生动地表明当时的左丞相陈平很清楚地认识到，不同层次的办公人员，有不同的职责，丞相作为最高级的办公人员，并不必要去处理一些属于中、下级人员所管辖的事情，而且实际上也处理不好。如长安中盗贼数，作为丞相是无须去弄清楚的，丞相只应管理属于全国性上、下、内、外有关的大事。象陈平这样划分工作界面是十分重要的。决策人员是各部门(从大系统到各个子系统)的领导人，如政府部门的各级领导、公司经理和企业厂长等，他们需要运用自己的职权与智慧，应用有关的科学原理、方法与经验，对各类事件和情况谋取众多的对策，并在其中选取尽可能正确的决策，组织和指挥他所管辖的部属，充分发挥他们的专长和力量，积极进行活动，以达到或趋向于共同目标。中层管理人员是系统内某一部门的负责人，他们要协调专业人员的工作，综合分析有关信息和情报，对本部门的问题作出判断和决定。他们既要领导下属单位的业务工作，又要及时为上级领导提供决策信息和方案，起到承上启下的作用。专业人员，在行政机关内是指负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员;在企业内是指负责生产、经营、销售和技术发展的各类人员。他们要负责处理大量的信息和文件，直接管理大量业务工作，同时要为组织的决策人员提供辅助决策方案。辅助人员是行政机构和企业的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。他们一般进行比较单一性的、例行的工作。二、办公的第二个要素：机构无论从大系统或子系统来看，都有相对固定的机构。它的作用，是确定系统内全体办公人员的岗位以及他们之间的相互关系，同时也确定信息的流向。机构的内容、规模、性质与任务，是由办公系统的总目标决定的。但是，机构的建立是否合理，优劣如何，则严重影响着办公效率。设立合理的机构，是办公中的重要问题。我国办公机构有多种划分方法。行政机构主要有按管理职能划分法、按管辖区域划分法、按行列和产品划分法和按服务对象划分法等。三、办公的第三个要素：制度制度可以看成是办公知识、办公经验的固定化。它是维系办公人员的活动，确立办公的流程，使全体人员在统一的目标下有组织地、有条不紊地、高效率地工作的保证。和机构一样，制度是否合理、制度的优劣，也严重地影响着办公的效率。·4·四、办公的第四个要素：工具工具用于提高办公的效率和质量。减轻人的负担，降低办公的费用消耗。既然办公是人们的一种脑力劳动，所以，计算机的应用，在办公活动中具有革命性的意义；又由于办公活动是处理人与人之间的事情，是信息的频繁交换，通讯工具的利用也占有十分重要的地位。此外，现代化的办公工具还有录音、录相、复印、轻印刷等等。五、办公的第五个要素：空间空间是人们(包括所利用的工具)进行办公的场所，最普通的便是办公室。一般来说，办公室是集中的、固定的。在特殊情况和特定环境下，也可以是活动的。近年来，也有人提出实行分布式的办公，使办公空间变成分散的或不定形的。不管什么样的办公室，都应尽可能使办公人员有一个舒适的、愿意停留的办公环境，这才能使他们工作愉快，提高效率。六、办公的第六个要素：信息信息是办公内容的反映，是办公行为的对象和依据，是办公活动所利用的资源。办公室是信息的集散枢纽。办公活动从信息处理角度看，就是对各类信息进行采集、加工、处理和传输的过程。办公信息可分为数值信息和非数值信息两大类。数值信息是指反映数量关系的数据，非数值信息是指文字信息、图象信息和声音信息。按信息的用途可分为经济信息、社会信息、内部信息、外部信息、历史信息和当前信息等等，按信息的形式可分为声音、数值、文字、图形和图像信息。图形信息主要指图表，如表格、直方图、饼图等；图象信息主要指静态的图象，如照片、图画、动画等和动态的图象，如电视、电影等。在上述六个办公要素中，机构、制度和空间是相对稳定不易变的，而人员、工具、信息是相对活跃易变的。办公活动就是办公人员在一定的办公环境、机构和制度下，通过使用办公工具对办公信息进行采集、加工、处理和传输的过程。这六个要素，对研究办公自动化是很重要的。其中，工具这个要素，便是实现办公自动化的突破口。第四节办公自动化定义的讨论办公自动化虽然已发展了二十多年，但到目前为止，还没有一个统一的定义，几乎是“十个人有十个说法”。当前，在许多著作中，都采用美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的、量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。”这个说法的最主要之点，是以计算机技术为中心的若干新技术在特定环境(即特定对象——业务，特定的方法——数据处理)下的运用。而所谓“量非常大而结构又不明确的业务”，正是指我们通常提到的办公活动内容。虽然办公的机构、制度、工具甚至空间都相对确定，使办公行为有“例行公事”这相对固定的一面，但办公所要处理的信息是变化的，人的思维也是变化的，这就形成办公业务中有很大的不确定性，因而，用传统的数据处理办法便不宜处理而必须求助于一套新的(特别是融汇进软科学的)方法和手段。这个说法在一定程度上反映了办公自动化·5·带本质性的东西，已为许多学者所接受。国内外的学者还有另外的一些论述，如认为办公自动化是：“不断将智能化的办公工具电子化和机械化，将非智能化工具智能化，以便大幅度地提高工作人员的办事效率”；“用电子计算机或数据处理系统来处理一些例行事务性工作”；“人们处理信息的一种现代化工具”；“作为人们产生价值更高信息的一种辅助手段”；“在办公室中应用计算机以支持那些有知识而又不是计算机专家的工作人员”；“让人们能够利用现代技术更有效地管理信息并进行信息交流”。不难看出，在这许多的有差异的说法中，有如下共同点，它们都认为办公自动化；a是新技术，尤其是计算机技术和通信技术的综合利