7沟通、参与和协商程序

1沟通、参与和协商程序1范围本程序规定了GGAM内外参与、协商与沟通本程序适用于GGAM的内部和外部有关信息的传递和协商、沟通。2规范性引用文件下列文件对本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T19001—2008质量管理体系要求GB/T24001—2004环境管理体系要求及使用指南GB/T28001—2011职业健康安全管理体系要求3术语与定义4职责4.1公司总经理是公司内、外部沟通与协商的第一责任人.4.2本安办负责信息交流的归口管理，公司外部信息沟通以及公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行中的信息的分析处理和传递；有关管理体系第三方审核及结果，内部审核、管理评审及结果形象的分析处理和传递；质量、环境和职业健康安全绩效信息的收集和传递。汇总各部门沟通与协商的信息，并根据需要传递到有关部门和各相关方。4.3行政科负责通过公文的收发实施和上级公司及地方政府的文件往来。4.4各部门负责与相关方的沟通与协商和信息收集、传递、处理工作，通过各种途径宣传公司的管理方针、目标和指标。就本本部门管理体系工作的进行上下信息的沟通和分析处理。4.5工作人员代表参与管理方针和职业健康安全管理方面重要相关文件的制定和评审；与其他相关方就职业健康安全信息进行沟通。5管理内容与方法5.1沟通5.1.1内部信息沟通，包括：a)管理体系运行信息，包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内部审核和管理评审等信息。b)生产作业现场和活动中的隐患，评价出来的环境因素和风险源及控制措施等。2c)公司内部有关管理制度，工作人员提出的有关的建议和沟通的信息。d)应急准备和响应措施计划。e)绩效监视和测量的结果。f)组织结构变化情况。5.1.2外部信息沟通，包括：a)有关的法律法规、管理条例和标准等信息。b)地方政府行政主管部门和上级发布的规定。要求等信息。c)外部地公司进行的安全检查结果的信息。d)来自顾客等相关方的信息。5.1.3各部门按职责分工进行与实施职责相关的信息的收集和整理。5.2参与和协商公司建立工作人员参与机制，工作人员代表组织工作人员充分参与公司质量、环境和职业建立安全管理活动，如：合理化建议活动、对公司的管理工作进行评价的活动、自主管理活动等。在环境和职业健康安全管理方面，工作人员的参与和协商活动应形成具体文件，并使工作人员和其他方了解这些文件的规定。工作人员应：a)参与环境因素和危险源的辨识，环境和风险评价和控制措施的确定。b)适当参与事件调查；c)参与方针和目标的制定和评审；d)参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化及可能对环境产生影响的因素。e)参与职业健康安全和环境事务；f)了解谁是职业健康安全的工作人员代表和指定的管理者代表。5.3沟通和协商5.3.1内部沟通5.3.1.1公司内各管理层次和职能部门之间进行内部沟通，内部沟通的渠道与对象：a)不同层次之间；b)各职能部门之间；5.3.1.2内部沟通的方式：a)职工代表大会、管理体系评审会、总经理办公会、生产交班会等会议形式；3b)公司内部文件；c)公司报刊、内部网站等内部刊物；d)面谈、座谈、电话、公告、声像、宣传资料、网络等；e)公司组织的各种相关活动。5.3.1.3内部沟通内容与要求：管理体系的过程及其有效性，包括质量/环境/职业健康安全目标、指标和管理方案的完成情况、相关方的要求、日常工作完成情况、资源变化以及实施的有效性。a不定期召开总经理办公会议，主要沟通公司质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的落实情况，安全生产、资源等情况，解决各部门关于改进和完善管理体系过程及有效性的重大问题。行政科应做好会议纪要，并通过文件、会议等方式向各部门进行传达落实。b安全生产会议每月召开一次，主要沟通生产经营情况，质量/环境/职业健康安全目标的完成情况；协调各部门之间的工作关系。生产技术部、安健环部做好会议纪要，同时对会议提出的各项要求及时落实、传达、督导、检查、考核和反馈。c依据《管理评审控制程序》公司总经理及时主持召开管理评审会议。对管理体系的总体运行状况进行沟通、评价，提出改进意见。行政科应做好相关记录，组织各相关部门对管理评审会议提出的要求及改进指令进行实施并跟踪验证。d各职能部门根据工作的需要适时召开专业工作会议，主要沟通本专业质量/环境/职业健康安全目标工作的完成情况、存在的问题及采取的改进措施等。由各部门设专人做好记录，并将会议中提出的各项要求通过文件、内部刊物、网络等形式及时传达并抓好落实。e各部门具有实施和保持沟通的责任，并对信息传递的效果进行跟踪验证，提高内部沟通有效性；内部沟通信息汇总、上报行政科备案。5.3.1.4通过信息的传递进行沟通和交流。可采用口头、电话、电子邮件、书面报告、会议等多种形式进行沟通和传递信息。5.3.2外部沟通5.3.2.1沟通的渠道与对象：a相关部门与地方质量监督站、环保局、职业健康安全监督检查等部门之间；b相关部门与第三方认证机构之间；c相关部门与相关方之间,如：建设单位、工程分包方、供应商等。5.3.2.2外部沟通的方式外部沟通可采取会议、面谈、座谈、电话、公告、宣传资料、征集建议、问卷调查、网络媒体等方4式。5.3.2.3外部沟通的内容与要求a生技部、行政科、人力资源部、安健环部负责对地方质量技术监督站、环保局、职业健康安全监督检查部门、认证机构等监测、检查的结果及反馈信息的收集，并及时传递到有关部门。当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《事故、事件、不符合与纠正预防措施控制程序》处理；b各相关部门负责收集、更新、整理法律法规及其他要求的信息，由行政科企业管理人员负责汇总登记，行政科负责存档，具体按《法律法规获取、识别、更新管理程序》、《文件控制程序》执行；c物资部、计划部、生技部分别负责与建设单位、工程分包方、物资供应商、设备供应方、废物收购方等相关方进行沟通，以满足顾客要求。对来自上述相关方的投诉按照《事故、事件、不符合与纠正预防措施控制程序》处理，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复，并按《记录控制程序》做好记录；d安健环部与相关方沟通，如工程承包单位、地方政府安全、环境保护单位等；e公司各部门要及时获取法律、法规、标准类的信息；ff）重要环境因素必要时相关部门要进行外部沟通，对所决议的事项形成文件，沟通方法执行本程序中的5.4协商实施相关条款。各部门应将内、外部沟通的有关内容填入《沟通记录》；将外部沟通信息填入《信息台帐》上报行政科备案；办公室汇总公司各部门《信息台帐》上报管理评审。5.4沟通、协商实施5.4.1安健环部负责与地方安全生产主管部门、环境和安全监测监督等机构沟通，负责将相关信息报告给公司领导和传递带有关部门。负责公司内部的环境和安全管理信息的管理绩效和信息反馈。负责定期组织相关部门进行环境和职业健康安全检查，事件调查、分析和处理事宜的信息进行收集和传递；定期组织公司相关部门召开环境和安全工作例会，疏理问题解决问题，征求意见和建议，制定措施，并向公司领导汇报。5.4.2行政科、计划部负责公司日常生产经营活动中的相关信息的收集和传递；负责认证机构审核结构及反馈信息，内部审核及管理评审的情况及结构的信息传递到公司的各个部门。5.4.3其他各部门应及时向班组传达公司有关环境职业健康安全的要求、规定和情况，向公司主管部门主管领导报告本部门体系运行情况，发生事件和重大不合格不符合时应及时报告。5.4.4工作人员代表参与安全生产风险管理方针和程序的制定和评审；参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化和危险源的识别、事故的调查处理、风险评价与风险控制措施等；向公司各级领导及时反馈工作人员和其他相关方意见、建议和合理要求，保护工作人员合法权益。5.4.5公司工会通过职工代表大会、座谈会、合理化建议征集和企务公开的形式，征求工作人员在管理体系运行、职业健康安全，包括影响作业场所的改善等方面的要求和意见，确保工作人员参与协商、5监督和促进管理体系的有效运行。工会将征得的工作人员要求和意见与管理者代表适时进行沟通与协商，并将讨论结果形成文件予以传达，必要时通报相关方。5.4.6公司领导及相关部门通过听取汇报或接待处理工作人员及顾客和相关方来信来访等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关的问题。5.4.7对于工伤、职业病等的处理，公司在规定时间内，向上级劳动安全部门和工伤保险经办机构报告。5.5信息的处理和反馈5.5.1的处理包括信息的整理、分类、和制定实施纠正预防措施等。信息的反馈只要指对获取的信息的回复及处理情况及其结果的沟通和报告等。5.5.2对于内部信息，应采用书面方式记录处理结果，重要的信息的反馈也应采用书面方式，并向公司领导报告。5.5.3对于外部信息，应按职责规定及时回复，涉及应采取措施进行改进的应将措施制定和实施情况通报给或报告给相关方，如：客户方、供方，政府主管部门等。涉及外部抱怨的反馈信息，应及时向总经理汇报，形成处理决定后答复产生抱怨的当事者。6考核由本安办按照公司制度进行考核。7相关文件内部审核控制程序。管理评审控制控制程序。法律法规及其他要求管理程序。客户满意度控制程序。8附录信息联络单。会议纪要。