会务工作流程

项目工作任务会议名称与会人员会议时间会议地点会议议程撰写通知建立参会人员微信群统计参会人员信息整理通讯录交通确认并统计所有参会人员的交通安排住宿酒店预订出发前通知主要通知会议期间的住宿、餐饮和出发当天的行程安排接机做好接机人员和大家对接工作确定事项导游（若有）分组会议会务工作流程清单回执收集会议通知环节会前准备就餐形式、地点确定户外活动会中控制活动过程控制会议事项确定餐饮物资准备通知发放物资发放到达活动现场确认事项活动结束提前确认事项物资准备培训室布置设备确认通知发放培训进场培训过程午餐下午茶评选优秀团队环节培训结束清理会场提前确认事项物资准备会场布置设备确认通知发放参会人员进场进场户外活动培训会中控制活动过程控制培训前会议或研讨会培训中培训结束会议或研讨会前会议或研讨会中会议过程午餐下午茶评选优秀团队或发言人环节会议结束清理会场会中控制会议或研讨会会后总结会议或研讨会中会议或研讨会结束回程安排及会后总结返程当天关注事项返程后跟踪事项具体内容确认会议名称和主题确定参会人员确认会议日期确认会议地点，场地预定，会议室预定，酒店预定明确列明会议流程、行程安排、人员、各项议题及时间、形式、流程等通过邮件形式发送会议通知给参会人员及相关领导。包括参会人员名单、时间、地点、行程安排，参会要求，费用报销及其他安排等。仔细核对所有的参会人员确保无遗漏。统计大家乘坐的交通工具，评估是否需要统一安排车辆接送；评估是否需要统一预定往返交通票。会议过程中需提前确认好所有需要用到车的地方，和司机确认好时间、地点、联系号码、车牌号等。联系酒店，确定房间类型及个数，安排好住宿名单、询问酒店是否包括早餐、是否提供水果糕点等公司食堂：填写客餐申请单、领取餐票、确认食堂位置外面餐厅：餐厅预订、点菜、了解其餐厅位置、环境和大致布局、酒水准备（可提前安排桌位号，每桌名单）提醒大家带好必备证件和物资、通知会议期间的住宿安排、餐饮安排、酒店位置、路线、航班或车次、从深圳出发集合时间、到达机场或车站后的集合时间和地点确定被接机人员名单、联络方式、航班到达时间及接机地点，确定接机人员姓名、联系方式、车牌号参与人员名单、出发集合时间、出发集合地点、车辆安排（司机姓名、手机及车牌号）、到达目的地时间、物资领取地点和时间、返程座位不变确认导游姓名、联系方式、接应地点以参会人员研讨或培训的小组为单位进行分组会议会务工作流程清单统计整理参会人数、姓名、性别、职务、联络方式、身份证号文化衫（有的提醒自带）、太阳帽等防晒物资、水、横幅、药品、食物前一天晚上在群里通知上述确定事项提前确认好发放地点（集中区域或车上），有规则发放、避免大家随意领取了解周边洗手间位置、多次确认活动结束集合位置、确认拍照地点和时间，提醒大家注意安全提醒大家上洗手间、提醒大家按照之前座位乘车（若一辆车可不用）、清点人数、通知接下来的安排（一般指用餐时间、地点）确认并联系培训老师（姓名、联系方式）、时间、地点、形式、教材、所需物资、若需要则根据名单分好组水、白板笔、签字笔、海报纸、草稿纸、便签、组牌、名牌、优秀团队奖品、横幅根据培训形式摆好桌椅和桌型、分发好每桌所有物资、培训资料、挂好横幅、确认投影、翻页笔、麦克风、白板、白板夹等一切正常检查培训室使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪培训前一天晚上再次通知早上出发时间、地点、培训时间、地点、路线指引、培训结束后的安排，且培训前一天晚上和老师再次确认第二天的时间和形式安排指引并带领大家到达培训室，了解好培训室周围洗手间、茶水间等拍照记录并随时关注培训老师及学员的需要，积极配合上午培训休息期间通知大家午餐时间、地点、若需餐票则提前发放餐票、用餐后的休息地点和时间培训期间准备好热水、咖啡、水果、零食（还需提前准备好水果刀、水果盘、纸巾、垃圾桶、纸杯）积极配合老师颁发奖品及拍照留念和培训老师协商好结束时间、利用下午培训期间休息时间通知拍照时间和地点、培训结束后的行程安排收拾好相关物资、保管相关财产以便再次使用确认会议形式、流程、主持人、发言人、发言顺序、时间、分组情况、拍合照时间地点水、草稿纸、签字笔、白板笔、名牌、电脑、转接头、翻页笔、计时牌、麦克风、电池、奖品、相机、横幅根据会议或研讨形式摆好桌型、挂横幅、摆放文具及名牌等资料；检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪前一天晚上再次通知早上出发时间、地点、会议时间、地点、路线指引、会议流程及会议结束后的安排指引并带领大家到达会议室，了解好会议室周围洗手间、茶水间等拍照记录并随时关注会议期间大家的需求，做好发言人计时提醒工作上午会议休息期间通知大家午餐时间、地点、若需餐票则提前发放餐票、用餐后的休息地点和时间、下午会议开始时间会议期间准备好热水、咖啡、水果、零食，告知参会人员摆放地点，供其在休息期间享用提前准备好颁奖音乐、及时送去奖品、配合颁奖全过程、合影跟大家通知接下来的行程安排、集合时间、地点并带领大家前往接下来的目的地收拾好相关物资、避免自带物品遗漏、做好会议室交接工作确定返程人数、根据人数提前安排从会场到机场的大巴车、统一订票的需要提醒大家航班时间确认大家平安到家通知大家及时进行费用报销工作，提醒大家报销流程和方式会议总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处照片整理、提交材料至相关部门进行宣传稿件撰写注意事项时间安排流程把控确认做横幅核对参会人员姓名、邮箱、手机号关注天气酒店或其他场地，要提前踩点，跟酒店沟通会议形式及人数，预定合适的场地及洽谈费用跟相关负责人沟通需要准备的物料或奖品等注意邮件发送格式、字体、通知内容的全面性、收件人信息完整性和参会人员名单确认总人数、核对群与名单明细所有用车的地方需要在前一天晚上和司机确认好乘车时间、地点和车牌号，让司机提前10分钟到约定地点等候。需要往车上搬物料的，需提前最少30分钟。会前15天尽量安排集中住宿、入住之前先看酒店照片，看看酒店环境和设施是否符合需求会前25天餐厅需让会务提前做好相关位置指引可以根据会议形式考虑人员座位安排，但要提前沟通；外地参会酒水可直接寄到酒店；点菜荤素搭配，荤素5:5或6:4通知发送前先打草稿仔细检查、反复确认，确认后再发出去，避免通知信息频繁更改出发前1-2天和当天都再次提醒提前和师傅约好时间地点，再通知大家集合时间地点，避免等待时间过长出发当天下机后确定组长，配合清点各小组人数会前30天会议会务工作流程清单注意姓名读音相近或相同人员信息、注意替代参会人员信息、替代参会者不能只改姓名信息，需要关注身份证号、手机号等会前25天会前25天会前15天前一天晚上确认好通知大家，并先进行预演活动前1天晚上确认并通知物资准备好后需要确定存放地点、形式、用于什么场合会前1周准确、全面、切忌通知反复更改活动前1天晚上提前保管好物资、提前告知大家物资发放形式活动前1天晚上若涉及门票，需要安排大家在固定地方等候，排队发放门票并清点人数到达活动地点时确保大家都已集合并让大家知道接下来的行程安排集合处若涉及到多个培训老师，需要一一联系，确保信息沟通一致会前15天物资需提前一天晚上放到培训的会议室并调试好，而不是临时需要的时候才想起联系保管人会议前3天前一天晚上布场，确保没有问题培训前1天晚上要确保若出现问题及时有技术人员处理培训前1天晚上和培训前1小时在前一天晚上需要摆好会议室的位置指引培训前1天晚上以及培训休息期间培训当天早上需再次联系培训老师物资和文具在准备时需要充足以便备用在就餐之前需要做好餐厅位置指引下午茶让酒店安排准备；如果没有自行采购——零食可以提前准备好，水果临时去超市购买确保各个项目时间相互衔接，中途注意防止时间过紧或等到太久的情况能够再次使用的物品需要归整避免物资浪费制作一张流程单，预演当天时间安排会议前1周物资需提前一天晚上放到培训的会议室并调试好，而不是临时需要的时候才想起去联系保管人会议前3天会议前1天晚上要确保若出现问题及时有技术人员处理会议前1天晚上和会议前1小时准确、全面、切忌通知反复更改会议前1天晚上以及会议休息期间提前做好会议室位置指引，自己需要非常熟悉会议室位置会议当天培训当天培训当天计时牌需清晰明目提前准备好水果刀、水果盘、纸巾、垃圾桶、纸杯等确保集合时，车已经到达借的物品及时归还、自己准备的未用完的物品需要及时回收带走若没安排餐，需要临时准备些零食、水果微信确认会议结束1周内返程当天会议当天会议当天