固定资产之管理作业规章（DOC 36页）(1)

固定资产之管理作业规章固定资产之管理与稽核规章目录一、前言二、固定资产管理办法三、财产增置作业程序现金收支管理作业程序财产减损作业程序财产之移转作业程序财产之保管、维护及盘点作业程序财产之记录、列帐作业程序财物报表作业程序表格01物品验收单02财产增加单03财产卡04财产异动申请单05报修服务单06财产增减表前言为使本校固定资产之管理作业有所遵循，本校财产之管理，除依行政院颁布之「财物标准分类」及教育部颁布之「私立学校会计制度之一致规定」之相关法令规定外，依本办法及作业程序之规定办理。固定资产之管理办法第一章总则为使本校固定资产得以有效管理、建立健全制度、财产管理作业有所遵循，特订立本办法。本校财产之管理，系参照行政院颁布之「财物标准分类」、事务管理手册及教育部颁布之「私立学校法暨施行细则」、「私立学校建立会计制度实施办法」、「私立学校会计制度之一致规定」之相关法令规定，并斟酌本校实际状况订定之。本准则所称财产，系指土地、土地改良物、建筑物、机械仪器及设备、图书及博物暨耐用年限在两年以上之其它设备。财产管理单位及权责：（一）总务处：为财产管理之主管单位，对于固定资产并负有定期或不定期盘点、稽查、考核之责。（二）会计室：掌握财产统制帐目，并依法行使「内部审核」职权，审核购置、报废财产等之相关程序。（三）图书馆：负责图书、博物之管理及相关表报之编制。（四）体育组：负责体育器材之管理及相关表报之编制。（五）卫保组：负责医疗用品之管理及相关表报之编制。（六）各单位：负有保持良好状态之实物保管及与财产帐列数相符，并定期与庶务组相互核对之责。（七）使用人：其它财产使用人，皆负有保持良好状态之实物保管及与财产帐列数相符，并定期与庶务组相互核对之责。学校财产每学年至少应定期或不定期实地盘点一次。本校不动产之各种权状、蓝图及有关的契约书，应由总务处保管。本校各种设备有关之保固书卡、保证书、说明书、使用手册等数据，应妥善保管。本校固定资产的增置、减损均应通知会计室，以利帐务之处理。本校固定资产的会计科目分类如下：（一）土地（二）土地改良物（三）建筑物（四）机械仪器及设备（五）图书及博物（六）其它设备第二章财产增置财产之增加，包括购置、营建、改良及扩充、交换、拨入、受赠。其中购买土地部份，应经董事会决议及校务会议通过，并报请主管教育行政机关核准后办理。购置财产到达校内，或营建、改良及扩充工程完成，以及交换、拨入、受赠等财产取得时，应由验收人员及监办人员根据契约、图说、发票、清单及有关文件办理验收，其属专用者，并应会同使用单位办理之。财产购妥申请付款前，庶务组应填具「物品验收单」、「财产增加单」，财产经使用单位验收后由验收人及监验人员签认。验收人员除厂商外，应包括采购单位、使用单位、会计室之派出人员，必要时得另请技术人员参加协助办理。财产于完成验收程序时，庶务组应立即依行政院颁行之『财物标准分类』分类编号，黏订财产标签，并登记「财产卡」。如为教育部奖补助经费所购买者，同时亦需黏贴教育部专款补助标签。进行验收时若数量、规格及品质不符或有损坏及其它瑕疵时，得拒绝验收，应由负责采购人员与厂商协商，是否退货重新交货或扣款处理；有签定合约者则依合约执行。购置固定资产未经总务处庶务组办理财产登记作业完成验收签章确认前，不得向会计室申请付款。增置之财产如有产权凭证、使用说明书、保固书卡、保证书等资料，应由庶务组依财产编号详细登记。第三章财产减损财产之减损包括，处分变卖、报废、损失、交换、拨出、捐出。财产之处分、变卖--财产之处分变卖应先经预算之程序，并应由申请人填具「财产异动申请单」，会同总务处办理招标、比价及议价等手续，其所得应缴回校库。财产报废应依年度预算计划进行。各类财产有下列情况时，始可由使用单位填具「财产异动申请单」，办理报废手续财产业经使用逾使用年数，且确实无法使用。财产业经使用逾使用年数，虽尚可使用，唯因科技进步，为教学或研究之必需而进行汰旧换新。财产虽未届满使用年数，然已失去原有效能，而不能修复，或修复价格昂贵。报废财产仍有残余价值者，应会同庶务组进行拍卖，将所得缴回学校。财产如有遗失、盘亏、毁损或其它原因而致损失者，应由使用单位将损失情形报请总务处核办，并填具「财产异动申请单」办理报废手续。财产若遭盗失，实物保管单位应取得警政单位核发之证明文件连同遗（灭）失之数据，始得填写「财产异动申请单」提出申请。财产遭受损（盗）失，如该资产有投保相关保险，实物保管单位应即通知庶务组洽请保险公司鉴定，并申请赔偿事宜。财产之交换，拨出或捐出，应先填写「财产异动申请单」经核准后办理。不动产之处分或设定负担，应经董事会决议及校务会议通过，并依私校法61条规定报请主管教育行政机关核准后办理。庶务组应根据校长所核准，并于汇整提报董事会决算会议审核通过后。依据核准之「财产异动申请单」注销「财产卡」，并连同有关凭证送会计室审核除帐。庶务组应实时将报废之资产数据输入计算机，更改资产数据。会计室依核准报废之「财产异动申请单」除帐并更改财产目录。报废后财产经处分有所得者，会计室应据实入帐。第四章财产移转为提高固定资产的运用价值，各单位使用的财产可互补有无，以避免财产的闲置及浪费。财产经分配予指定单位使用后，不得自行移转。如因事实需要，必须移转使用时，应于移转前由移出与移入单位先行协商，协商后由移出单位填写「财产异动申请单」说明拟移转的财产及用途，经核准及总务处确认后将财产连同相关数据送至移入单位，移入单位主管经点清财产后于「财产异动申请单」签章确认后，送交总务处庶务组办理。各单位所使用经管之财产，未经办理移转登记前，原使用经管单位责任不得解除。各单位人员离职，应将管理资产资料填入移交清册，交付接收人员点交签收，并依『永年高级中学教职员工交接办法』规定移交、监交，同时会庶务组更改相关记录。第五章财产之保管、维护及盘点各单位所使用经管之财产，原则上各单位之财产使用人为其保管人，若财产使用者难以区分时，应由财产所在处之财产管理人负保管之责；该单位主管为各单位当然之财产管理监督人，应确实了解并注意各该单位财产使用及管理状况，负适时纠正及连带保管之责。各单位应指派编制内专职人员为财产管理人，该员应确实掌握财产流向、使用状况、存放地点及保管相关财产表件；若遇调、离职或有异动时，应由单位主管另派专人接管，并通知总务处庶务组办理变更财产管理人登记。庶务组除定期盘点与对帐外并得视事实需要随时派员查核各单位财产之使用及保管情形，并作适当之调配与运用。庶务组应于取得不动产时，在规定期限内，向相关机关申报产权登记，并妥善保管相关产权资料。庶务组应依需要及财产之性质办理保险，并妥善保管保单。财产之修缮维护：财产应充分利用，发挥其应有效能，并须随时检查清点，善尽良好管理之责。如有损坏，若可自行维修，则依『一般采购事项作业程序』申请购料进行修缮维护。若未能自行维修，则填写「报修服务单」。财产维修应检附「财产增加单」。庶务组通知供货商或自行进行修缮维护，并会同申请单位进行验收，于「报修服务单」上签认。若为资本支出之改良及修缮，庶务组则依『财产增置作业程序』相关规定办理。财产之盘点：为使固定资产帐、物相符，总务处庶务组应会同有关单位定期盘点本校之固定资产。进行盘点前由庶务组拟具盘点计划。盘点计划之内容应包括：盘点时间、地点、盘点标的物、主盘单位、会盘单位…等。盘点计划应于预定盘点日前二星期提出，经总务主管及会计室会签意见并陈请校长核准后执行之。执行盘点前，会同有关单位召开盘点会议。使用单位盘点时，庶务组应派员监盘，必要时会同会计室参与盘点。盘点完成后，由庶务组汇总各单位之盘点情况，编制盘点报告书经总务主管核准会签会计室后陈校长核备。盘点每年至少实施一次为原则。盘点中如发现有帐无物，经核准除帐者，除依『财产减损作业程序』之损失规定办理，并应按发生之原因作下列处理：（一）因失窃所致者，应取具警政单位核发之证明文件，核准后交由会计室编制传票注销记录并修改财产目录。（二）因不明原因及可归责，致有帐无物者，应追究相关人员之责任。（三）庶务组应将有帐无物之财产数据输入计算机注销该资产，会计室依实际情形作适当之帐务处理。盘点中如发现有物无帐者，由庶务组估计该资产价值及剩余耐用年限计算其价值陈校长核准后列入保管并记录。盘点除确认帐、物是否相符外，亦应了解资产之保管及使用状况，若为废弃或不堪使用时亦应于盘点报告书中提报处理。盘点完成后应召开盘点检讨会调查原因，并依盘点结果适当予以奖惩。第六章财产之记录、列帐财产经取得、验收无误后，应由庶务组填写「财产卡」，并依财产编号原则及粘订财产标签管理之。财产帐务之处理，应由会计室按固定资产设置明细分类帐分别登记，并与庶务组设置之「财产卡」及财产管理数据相互勾稽。财产列帐之价值，以取得财产所支付之一切成本为准。成本之计算如下：（一）购置财产之成本价值，包括购价、佣金、税捐、储运、安装、检验及法律登记等为达其可供使用状态一切合理且必要之支出。（二）营建财产之成本价值，包括设计监工、建筑及设备价款、检验与法律登记等费用。（三）交换取得之财产，应以拨付财产之账面价值，加补付现金或减补收现金，为其成本价格；因办理产权移转而支付税捐、法律登记等费用，亦须计入其成本内。（四）拨入或捐赠取得之财产，在接受之表册上列明其价值者，可据为列报之依据。如原价无可稽考者，按时价估计列帐；因办理产权移转而支付税捐、法律登记等费用，亦须计入其成本内。（五）取得之财产，已逾契约规定之交货期限，因而收取之罚款收入，应作为其它收入。一次取得多种财产，而其价值之全部或一部无法划分者，得以各该财产之时价、比例分摊，估计其价值入帐。凡在财产之购置或营建程序进行中支付之款项，应先以〝预付款〞或〝未完工程〞科目列帐，完成验收后，再由庶务组填写「物品验收单」及「财产增加单」，连同有关凭证送会计室审核后付款。房屋及建筑拆除重建，经完成查验手续后，由总务处填送「财产异动申请单」(拆除财产)，连同有关凭证送会计室审核除帐。至于重建之财产则依新建规定办理。财产交换，经点交、点收完毕后，由庶务组分别填写「财产异动申请单」(换出财产)，「物品验收单」及「财产增加单」(换入财产)，连同有关凭证送会计室审核转帐。财产因拨入、捐入受赠而取得者，经验收后由庶务组填写「物品验收单」及「财产增加单」，连同有关凭证送会计室审核入帐。财产出售经点交后，由庶务组填写「财产异动申请单」，连同有关凭证，送会计室审核除帐。财产报废、损失或捐出，经依规定程序点交后，由庶务组填写「财产异动申请单」，连同有关凭证送会计室审核除帐。财产因改良添置所增加之成本，应按其性质列为资本支出或作费用列支。第七章财物报表每月月底，庶务组应根据当月「物品验收单」、「财产增加单」及「财产异动申请单」编制「财产增减表」，经总务主管核准后送会计室复核汇办，以确保财产帐目之正确性。完整之「财产增减表」一式三份，分别送董事会、会计室及由庶务组存查。应定期与各单位核对财产帐及物，原则上每季一次以实时确保财产帐目之正确。会计年度终了，庶务组应根据「财产卡」编制财产目录，经总务主管核准，送会计室复核汇列决算，陈校长核准后送董事会核备。财产增置作业庶务组会计室校长室否是財產新增核准財產增加單物品驗收單及支出憑證黏存單依帳務處理程序入帳會同使用單位及監辦人員等驗收會計主任複核總務主管複核依財產分類編號並黏貼財產標籤驗收是否合格？退貨重新交貨、扣款或依合約執行物品驗收單及財產增加單财产增置作业程序一、作业程序执行单位/人员顺序处理程序依据资料财产之增加财产之增加，包括下列各项：购置、营建、改良及扩充、交换、拨入、受赠。一、相关文件1.资产采购之管理与稽核规章2.财物标准分类二、使用窗体1.物品验收单2.财产增加单3.财产卡4.支出凭证黏存单庶务组1.购置财产到达校内，或营建、改良及扩充工程完成，以及交换、拨入、受赠等财产取得时，应由验收人员及监办人员根据契约、图说、发票、清单及有关文件办理验收，其属专用者，并应会同使用单位办理之。庶务组2.庶务组应填具「物品验收单」、「财产增加单」，财产经使用单位验