龙华科技大学信件包裹处理作业管理要点

法規彙編編號06-05-08第1頁，共3頁龍華科技大學信件包裹處理作業管理要點中華民國94年8月31日行政會議通過一、本作業要點係依公務用郵及託送作業辦法(法規彙編編號06-05-05)相關規定制定，旨在明訂信件包裹處理之相關作業規範。二、信件託送作業：(一)各單位之郵件請詳填郵遞區號、地址及收件者，並請加註寄件單位。如未填郵遞區號者，一律請原單位填寫完畢後再郵寄。(二)使用公務郵票，請填「送郵登記簿」資料，如發現其資料有誤差者，一律請原單位修改正確後再郵寄。(三)私人信件託送者，亦請填「送郵登記簿」資料，其郵資請打「×」，如發現資料有誤差，一律請修改正確後再郵寄。(四)有時效性之郵件，請送件時面洽特別聲明，並商議處理方式。(五)文書組每日派專人至郵局投遞信件時間，上午為十時三十分，下午為三時三十分，遇寒暑假調整下班時間時，則依下班時間提前一小時。(六)為避免造成下班時間該郵件保管上之困擾，請各單位擬託交郵件預留登記及填表貼郵等之前置作業時間，超過下午送郵時間，請隔天上午再至文書組登記用郵為原則。(七)郵寄掛號、限時掛號及包裹信件等，三封(含)以上請填寫「大宗明細表」，如未填寫者，一律請原單位填寫完畢後再郵寄。(八)大宗明細表及收執單據存文書組，如投寄單位有存查單據的需求，請複印影本存文書組。三、收信作業(標準作業流程如附圖)。(一)收信時間：1.限時掛號及國內快捷信件每日到達二次，分別約於上午十一時及下午十六時。一般信件（掛號、包裹及平信）每日到達一次，時間約於下午十五時。民間郵局、貨運及快遞業務等則不定時送達。2.郵局信件送達時，由警衛室通知文書組，文書組人員攜帶「門禁卡」及「收文章」（需調整日期為當日）至一樓領取信件（一般信件需推推車）。(二)整理信件：以收件單位為區分原則，公務及教職員之平信及限時信件直接放置收件人所屬單位信箱。(三)登錄作業：1.教職員：限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，登錄「教職員掛號登錄簽領簿」，並更新櫃臺上「各單位信件包裹領取數量統計表」。(登錄內容需詳填收件日期、收件單位、收件人、信件類別、信件號碼及寄件人)2.學生：限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，法規彙編編號06-05-08第2頁，共3頁登錄「學生掛號登錄簽領簿」，並更新網路上資料，以便利學生查詢。(登錄內容需詳填收件日期、收件單位、收件人、信件類別、信件號碼及寄件人)四、領信作業：(一)教職員：領取掛號及包裹等信件，於「教職員掛號登錄簽領簿」上填寫領件單位、領件人及日期，再至檔案室尋找信件。如非本人或同單位同事領取，請事先電洽文書組。（代領人為學生，需詳留此學生班級、學號及連絡電話等資料）(二)學生：領取掛號及包裹等信件時，需查學生證或身份證等有照片之證明文件(代領者應加驗代理人身份證件，並留下班級、連絡電話等資料)，確認無誤後，請學生於「學生掛號登錄簽領簿」上填寫領件單位、領件人及日期，再至檔案室尋找信件。五、保管作業：限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，登記處理完畢後，放置檔案室各單位（以一級單位為主）信件保管區。六、退件：限時掛號、掛號、包裹、國內快捷及國際快遞等重要信件，逾期二週未領取之信件，一律辦理退回。七、本要點經行政會議通過，陳請校長核定後公布實施，修正時亦同。法規彙編編號06-05-08第3頁，共3頁限時掛號及國內快捷掛號包裹及平信民間郵局貨運及快遞等攜帶「門禁卡」及「收文章」整理信件教職員掛號類信件限時平信學生掛號類信件登錄學生掛號登錄簽領簿登錄教職員掛號登錄簽領簿各單位信箱更新各單位信件包裹領取數量統計表信件包裹處理標準作業流程圖檔案室各單位信件放置處逾期二週掛號類信件退回網路更新學生掛號資料檔案室學生信件放置處逾期二週掛號類信件退回信件領取