学校档案资料参考分类

学校档案资料分类要全面提高办学水平，必须向科学管理要质量，建好教导处工作档案是科学管理学校的途径之一。建好教导处工作档案，必须与学校各项工作结合起来，对工作中形成的资料，按内容性质编目登记，分门别类，整理归档。一、学生类1、《新生录取名册》：包括每年一年级新生由镇、县审批名册以及学籍呈报名册。2、《在校学生花名册》：包括在校学生姓名、性别、年龄、民族、出身、家庭住址、家长姓名、入学时间、政治面貌、毕业时间等，每年一册，第一页为综合统计。3、《学籍表》：每年学生从入学到毕业，全程记载其学习情况，每人一张表，。4、《评优先登记表》：包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀少先队员等，每学期或每学年一统计，按各年级各班填写，便于对比分析。5、《学困生登记册》：按年级分班填写，包括学生年龄、性别、家长姓名、工作单位、主要问题、帮教措施等。6、《适龄儿童登记名册》：小学登记6-11岁。7、8、《休、转、复、退学登记册》：随时记录便于掌握学生流动情况。9、《享受免费教科书学生花名册》：一学年一登记、一统计。10、11、毕（结）业呈报名册：包括登记表和统计表，一年一册。12、毕（结）业证书存根：一年一册。二、教师类13、《教师简明情况登记表》：主要掌握教师自然情况，便于管理、使用、教育、提高。14、《学校基本情况统计表》：包括学生数、班级数、任课教师数，其中男女数，学历情况，教龄情况，一年一统计，长期保存，便于总结学校发展情况，写好校史。15、《教职工考勤簿》：天天记录，定期统计，累计每个教职工的出、缺席情况，分别记入各自档案。16、《教师工作量统计表》：重点存入学校总课程表和教师授课一览表，分学期统计，便于了解教师承担工作量情况。17、《教师调串课登记簿》：以调课卡适时调课，学期统计，记录教师因病因事调串课节数，计算教师工作量。18、《教师业务档案》：包括教师的基本情况，来校年月日，每学期所任课程、班级和节数，每学期考勤情况统计，进修计划及考核情况，每学期教学工作计划，备、教、改检查情况及工作总结、报纸杂志发表的文章、获奖论文、评先评优、证书材料每人立一户头便于查阅。三、教学统计类19、《历年各科考题及答案》。20、《学生成绩登记表》：指学校或上级拟题的期中、期末考试。21、《期中、期末考试质量分析》：便于领导指出教学质量奋斗目标，分类指导，分别要求。22、《学科教学进度表》：便于教导处检查任课教师执行课程标准及教学计划情况。23、《各科教学研究课记录册》：主要是记录教研组内、校内公开课、专题研讨情况。24、《各科作业总检查记录》：包括检查班级、人数、科目、分析平行班任课教师情况及学生作业负担情况。25、《各科备课总检查记录》：包括应备、已备、执行备课制度，运用教学方法等情况。26、《体育达标统计册》：包括各班应达标数，已达标及学校各班的达标率。27、《学生健康监测统计表》：对主要病症如近视、地方病等进行登记，便于有针对性地采取防治措施。四、计划、总结、报告类28、《工作计划》：包括学校、教导处、总务处、德育、素质、安全、法制、教研组、班主任、团队等每学期初制订的计划。29、《工作总结》：包括学校、教导处、总务处、德育、素质、安全、法制、班主任、团队等每学期末总结及重要工作的阶段总结。30、《工作报告》：包括学校对上级请示、报告及批复、各班组对学校请示、报告、批复等。31、《运动会方面》：包括秩序册、成绩记录册、总分表等材料32、《艺术节方面》：包括艺术节方案、节目单、评比结果等。五、组织分工、规章、制度类33、《组织分工方面》：如校务分工、团队分工、工会分工、各年级各学科任课教师分工、各年级各班主任分工，每学期一统计。34、《规章制度方面》：包括校长职责、教导主任职责、总务主任职责、班主任职责、教研组长职责、备课制度、作业批改制度、成绩考核制度、奖惩制度、体育、卫生、纪律制度等。35、《记录方面》：包括校务会议记录、政治学习记录、教学研究记录、班级工作记录、教研组活动记录、家长会议记录、作业批改记录、校日志·大事记等。六、文件类36、《年度文件簿》：对中央、省、地、县、镇、中心学校发的有关教育的各种政策、法令等都要分类立卷归档。七、校园建设类37、《校园建设文字材料》：包括校园建设的有关报告、批复、协议、合同、界定等。38、《照片资料》：包括校园建设、重要会议、活动、有关领导视察、捐助学校等有纪念意义的照片。八、班集体建设类39、《课堂教学评优表》：每学期举行一次课堂教学评优活动，可分为老中青年组教师进行，作为个人教学成绩记载。40、《班级布置评比表》：每学期按照统一要求对班级布置进行评估、记录归档。41、《班级卫生评比表》：每周由少先队大队委员会组织对各班的教室和环境卫生区进行检查打分，按周统计，期末总评。42、《文体活动评比表》：每学期以班为单位进行广播体操和文艺表演，评出名次，期末再总评。43、《特长生记录表》：每学期举行的读书竞赛、学科竞赛等学生获奖记录。44、《班主任业务手册》：包括好人好事记录、家访记录、主题班会记录等每学期存入档案，作为考核班主任的条件之一。九、教改、实验类45、《教改实验班》：包括教改实验班教师、班级、专题、方案。46、《教科研课题》：包括教科研立项报告、阶段小结、结题报告、成果总结推广。十、家庭教育类47、《家长学校资料》：包括家长学校计划、领导成员、授课教师、授课对象、选定教材、规章制度、作息时间、课程表、工作总结等系列化材料。十一、其它类48、《有关资料》：包括外地教育教学经验、县、镇教研与教改动态、少先队工作（由大队辅导员另建）、校报（由文学社另建）等能够推动教育教学，提高办学水平的特色资料。第一节一般管理类档案的整理一、一般管理类档案是指以下三大类：办学条件（BX）、学校管理（XX）、教育教学（JY）。二、归档范围：凡是学校在建设、管理、教育、教学活动中形成的有保存价值的文件均需归档，基本按照《中山市中小学校档案归档范围和保管期限表》（以下简称《归档范围和保管期限表》）执行。开展收集工作时请注意：1、不要仅仅局限于《归档范围和保管期限表》中所列类目和材料类型，本校在实际工作当中形成的，但未列入表中的材料同样需要收集归档；2、表中有列明但本校确未形成的材料无需再补，并不是要求每年每个类别都要有相应材料归档；3、收集工作要求尽可能齐全完整：（1）不限时间，自学校成立时起一直到现在形成的所有文件材料，凡有保存价值的都要收集归档；（2）不限对象，如涉及到学校撤并，则合并进来学校的档案资料也要收集归档，在整理时作为一个独立的单位对待。三、整理步骤及要求1、分年度：按教学年度归档，以文件内容所针对的教学年度为准；文件时间不清楚的要尽量考证清楚。2、分类目：根据归档文件具体内容，对照《归档范围和保管期限表》，放入相应类目内；表中未列明的文件材料分类目时如何处理？（1）比照最接近的类目放入；（2）将其放入所属上级类目的综合类；判定保管期限：按照归档文件所属类目，对照《归档范围和保管期限表》所列保管期限确定，表中未列明的部分新增文件材料类型可根据实际情况判定。3、排列：将同一年度同一类目的文件放在一起，并将其排顺；排列时尽量将同一件事情或同一个活动形成的归档文件相对集中排在一起；果同一年度同一类目的文件有多种保管期限，一般按照保管期限由长到短的顺利排列，即按照永久、30年、10年、5年等顺序排列。4、装订：按件归档，单份装订。装订要求：以A4大小为标准取齐，大于A4的要折叠，小于A4一半的要用白纸托裱；去除订书钉回形针等金属物（保管期限为10年及以下的可用订书钉），形成时即成本成册的报表、刊物等，可保留原装订；格式、内容和形成时间基本相同的多份文件可合并为一件归档，此时必须另加白纸作封面后再装订，封面上应注明文件的总标题、时间等项目。装订方法：A、衣车缝边B、胶剂粘合（适用于较薄的单份归档文件）C、三孔一线（适用于较厚的单份归档文件）D、不锈钢钉（适用于保管期限为永久、30年的归档文件）E、普通钉书钉（适用于保管期限为10年及以下的归档文件）建议尽量少用或不采用含金属物的装订方法。5、编页码：每份文件单独编页码，每件均从1开始对有文字的页面编连续页号，正面编在右上角，反面编在左上角。如原文已编有连续正确页号或只有单页的可不用再编页号。编页码时，所加白纸封面应计算在内，建议采用打码机编页码。6、盖章编号：每份文件在其首页的左上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。如另加白纸作封面，则将归档章盖在白纸封面的左上角。归档章样式如下：归档章各项目及填写要求：全宗号：学校全部档案的代号，镇区属学校由本镇区党政办综合档案室确定，市属学校由市档案馆确定；如有合并进来的学校，则每个合并学校都要有独立全宗号；类目号：对照《归档范围和保管期限表》，确定文件所属的类目号；年度：文件所属的年度，一般指教学年度，用四位阿拉伯数字表示；件号：该归档文件在对应类目和对应年度中所排的顺序号；页数：该归档文件的总页数；期限：对照《归档范围和保管期限表》，确定该归档文件的保管期限；7、著录：对照档案管理软件著录界面和《归档文件目录》填写要求，将文件有关信息著录进档案管理软件，用于打印《归档文件目录》和今后的档案检索利用。《归档文件目录》（见附录一）各项目及填写要求：全宗号、类目号、年度、件号、页数、期限等项目与归档章的内容相一致；文号：文件制发单位的发文字号，要求照实抄录，填写完整齐全，没有文号的文件此栏可空；责任者：发布文件的署名者或盖章单位，责任者名称过长时可填写规范简称；题名：文件的标题，要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的，应为其加拟或补充标题，并将加拟或补充的标题置于[]内，以区别于原来的文件标题；日期：文件的形成时间，即文件的落款时间，填写时要求用八位阿拉伯数字填写，年月日之间用.连接。文件日期清楚的照实抄录，如果月份或日不清楚，则用00表示；备注：该份归档文件如有需要特殊说明的情况（如文件的密级、缺页等）可在此栏填写。8、装盒：将整理好的归档文件分类目和分年度按件号顺序装盒；装盒时不可跨类目但可跨年度，即一盒只能装某一个类目的归档文件，如果一个年度该类目的文件较少，未装满一盒，则下一个年度该类目的归档文件可接着装在同一盒，直至装满为止；每个档案盒内要放置盒内文件对应的《归档文件目录》。档案盒背脊的样式（见附录二）及填写方法：全宗名称：本学校的全称或规范简称，建议刻章盖印；一级类目名称：即办学条件、学校管理、教育教学三个一级类目的相应名称，建议刻章盖印；全宗号、类目号：与归档章相应栏目一致；年度：该档案盒内所装归档文件的起止年度，如为单一年度照实填写，如为跨年度，可先写好开始年度，截止年度先空，待盒装满之后再填写截止年度；起止件号：如盒内已装满且只有一个年度时需填写清楚盒内归档文件的起止件号；如为跨年度装盒，则起止件号栏不用填写。档案盒背脊填写时要求尽可能用字粒章盖印或打印，而不用手写。9、排架：上架排列时先按类目顺序，同一类目再按年度时间顺序排列，每个类目后面均应预留部分箱柜空间，以适应日后档案增长需要。10、编制目录：《归档文件目录》打印一式两份，一份放入档案盒中跟随相应档案，另一份汇总装订成册，装订时可先按类目，再按年度顺序排列，也可以先按年度，再按类目顺序排列，一般推荐采用前者。办学条件、学校管理、教育教学三个一级类目形成的档案目录如果较少，可汇总装订成一本，不同大类之间用色纸间隔一下以利查找；如果较多，则每个一级类目装订成一本。档案目录要用专门的档案目录夹来装订，并在封面和背脊贴好相应标签（样式见附录三、四）。第二节教师业务档案的整理一、教师业务档案属于学校管理一级类目下的一个小类，其类目号为：XX18，因其整理方法稍有不同，故作单独介绍。二、归档范围：1、《归档范围和保管期限表》中所列的文件材料类型；2、上级部门或评估活动要求放入的其他有关教师业务工作的材料。三、整理原则：按人整理，一人一档。四、整理步骤及要求：1、分类：将属于教师业务档案的相关资料按教师不同姓名分开来，一个教师的所有材料