第4章-Word邮件合并——迎新晚会邀请函制作

第4章Word邮件合并——迎新晚会邀请函制作学习目标快速批量制作邀请函、信封、工资条、缴费单、通知书、贺卡、标签应知Word邮件合并功能及适用场合Word邮件合并的一般步骤应会设计模板插入域创建主文档完成邮件合并利用信封制作向导制作信封难点插入Word域来添加规则第4章Word邮件合并——迎新晚会邀请函制作教学设计第4章Word邮件合并——迎新晚会邀请函制作案例总结3课后练习4项目分析教师导学1预备知识实战演练2任务1•设计邀请函模板任务2•插入域创建主文档任务3•完成邮件合并任务4•利用信封制作向导制作中文信封教师导学——项目分析（1）2013年蛇年新年就要到了，深圳慧衡科技公司准备举办一场丰富多彩的迎新晚会，以庆祝过去一年所取得的成绩，展望更美好的新年。晚会拟邀请公司的一些新老客户、合作伙伴参加，感谢他们对公司的支持和信任。公关部的小赵有他们的联系信息，就由他来完成打印和邮递邀请函的任务。项目背景1.有些内容大量重复2.有些内容会根据收件人的信息而变化项目特点方案对比效率低，容易出错复制粘贴自动快速，效率高邮件合并教师导学——项目分析（2）用以前学到的Word知识设计一份邀请函再用Word2010的“邮件合并”功能，批量制作、打印邀请函和信封实训目标，教师导学——项目分析（3）解决路径教师导学——预备知识第2章Word基础排版——办公文案处理最初是在批量处理“邮件文档”时提出的什么是邮件合并？•在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高了工作效率，“邮件合并”因此而得名•除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、准考证、成绩单、工资条等具备2个特点（2个文档）什么时候使用邮件合并？•文档内容由不变内容和变化内容组成•变化的内容通常存放在具有一定格式的数据文件中，即数据源，数据量比较大Word表格、Excel表格、Access数据表等实战演练—任务1：设计邀请函模板第2章Word基础排版——办公文案处理•邮件文档类型–优点：用标准的统一的名称，方便和他人交流（看资料、文档）•设计固定不变的主体框架部分–页面背景（页面颜色、页面边框、水印）–文本（艺术字、文本框）–图形任务1：知识解析按教材4.3.1步骤，完成任务1.任务1：自主练习实战演练—任务2：插入域创建主文档•选择并编辑收件人列表–数据源类型（word文档、文本文件、Excel文件、Access数据库、网页文件、ODBC数据源名称）–编辑收件人列表（查找重复收件人、筛选）•插入合并域–数据源中的数据项在主文档中的占位符•插入Word域–添加规则，实现邮件合并的一些智能决策功能•预览结果第2章Word基础排版——办公文案处理任务2：知识解析按教材4.3.2所列步骤，完成任务2任务2：自主练习实战演练—任务3：完成邮件合并•3类合并结果–合并到一个新文档中–直接合并到打印机上批量打印–合并到电子邮件中批量发送第2章Word基础排版——办公文案处理按教材4.3.3步骤，完成任务3任务4：自主练习任务4：知识解析实战演练—任务4：利用信封制作向导制作信封•信封制作向导–专门针对传统的“中文信封”–在【邮件创建】处，单击“中文信封”•步骤–信封样式–信封数量–收信人信息–寄信人信息第2章Word基础排版——办公文案处理按教材4.3.4步骤，完成任务4任务5：自主练习任务5：知识解析案例总结（1）第2章Word基础排版——办公文案处理设计固定不变的部分设计邀请函模板•新建Word文档•根据文档用途，选择从普通Word文档或其他5类文档类型开始邮件合并•设计出批量文档中固定不变的框架部分，包括共用的页面格式、文本和图形等等在不变的模板中插入可变的数据项的占位符插入域创建主文档•打开数据源，建立主文档和数据源的联系•对收件人进行排序、筛选等编辑操作，来确定实际收件人•在插入域的位置，单击“插入合并域”按钮，插入数据源里对应的合并域，•或单击“规则”按钮，插入具有决策功能的Word域•预览结果，决定是否要修改案例总结（2）第2章Word基础排版——办公文案处理根据主文档完成完成邮件合并•可将结果合并到新文档中先保存•也可直接批量打印•还可将结果通过电子邮件发送给相应的收件人自动生成，快捷方便利用信封制作向导制作信封•选择信封样式•选择生成信封的方式和数量•选择地址簿，匹配收信人信息•输入寄信人信息课后练习将客户信息打印成适当的标签，以便迎新晚会上用作座位牌，引导嘉宾入座基础练习•选择文档类型为“标签”，“1/4信函”•选择收件人，自动出现«下一记录»域•在【邮件编写和插入域】处，单击“更新标签”按钮自制工资条，发送电子邮件综合练习•创建“电子邮件”类主文档•自己设计工资条模板•合并到电子邮件第2章Word基础排版——办公文案处理