2011年图档管理规定

图档管理制度一．技术专用章、出图章、注册章的保管，使用1，保管技术专用章、出图章、注册章均由图档管理员保管，放在专用文档柜（行政负责人、分管生产的副总经理处同时留有钥匙），2，使用在正常工作时间内设计人员需要出图盖章时，由图档管理员依据《项目登记表》在相应的图纸上盖章。如设计人员在工作时间以外需要盖章，须提前登记，下班前到图档管理员处领取相关图章，使用者负有妥善保管的义务并及时归还，归还时与图档管理员作交接手续。1）以下文件加盖技术专用章：a.施工图审查意见回复单；b.施工单位的技术核定单。2）以下文件加盖出图章；和加盖专业注册章：a.建筑报批方案；b.初步设计图纸；c.施工设计图纸；d.变更通知单。注意事项：1）技术专用章、出图章须和图纸设计单位相统一；2）注册章必须是项目负责人或专业负责人的注册章。二．打图及晒图1．打图各专业依据《项目登记表》，根据项目的出图计划及时打图。如因绘图仪繁忙，经项目负责人批准后可到绘图公司打图。2．晒图：1）晒图单的填写a，新出图纸由各专业设计人填写，必须按表格内容填写完善并签名。b，加晒图纸设计人员在收到建设单位的加晒图纸的要求后（建议建设单位发传真），设计人员按要求填写晒图单，如建设单位要求加晒部分图纸时，设计人员须填写图纸的相应编号，以利于及时找到底图；建设单位所发的传真同时交给图档管理员保存。另外，如果需要开发票需在晒图单上注明并写明收取发票的单位名称。2）通知晒图及接收图纸图档管理员在接到设计人员的晒图单及设计图纸后按照以下程序进行：a，登记出图图纸并盖章；b，及时联系晒图公司，并且在晒图公司取底图时当面向其交代注意事项（时间要求及设计人员所提的其他要求）；c，接收蓝图及底图：按晒图单上的内容认真清点蓝图套数及底图数量，确认无误后与晒图公司作交接手续；d，蓝图摆放整齐，放在指定位置；底图先放在图档室；图档管理员因其它工作需要不在岗位时，可委托前台秘书暂时代为处理，在离开岗位前及回到岗位后须及时进行工作交接。3）送图：由项目负责人落实送图人，并确认取回业主方收图人的签收单，寄图时在业主收到图纸后由项目负责人落实传真确认（送出图纸后一周内）。签收单一律由项目负责人交给图档管理员归档留存。三．图纸及文件归档1．底图（硫酸纸）归档；（含各专业校审意见书）图档管理员按照以下程序整理归档：1）按各专业的目录单顺序理好图纸，整理的同时须核对目录单的内容和图纸内容，以确保一致，若发现问题，作好记录并及时通知相关设计人员处理；2）将图纸信息登记在“出图记录本”上，登记内容包括：出图日期、修改日期、版本号、建设单位、项目名称、工程名称、设计编号以及各专业图纸的数量（也可在盖章出图时登记和记录此项工作）；3）填写图签（工程名称、建筑单位、各专业图纸的数量、出图时间、版本号）并把图标贴至图档袋左上角；4）填写尾标（工程名称）并把图标贴至图档袋最下边；5）图纸装袋（黑色图档袋）；6）在出图后的三天内，底图归档于专用柜内，贴上标签；各专业在图纸变更后须填写《修改图登记表》，并在原有底图的目录单上标识或重新出目录单（须满足设计技术管理委员会的相关规定），图档管理员根据《修改图登记表》将相关图纸及时替代或添加。（底图的替代或添加工作时可请设计人协助）2．电子归档施工图审查通过一周以内，项目负责人落实各专业负责人将各自专业的电子文档传至网管处，网管须及时将此文件保存至公司规定目录内，各专业的电子计算文件须同时归档。各专业电子文件名须按：各专业文件夹（专业名+年+项目名称），如：2009苏宁电器建筑、2009苏宁电器结构、2009苏宁电器给排水、2009苏宁电器暖通、2009苏宁电器电气。修改图纸、变更单的电子文件应按照以上程序，于每年的6月下旬和12月下旬两次集中归档。、3．文本归档1）．需归档的材料：a).基础资料：设计任务委托书、工程项目批文、规划用地红线图及批文、供电、消防、环保等有关部门批文、1/500地形图、工程勘察报告、规划要点。b).质量记录：设计要求确认记录表、方案/工程设计任务单、设计工作计划、校审意见书、施工图审查意见回复单、设计变更通知单、分包设计计划、竣工验收报告等。（其中校审意见书和施工图审查回复已由图档管理员先期归入该项目的归档资料袋）c).项目管理文档：《项目登记表》、各专业《计算书》。2）．施工图审查意见回复单在盖章的同时复印一份交给图档管理员归档，其余文档在该项目竣工验收后一周内，由该项目负责人收集各专业资料集中归档。3）．保管：文档放在专用文档柜内，由图档管理员管理。4）．调用：查阅文档须经批准，原则上不得借出，特殊情况需经公司总经理批准，查阅后即归还，不得修改文档内容。5）．注意事项：除设计变更通知单、施工图审查意见回复单可以是复印件外，其它文件必须是原件。