监理内业资料管理办法

项目监理机构监理内业资料管理办法一、监理资料管理一般性规定1、监理资料的形成应符合国家和铁道部的相关法律、法规、规章、工程质量验收标准和相应规范、设计文件及有关工程合同的规定。2、监理资料管理的基本要求是收集整理及时、真实有效、完整齐全、分类有序，具有可追溯性。3、监理资料管理人员应明确职责，总监理工程师为项目监理机构资料的总负责人，指定副总监主管，专业监理工程师及资料员具体管理，并定期检查监理人员资料管理情况。4、专业监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，进行认真检查，不得接受经涂改过的报审资料，并于每月编制月报（也可每季度报编制季报）之后次月10日前将审核整理过的资料交与资料员存放保管。5、资料应保证字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字应符合档案管理的要求。计算机形成的工程资料应采用内容打印，手工签名的形式；要长期保存的应采用针式或喷墨打印，不能用激光打印，纸张采用70Kg的A4或A3纸。6、项目监理机构应建立监理文件资料的收文、传阅及发放制度。7、在监理工作过程中，监理资料应按监理资料分类建立案卷盒，分专业存放保管，并编目录，以便于跟踪检查。8、对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理机构或其他人员借用，须按一定程序和规定，办理借用手续，资料员负责收回。9、利用计算机建立监理资料管理的系统文件，长期保存的文件应及时形成电子文档形式、做好备份，归档时刻录成光盘上交。二、监理资料目录、格式(见下表)监理资料表类别编号监理资料名称要求表格资料来源1报送建设单位的资料1.1监理月报及其他专题报告监理单位1.2质量事故处理资料TA9责任单位1.3年、季计量与支付汇总表监理单位1.4工程竣工初验报审表TA14施工单位1.5竣工结算审批表施工单位1.6工程质量评估报告监理单位1.7监理工程总结监理单位2与施工单位的来往文件资料2.1施工组织设计（方案）报审表TA1施工单位2.2进场施工机械、设备报验单TA4施工单位2.3主要进场人员报审表TA5施工单位2.4施工测量放样报验单TA7施工单位2.5分包单位资格报审表TA3施工单位2.6工程开工/复工报审表TA2施工单位2.7施工进度计划报审表TA15施工单位2.8进场材料/构配件/设备报验单TA6施工单位2.9工程延期报审表TA13施工单位2.10检验批工程质量验收记录验标施工单位续上表类别编号监理资料名称要求表格资料来源2.11分项、分部和单位工程质量验收记录验标施工单位2.12工程报验申请表TA8施工单位2.13×年×季度（月）主要工程数量报审TA10施工单位2.14×年×季度（月）计量与支付表TA11施工单位2.15索赔申请表及索赔审批表TA12、TB6施工单位2.16工程暂停令及工程复工令TB4、TB5施工单位2.17工程质量/安全问题通知单TB3监理单位2.18监理工程师通知及回复单TB1、TA16监理单位2.19监理会议纪要监理单位3监理工作依据的资料3.1上级部门下发的文件上级部门3.2与建设、设计、施工单位来往函件、会议纪要发文单位3.3委托监理合同监理单位3.4施工合同建设单位3.5设计文件建设单位3.6监理规划监理单位3.7项目监理实施细则监理单位3.8各类国家或部颁标准、规范上级部门3.9专业监理人员作业指导书监理单位续上表类别编号监理资料名称要求表格资料来源4监理工作内部来往函件4.1监理单位内部来往函件、请示报告及批复监理单位4.2见证试验结果单监理单位4.3平行检验结果单监理单位4.4旁站监理记录表TB2监理单位4.5监理日记监理单位4.6各类监理工作台帐（约十大类）监理单位4.7监理人员内部培训及考核计划监理单位4.8文件收、发记录监理单位4.9监理资料借阅、更改与作废记录监理单位三、内容及其要求1、施工准备阶段1.1监理机构组织形式、人员构成和总监理工程师及主要监理人员名单，以监理单位进驻现场报告给建设、施工单位；监理站标准化建设，图表、制度上墙；1.2监理规划和监理实施细则；1.3设计文件、施工图纸审核中有关问题的报告；1.4承包单位报送的施工组织设计（方案）审查意见；1.5工程开（复）工审查报告。1.6建立健全各类监理工作台帐：单位工程开工报告台帐、工程进度台帐、验工计价台帐、安全监理台帐、环水保工程监理台帐、设计变更台帐、监理见证及平行检测试验台帐、施工单位（含分包单位）及主要人员资质审核台帐、监理指令台帐（停、复工令；质量问题通知单；监理工程师通知）、监理人员培训考核台帐、工序检查及质量验收台帐等。1.7监理站文件收发文登记、转阅记录。2、施工阶段2.1签报承包人月、季、年验工计价表；编报监理月报、季报、年报；2.2承包人编制的年、季度计划和控制工程进度计划或计划变更的审查报告；2.3工程项目造价目标风险分析及防范措施的报告；2.4监理日志、施工工序检查及质量验收记录登记资料；2.5有关监理工程质量、进度、投资、安全、环保、水保等问题的专题报告及重要工程例会纪要；2.6工程质量严重问题停工、复工报告；监理各类指令资料；2.7工程质量事故报告；2.8由建设单位规定或授权，对工程设计变更的有关报告审核；2.9承包单位要求费用索赔，在调查研究的基础上向建设单位提交详细的有关资料或报告；2.10承包单位申请工程延期，在调查研究的基础上，向建设单位提交报告。2.11项目监理机构受奖文件原件资料及时寄回监理公司办公室，由公司经营部统一管理，项目监理机构只保留扫描的电子文档。3、工程竣工验收阶段3.1监理管段全部单位工程验收合格后，签署工程初验报审表，同时提交竣工报验单及验收记录；3.2在工程初验前提交本标段工程质量评估初步意见；3.3按建设单位要求督促承包单位上报工程竣工文件及档案资料，上报监理竣工文件及档案资料；3.4按《委托监理合同》的规定，提交竣工结算审批表，签署有关工程验交证书；3.5监理工作总结、环保、水保工作总结。3.6总监参与工程竣工验收，会签“工程竣工验收报告”。4、工程质量保修期4.1根据委托监理合同的约定和有关规定，审核质量缺陷返修工程的数量和费用，签署返修工程验工计价表报建设单位审定。4.2检查督促完成竣工文件，完成其中监理文件的编制（含移交建设单位及监理公司的监理资料），4.3经审查合格并办理了交接手续，总监会同建设单位、接管单位共同签发“工程质量保修终止书”。四、监理资料移交存档1、移交给建设单位存档的资料：监理工作总结；工程质量评估报告；工程质量事故处理资料；工程开工/复工报审表；建设单位要求的其它资料。2、移交监理公司存档的资料：监理工作总结（含电子文档）；工程质量评估报告（含电子文档）；工程质量事故处理资料；项目监理机构受奖或受处罚文件原件资料；监理指令（包括暂停施工指令、复工令、质量问题通知单、监理工程师通知）资料；监理日志；监理见证及平行检测试验资料；重点（特殊）工程设计图纸及相关资料（含电子文档）；来往文件及会议纪要资料（含电子文档）；监理月报及季报的电子文档；工程施工工序监理检查台帐；工程质量验收台帐等。3、竣工文件中的监理文件按建设单位的规定及时提供，在工程竣工后按时移交监理资料。项目监理机构完成监理工作后，撤销驻地监理机构，监理资料按移交给本监理公司存档的资料要求整理好，移交给监理公司存档。4、对于工程有关的所有收发文件应及时做好收发记录、分类签收、整理，定期装订成册。对工程施工过程中的设计变更及现场签证必须月审月结、按时汇总上报招标单位并做好记录，做到对任何文件资料在收发文登记中能迅速检索到其出处，具有可追溯性。