Outlook的高级应用

Outlook的高级应用1．概述：许多人都已经用户过微软的outlookexpress收发自己的外部邮件，它强大的电子邮件功能带给了我们很多的帮助。今天，我们要介绍的却是微软的另外一个软件——Outlook。Outlook作为微软精心打造的一款网络协作系统的标准客户端有着更加强大的功能。这两个软件有什么不同呢？可以这样说，outlookexpress实现的只是outlook的一部分功能，今天要介绍的就是outlook在企业中的典型的高级应用。2．收发电子邮件2．1收邮件：在公司内部，outlook都接入到公司的exchange服务器。只要你打开outlook，连接到公司的邮件服务器，您就能够读到您的邮件。这里要告诉您的是，这里您看到收件箱，实际是在服务器上，您收到的邮件也没有下载到本地而是存放在服务器上。所以，除非您删除您的邮件，否则，所有的邮件都会保存在服务器上，所以，我们建议您要定时清理您的收件箱。邮件需要保留怎么办？别急，在后面我将会介绍怎样将邮件导到自己的文件夹内。2．2发邮件：发邮件也没有好讲的，主要介绍几个技巧：2．2．1收件人快速查找使用outlook发送公司内部邮件时势必会用到通讯簿，填写收件人是一件比较麻烦的事情，很多人在通过在通讯簿中输入收件人的用户名的中文名称查找的方式，这样固然好，但是，如果要拿不准是哪几个汉字就困难了。其实，outlook早就想到了，这样做：假设说，我要发一个邮件给杨野，首先，新建邮件：我现在要输入收件人地址，我只需要输入“yangye”（杨野的姓名的全拼），如图：然后，单击工具栏上的小图标：“”，那么，张志强的地址就可以找到了，试试看，如图：甚至，我可以填写姓名全拼的前部分，如“yangy”（杨野的前面一截），如图：单击“”试试看，哦，出来好几个，如图：选择您要找的收件人吧。怎么样？很方便吧。2．2．2编写邮件主题我经常收到一些邮件，可是呢，不打开这个邮件我就不知道这个邮件是干嘛的，为什么呢？因为这些邮件不写主题或主题写得不清不楚，所以，这里建议你们在写邮件的时候不要偷懒，写一个清楚的主题。2．2．3填写多个收件人如果您要将一个邮件发给多个用户，该怎么办呢？您在“收件人”中可以填写多个用户，中间用分号分隔。2．2．4邮件的跟踪邮件创建好了，发送成功了吗？他收到了吗？不用急，outlook为大家提供了邮件跟踪功能。一、设置单个邮件跟踪我的邮件大部分不需要进行跟踪，但是这份邮件特别重要，那么，我可以设置这份单个的邮件进行跟踪，在创建邮件时，可以通过设置“选项”来设置单个邮件的跟踪。创建好邮件后，单击工具条上“选项”按钮，如图：选中请求以读回执选中“请在送达此邮件后给出“送达”回执”，那么，当您的邮件发送收件人的邮箱后，系统将会给您发送一封回执邮件（我并不推荐选中这一项）。选中“请在阅读此邮件后给出“已读”回执”，那么，当收件人打开邮件时，系统将会给您发送一封回执邮件。二、统一设置邮件跟踪如果，您的每封邮件都想得到回执，那我们可以这样做：进入“收件箱”，选择菜单“工具”下的“选项”，如图：弹出“选项”对话框，如图：在“首选参数”对话框中，单击“电子邮件选项”，弹出“电子邮件选项”对话框，如图：然后，单击“跟踪选项”按钮，弹出“跟踪选项”对话框，如图：看到了吧，您可以选择您需要选择的选项了。3．日历使用邮件的收发就介绍的这。Outlook提供的另一个功能就是它的日历功能。日历功能有什么用呢？它可以帮助您计划您一天的时间安排。3．1工作日初始化在使用日历功能之前，您必须初始化一下，单击“工具”菜单，选择“选项”，然后，在弹出的对话框上单击“日历选项”，弹出“日历选项”对话框，如图：我们需要改动三个地方，首先，要将“一周的第一天”从“星期天”改成“星期一”，“开始时间”改成公司的上班时间“8：30”，“结束时间”改成“17：30”，然后，单击“确定”。好，初始化完成了，下面就可以用我们的日历了。3．2创建日历项：进入日历功能，单击“新建”按钮，或者，在日历中单击鼠标右键，选择“新建约会”，弹出对话框，如图：应该知道怎么填吧？那我就不多说了。填好以后就会在日历里显示出来，如图：并且在指定的时间发出声音和弹出对话框提醒您。3．3日历的典型应用：讲了那么多，怎样才能发挥日历的作用呢？下面介绍我的一些应用案例，通过这些案例，或许对您有些帮助。应用1：安排自己一天的工作：“忙，真的很忙，真的没有时间！”，这往往是我们在工作中发出的感叹！其实，如果我们能够计划一下自己的时间，或许感觉能够好很多。每天来到办公室，我要干的就是把当天的八个小时安排好，下面便是我一天的安排，如图：怎么创建的，不用我多说了吧。应用2：安排定期任务：我的工作中总有些事情是每隔一段时间都要做的，比如：定期察看服务器日志等。OUTLOOK就可以帮助提醒我。创建好一个项目，如图：现在，我想在每个月最后一个工作日来写总结。大家都知道，每个月的最后一天是不确定，每个月的最后一个工作日就更不确定了，然而，通过OUTLOOK就会定时地提醒您。单击“重复周期”按钮（上图框起来的按钮），系统弹出对话框，如图：按照自己的需要设置时间（如上图），这样每月的最后一个工作日，OUTLOOK就会按期提醒我写工作总结了。您根据您的需要，您也可以设置“按天”、“按周”等其他定期时间。应用3：与他人约定共同工作时间我们在日常的工作中常常需要与别的同事合作，那么，同事什么时候有时间呢？约好地时间，他会不会忘记？OUTLOOK可以帮助我们预约时间，帮助我们提醒同事。首先，我们在日历中创建一条约会。接下来，邀请我们的同事一同参加。怎么要求呢？单击工具条上的“邀请与会者”按钮，这是约会项目就多了一个“收件人”条目，如图：在收件人栏目中输入您要邀请的同事的内部邮件地址（如上图），然后我们要检查他的可行性（他在您约定的时间内是否有时间），怎么检查呢？单击“计划”，如图：如果，他们没有时间，那么只好再约时间了。建好后，单击“发送”按钮，在您邀请的人的“日历”和“OUTLOOK今日”上就会出现这条项目，如果对方接受了您的邀请，那么他的OUTLOOK就会定时提醒他。同时，您也会收到他发给您的回执。应用4：标记个人的时间状态通过上面的例子我们知道可以在邀请别人公共工作时，通过“与会者可行性”查看对方的时间安排状态。那么，怎么让别人知道自己有没有时间呢？首先，我们习惯使用outlook日历功能安排自己一天的时间；然后，我们通过对日历项目的时间显示进行设置来向别人显示自己的时间状态，如下图，打开您已经安排好的一个日历项目，然后，单击“时间显示为”选择箭头：选择您想要设成的状态，那么，当别人检查您的空闲时间是就可以看到您的时间安排了。除了上述应用外，您当然还用日历功能来做别的，比如：如果您是一个部门的领导，您可以通过日历安排部门会议等等。4．便签的使用我们经常会使用一种有粘性的小黄纸片给别人留条或自己贴在桌面上提醒自己一些事情。Outlook也为我们提供了一种电子的小黄纸片，这样我们就可以用它来记录一些小的，不用列入时间历程的小事情。5．任务管理outlook另一个用户安排协作任务和时间安排的工具，那就是“任务”功能。任务功能使用跟日历的使用很相似，不同的是，任务功能可以跟踪任务的完成情况，跟踪进度，但是，任务项目不会再日历中显示，只会在“任务列表”里显示出来。应用1：领导分派任务在我的任务列表中会看到任务情况，如图：通过在他自己的计算机上的OUTLOOK就可以安排任务。第一步：新建任务单击“任务”快捷方式，进入“任务”功能，然后单击“新建”按钮，就弹出一个用于安排任务项目的对话框，如图：看上去和日历项目很相似吧，您就可以填写相应的内容。第二步：分配任务：任务已经建好了，开始分配任务吧，单击“分配任务”按钮，界面变成了如下图所示的样子（多了一个“收件人”栏目）：输入要分配对象的邮件地址（如上图），单击“发送”，这样一个任务安排就完成了。接受或拒绝任务：安排好任务以后，在我的任务列表里就有了部长安排的任务，打开任务列表，如图：通过下列操作，我们就可以知道哪个任务是谁安排的了：用鼠标右键单击标题栏，如图：从弹出的菜单中选择“字段选择器”，弹出“字段选择器”对话框，如图：在字段选择器对话框中选择“申请人”字段，按住鼠标左键，将它拖到标题栏上，如图：放开鼠标左建，OK，申请人就出来了，我现在能知道哪个任务是谁分配给我的了，如图：双击该项目打开它，看看里面的具体内容，您现在可以通过单击工具条上的按钮，选择“接受”或者“拒绝”该任务了：没意见，接受吧。当您选择了“接受”或者“拒绝”时，系统将会提示您是否要编辑响应内容。如果您有什么需要说明的，如拒绝的原因啦，完成该任务的前提啦，您都可以写在相应内容里。标记任务进度：现在我要开始动手完成安排给我的任务了，为了了解任务的完成情况，我可以通过标记任务的进度来说明，任务进行得怎么样了？打开这个任务，首先把这个任务的“状态”由“未开始”改成“进行中”，我已经开始着手做了，如图：当任务进行到一定阶段，我通过修改“完成率”来说明，任务完成的进度，如图：最后，当任务完成时，把状态设置为“已完成”。通过outlook就可以了解到整个人物的进展情况，而不用时不时地来问一问，看一看，省了不少事情。怎样，很方便吧？8．高级应用8．1撤销邮件（重发）发错邮件了，怎么办？没关系，如果发现得早，对方如果还没有阅读该有的话，我们还可以撤回重发。当然，他要是已经看过了，那只好再发一次了。首先，我们要打开“已发送邮件”，然后找到您要撤回的邮件，打开它。然后，从菜单“动作”中选择“撤回该邮件”，如图：这样，您就可以撤回您的邮件了，如果，您只是想更换一下邮件的内容，您也可以选择“重新发送这封邮件”用新的邮件替换旧的邮件。8．2外出代理当您要出差的时候，您是否想通过某种方法通知那些给您发邮件的人您不在公司呢？我们可以通过“外出时的代理程序”来完成这件事情。从主菜单“工具”中选择“外出时的代理程序”，弹出对话框，如图：输入您要答复的信息，单击“确定”。