(21)连锁超市采购业务的程序

连锁超市采购业务的程序采购业务程序一、目的规范商品采购过程，加强采购工作控制。二、范围本程序适用于经营中所需的商品采购业务操作和管理。三、职责1、新品室负责新品申报、质量控制、商品退调换。2、业务员负责商品采购、供应商控制、促销活动。3、内勤负责数据统计、租赁联营、促销活动管理。4、业务经理负责采购业务审核和管理。四、相关文件1、新品引进流程2、商品货源组织流程3、商品退调换管理制度4、商品特价帐务调整规定5、商品引进质量标准6、商品采购属性制定规定7、商品退货操作流程8、商品封仓处理流程9、DM工作流程10、临时促销流程11、促销活动操作规定12、促销人员管理规定13、业务通知下发规定14、租赁（联营）操作流程15、代销改经销流程16、采购部缺品考核方案17、采购部考核制度五、工作程序1、商品引进（1）采购原则业务员对以下商品应优先考虑采购。a.名、特、优商品。B.知名度高的商品。C.适销对路的商品。（2）采购要求ⅰ增加商品组合广度，降低商品组合深度，引进商品时一般考虑同类产品不超过5种。ⅱ商品引进必须经质检，符合商品引进质量标准。ⅲ进场费用按公司规定收取，特殊情况再协商解决。ⅳ商品毛利率必须达到公司制定的同类商品毛利率标准，同时商品的进价须是市场最低价。ⅴ商品进货发票须是增值税发票（粮食等兑换商品除外），且开具增值税发票的单位名称要与供应商名称一致。（3）新品接受ⅰ业务员走市场或接待厂方推销，引进商品。ⅱ新品室审核证件、样品，符合申报条件的，由供应商填写一式四份新品接受单。ⅲ新品会审核同意后，业务员与供应商谈判，落实审核的相关内容。（4）新品建档ⅰ供应商交纳各项费用后，业务员落实进价和审核新品导入信息处理单中的相关内容。新厂家进场，业务员要和供应商签订新厂商进场试销协议。ⅱ确定商品编码、售价、毛利，建立商品档案。配送商品增加所有门店档案，配送方式定为人工配送；上柜商品只增加试销门店档案。ⅲ新品属供应商直接上柜的，业务员打印直接上柜通行卡。新品属公司配送的，业务员确定试销门店，填写新品首次分配表，配送中心依据新品首次分配表，将新品配送到相关门店。（5）试销跟踪ⅰ新品进货后，门店开始进行商品试销，试销期为两个月。ⅱ试销期间，业务员要跟踪新品的陈列情况、货源情况、销售情况、质量情况、促销情况。ⅲ试销结束后，根据销量和其他情况确定是否引进。试销合格，业务员和供应商签定正式合同。如果不合格，视具体情况延长试销期限或通知供应商商品淘汰。2、货源组织（1）商品订货ⅰ业务员每天查看分管大类的商品库存和销售情况。ⅱ商品库存量设置最小、最大库存警戒线。ⅲ一次进货量保持在7—15天的销量范围内，对于百货等保质期长但周转速度慢的商品，可以适当放宽进货量。ⅳ业务员根据商品采购要求和商品周转要求制定采购订单。ⅴ供应商凭采购订单在规定时间依据订单要求送货到配送中心。（2）商品配送ⅰ门店经营商品主要有三种配送方式：直接上柜、自动配送、人工点菜。ⅱ直接上柜商品仅限保质期三个月以内和不宜运输的商品。必备商品、主力商品、畅销商品、门店审定的一般商品原则上要采取自动配送。烟、高档酒、散粮、其它散营食品、新品和各门店根据自身实际情况确定的非畅销品种，可采取人工点菜方式组织货源。（3）库存管理ⅰ库存管理原则：以销定进、勤进快销。ⅱ业务员在掌握配送中心库存量的情况下，还要了解各门店的销售和库存，对配送中心库存较大商品须在当月处理完毕，对个别门店一些库存量较大的商品，有义务帮助门店调剂或采取其它方式解决。ⅲ每逢节日、节气时，业务员必须提前充分做好节日、节气的货源供应，转换节气时要注意落令商品的处理。ⅳ业务员要根据季节或市场的变化，及时将库存进行结构调整。对库存量较大或快要临期的商品，要尽快与供应商联系退货。ⅴ对库存量较大或滞销且不能退调的商品,业务员要及时以书面形式报业务经理，并提出处理意见。ⅵ由于业务员个人原因造成的商品积压或过期，无法退调使公司造成损失的，业务员要承担一定的经济责任。ⅶ业务员时常要对商品的库存与销售进行分析，掌握市场动态与一般的销售规律，做到合理把握库存量。3、商品售后（1）商品封仓ⅰ商品临期封仓a:封仓时间规定对一年以上保质期的商品，剩1/5时封仓。对8—12个月保质期的商品，剩2个月时封仓。对6—8个月保质期的商品，剩45天时封仓。对3—6个月保质期的商品，剩20天时封仓。b:封仓商品处理采购部根据配送中心提供的封仓商品清单，在两个工作日内填写处理意见：退厂家、继续销售、削价处理，返回配送中心。ⅱ质量问题封仓商品由于质量的原因被质检部封仓商品，配送中心将此商品就地封存。在两周内质检部通知处理意见：退货、启封配送。（2）临期、残次商品退调ⅰ业务员和供应商签订合同时，要签署临期、残次商品退调换条款。ⅱ直接上柜商品由供应商到门店退调，公司配送商品退调方式：供应商到店、新品室代退、集中退退货仓。ⅲ供应商需到门店解决的退调换商品，15天内未解决，门店有权填写货款拒付单，业务员接单后，暂停为供应商结账。ⅳ异地分公司集中处理商品调货，业务员应比室内店多出4天时间安排异地分公司调货到室内指定店。(3)商品退货ⅰ商品退货原因：淘汰、清户、质量问题、临期、残次。ⅱ采购部内勤周三统一下发退货通知。属上柜的业务员当天通知供应商不再送货，门店接退货通知后，联系供应商退货，供应商8天内不能退净的，采购部下通知退货仓，业务员通知供应商集中退货，即日起业务员向供应商收取仓储费*元/天。属配送的，门店和配送中心按要求在规定时间内退货至退货仓。业务员通知供应商在退货集中截止日期后一周内退货完毕，否则，向供应商收取仓储费*元/天。4、广告促销（1）DM谈判ⅰ促销计划营运部负责拟定促销计划，内容包括：a活动主题及促销时间b促销品种及数量（细分到小分类）c操作流程及日程安排ⅱDM商品要求a按照促销计划的小分类要求选择品种和确定促销力度。bDM商品促销范围原则上分公司和异地分公司同时进行。cDM商品不得两个档期连续进行。d特价商品原则上要更改进价。eDM商品须缴纳DM费用，临时特价不得与DM档期同时操作。fDM买赠商品要洽谈赠品到位操作方式。gDM限量商品注明限量件数及分配方案。h业务员规范填写DM登记表并经业务经理审核。ⅲDM费、帐务调整a特价商品帐务调整，业务员依照商品特价帐务调整规定在特价结束后15天内办理完毕。bDM费用收取在特价结束后在当月内收取完毕。（2）临时促销ⅰ操作要求a促销时间以周为单位，原则上不得少于2周。b临时特价毛利不低于原毛利。c明确促销形式，特别是买赠商品赠品的落实。d临时促销执行门店范围和门店最小库存意见。e临时特价原则上更改进价，特价结束后15天内落实帐务调整。ⅱ操作程序a业务员填写《商品信息变更通知单》，内容包括：促销形式、促销时间、促销范围、原进价、原售价、促销进价、建议特价。b业务员于每周三把《商品信息变更通知单》转市场部调研员。c营运部每周四审核临时促销，促销启止日期均为每周五。（3）堆头专架、陈列、广告ⅰ业务员根据公司资源配置、业务需要与供应上进行谈判。ⅱ内勤根据业务员签订的协议开具促销许可证。ⅲ内勤定期到门店跟踪检查门店配合情况。5、人员管理（1）廉政要求ⅰ业务员不许私下接受供应商请客吃饭，回扣礼品。ⅱ业务员收到供应商请柬后，必须上缴采购部经理统一安排。ⅲ业务员收到礼品、礼金必须上缴监察部统一处理。ⅳ业务员不得擅自将商品的样品或赠品送于他人。ⅴ业务员违反以上规定按公司监察部的相关规定予以处理。(2)缺品考核ⅰ考核内容DM商品、一般商品+新品缺品率、必备+主力缺品率ⅱ考核标准a必备+主力缺品率超过2%，处罚标准为每次*元。b一般+新品缺品率超过2%，处罚标准为每次*元。cDM商品库存低于最小库存量，处罚标准为每个商品每次*元。ⅲ考核方式a业务员每天上午9点将分管商品缺品数报给内勤。b内勤在DM档期每天查询DM商品配送中心库存。c内勤每月2号前统计上月各业务员的缺品情况并依照规定予以处罚。（3）业务考核ⅰ考核范围业务流程中的具体工作人员。ⅱ考核内容周转天数、供应商引进、新品引进、老品淘汰、必备+主力缺品率、一般+新品缺品率、缺品率、进价降低、进价偏高、毛利率、退调未解决比数、门店与供应商投诉次数、每月交办任务完成率、营业外收入、工作态度、考勤。每月考核内容依据实际情况增加或者减少进行考核项目调整。ⅲ考核方法采取“5分制”考核办法，量化指标以百分比确定得分，分为20%、40%、60%、80%、100%五个级别。非量化指标由业务经理进行考评，依据考核结果确定得分，分为优秀、良好、一般、差、较差五级评定。平均数指标考核以平均数为基准，上、下分为上20%、上40%、下20%、下40%共五个级别，然后确定得分。考核项目根据其重要程度，确定不同的权数。考核结果为考核分值×权数为实际得分。每月5号前统计各业务员上月相关项目的总分值，作为业务员考核的重要依据。六、记录和报告表式1、商品信息变更通知单2、DM商品登记表3、商品退调换汇总表4、新品接受单5、新品导入信息处理单6、直接上柜商品通行卡7、新品首次分配表8、商品进价变动调整单9、赠品单10、调帐通知11、超界期商品入库申请单12、业务通知申请13、商品退货通知14、促销人员许可证15、厂商进店许可证16、促销活动许可证17、采购订单18、采购退货通知单19、结算方式调整表20、采购部业务工作考核表21、全国供货合作协议22、代销协议书23、新厂家进场试销协议24、租赁协议25、联营协议26、促销协议27、经销协议书新品引进流程程序工作内容负责人一、新品接收1、审核证件、样品，符合申报条件的，有供应商填写一式四份新品接收单。2、审核新品接收单品签字后，安排供应商带一式二份接收单与业务人员进行业务洽谈，新品单交业务员一份。3、每周四上午十点，将当周新品按大分类录入微机完毕。新品室三、新品会1、每周五下午召开新品会，参加人员：主管领导、采购部经理、营运部经理，采购部、营运部相关业务员和调研员，新品室主管。2、新品会上，确定当周新品是否引进、引进品种数、进价、毛利、费用标准等相关事宜。3、对于急需引进商品，经新品室、业务员、采购部经理审核后报主管领导特批。六、业务谈判1、业务员接到新品导入单后，根据新品会结果与供应商再次谈判。谈判符合新品会结果，供应商缴纳各项费用后，业务员对新品信息单中品名、条形码进行审核，填写落实进价、建议价、配送包装稀疏，根据试销门店确定初次拟购量，经采购部经理审核后，统一转采购部内勤，内勤于每天下午下班前将采购部经理签字后新品导入单传市场部。2、对于新供应商，业务员必须与之签订试销协议后方可引进。试销结果转正后签订正式供需协议。业务员七、新品建档1、营运部调研员接到采购部传回的新品导入单，确定商品编码、落实售价、落实毛利，经营运部经理审批后，调研员当天建立新品档案（品种数超过15种可顺延一天），并与当天下午下班前将一联正是的新品导入单统一转采购部业务员。2、关于新品配送方式及建档门店：（1）配送商品的配送方式全部定为“人工配送”，增加所有门店档案；（2）上柜商品只增加试销门店档案。营运部八、公司配送新品进货、分配1、新品属配送商品的，业务员下达进货指令（要求当天完成）。属上柜商品的，打印直接上柜商品通行卡。2、新品录入当天填写“新品首次分配表”（见附表，接表当天完成），试销一组门点的，由采购部经理审批；试销所有门店的，由采购部经理签字后转主管领导审批。经审批后的“新品首次分配表”注明入库日期，与新品导入单一起转内勤。内勤在商品入库当天传真至配送总心。业务员二、新品信息整理每周四上午十点，复制当周新品，进行市场调查，于新品会前录入市场价、毛利率、分类品种、分类毛利等信息，打印当周新品单。营运部四、新品汇总单新品会结束后，新品室负责打印新品汇总单一式四份，于第二周周一办理完审批手续后转公司采购部、营运部、总执办各一份。新品室五、新品导入信息处理第二周星期二十点前，应运部各调研员根据新品会讨论结果及新品汇总单，打印新品导入信息处理单，一式二联，统一转采购部内勤，由采购部内勤分发至分