门店物流手册

太原亲情乳制品连锁有限公司物流配送管理手册二零零五年三月日太原亲情乳制品连锁有限公司2流程管理细则一、总则二、采购流程1、采购流程2、商品组织表3、采购文本资料4、收费标准5、定价流程6、变价流程7、新品分货流程8、直入管理（同门店）9、商品质量管理说明（同配送、门店）10、市调管理11、商品陈列管理（商品配置图）12、反贿赂协议（同防损）13、合同管理（供应商合作）（同财务）三、配送中心流程1、定货流程2、收货流程3、配送流程4、退货流程5、搭赠品管理（同财务）6、转货管理流程（同门店）7、商品质量管理说明（同采购）8、报损流程管理（同财务）9、车辆管理（同行政）四、门店销售管理1、直入管理2、缺货管理太原亲情乳制品连锁有限公司33、补货流程4、陈列管理（同采购）5、收货管理流程6、换货管理流程7、转货管理流程8、搭赠品管理（同财务）9、促销折扣管理流程（同财务）10、盘点流程管理（同财务）11、商品质量管理说明（同采购）12、市调管理（同采购）13、客户投诉处理（同客服）14、客户管理（同客服）15、团购管理（同客服）16、发票管理（同财务）五、电脑信息六、财务结算流程1、财务结算流程2、财务借款、报销制度3、发票管理4、盘点流程（同门店）5、收费规定及说明（同采购）6、搭赠品管理7、耗材管理规定8、营业外收入管理规定（同采购）9、报损流程管理10、促销折扣管理流程11、合同管理（租房、12、合同管理（供应商合作）13、出差管理（同人事）太原亲情乳制品连锁有限公司4合同附件供应商商品价格单(附件二)供应商编号：供应商名称：发票类型：条码品名规格/包装含量单位税率价格产地最少订货数含税整箱价格填表人：（盖章）注：1、价格执行时间:；2、单位指门店最小零售单位；供应商资料表部门：序号供应商编号供应商名称（简称）联系人联系电话主要品项/品类定货办公12345填表人：（采购）注：卖场按采购拟定的定货计划下定单/缺货单太原亲情乳制品连锁有限公司5采购管理调价(促销)通知单部门：变价/促销执行时间：货号品名规格/包装含量单位进价促销进价原售价促销价备注填写人:日期:商品部经理签字:电脑部:太原亲情乳制品连锁有限公司6促销管理促销及促销员管理一、促销申请程序程序执行人填写促销申请单供应商协商商品部采购部/供应商签定《入场促销协议》采购部/供应商缴纳促销费用财务部/供应商促销组登记备案促销组/卖场卖场陈列定货采购部/业务(POP制作)促销组监督、考核（活动结束，促销活动分析）注：1、由供应商缴纳各费用，按促销协议进行操作（先交费后活动）；2、任一促销由促销组统一管理，并接受防损及督导的检查及监督；3、促销结果分析促销申请单姓名：部门：日期：促销类别促销天数促销时间事由请假人：采购主管财务部总经理注：本单一式二份，供应商一联，采购一联太原亲情乳制品连锁有限公司7二、促销员申请程序程序执行人促销申请供应商协商采购部采购部签定《入场促销协议》采购部/供应商缴纳促销费用及保证金财务部/供应商促销组登记备案（领工装）促销组/综合办促销员岗前培训促销组/促销员促销员考试合格方可上岗太原亲情乳制品连锁有限公司8二、配送流程说明：1、分店向配送中心要货，称补货2、配送中心向分店配货，称配送3、供应商向配送中心送货，称收货4、配送中心向供应商要货，称下定单定货配送中心定货流程（上接采购流程、补货流程）配送中心（下定单）下定单（一式二份，一份配送、一份供应商）配送中心供应商送货配送中心（收货/凭配送中心定单联收货）打印《验收单/入库单》（一式三联，财务、供应商、配送）配送中心（供应商、配送中心收货人三联签字盖章）配送中心财务供应商记库存帐配送中心库存帐/记往来帐财务对帐/开发票财务结算付款配送中心盘点太原亲情乳制品连锁有限公司9进入配送流程（财务对配送中心考核）配送中心定货流程一、流程程序（上图）二、注意事项：1．库存（最少存货量）2．销量（一段时间销量，排除特殊销量）；3．送货周期（一段时间，以周或以日为计算单位）；4．商品季节性,特价、特卖、供应价格折扣期限；5．商品结构要求（定位要求）；6．高毛利产品及促销品区别；三、计算方式订货数=(一段时间销量+最少存货量-结存数)*系数（排除特殊原因，一段时间销量----指供应商送货周期，最少存货量---指最少排面数）四、说明与规定：1、配送中心提供订单建议数量，由采购人员按实际库存及销量下最终订单。2、电脑部统一打印的《机制订单》，定单一式二份，第一联给供应商、第二联收货部。3、《订货单》以供应商单位为准，每次按同一供应商、一定周期一次性订货，避免重复订货或不规则订货。4、《订货单》上的订货单位为本门店最小零售单位。5、《订货单》须由采购经理签字，方可生效,定货组见有效订单订货。6、《订货单》有时效性，过有效期供应商未送货者，订单自动失效。7、《订货单》每日之前汇总至采购部定货组，由采购部定货组统一发订单，超时提交者由各柜组负责。8、《订货单》为配送中心向供应商发出的要货通知单，供应商凭订单所列品项及数量送货，多于订单数量可视为供应商免费赠送的商品或有权拒收。9、订单在每次收货结束时由收货部人员加盖《作废》章，并统一交回财务部。10、定单价格按合同协商价格或最低进价为准，若有改动须由采购（商品部）同意的《商品变价通知单》。太原亲情乳制品连锁有限公司10五、定单定单TO:(供应商)送货日期：From:订货日期：货号品名规格/含量单位价格订货数实收数量件数备注/搭赠数填写人：门店；注：1、此订单有效期天，过期作废；2、商品保质期不得低于1/3。六、定货说明与技巧1、要货周期按供应商结算期要求掌握，但尽量选择勤进货（勤结算）；2、建立理想库存（商品库存及进价没有绝对值）；3、高周转率是零售的利润来源之一，同时取得供应商资信支持的有效方式之一；太原亲情乳制品连锁有限公司11配送管理配送中心收货流程一、单据流程初次订单（采购）续订单（卖场）（建议订单）订单一式两份、一份供应商一份收货部订货组（发订单）供应商送货配送中心收货部收货收电脑部工作站货打印进货单单（一式二份）对配送中心收货部确认盖章帐收货记录）付一份一份支票）核算供应商款会核计算核算收回《进货单》通知开发票、开《付款申请单》付款申请单供应商付款申请单财务经理总经理批阅财务部（出纳）太原亲情乳制品连锁有限公司12二、收货总则1、诚实原则：收货的数据必须是真实的，不是虚假的；收货的人员必须是诚实的，不得接受供应商的任何馈赠和索要任何物品、钱财等。2、正确原则：收货的数据必须是正确的，与实际的送货相一致，错误的单据必须进行即使的纠正。3、优先原则：退货优先原则，即先办理退货后，再进行收货程序；紧急优先原则，卖场已经缺货并等待销售的商品，可以考虑优先收货。4、区域原则：收货执行严格的区域原则，即未收货、正收货、已收货区域。各个流程中的商品必须在正确的区域内，如未进行收货的商品或不符合收货标准的商品必须在未收货区域内存放或处理，正在进行收货的商品只能在正收货区域内，已经完成收货程序的商品才能进入已收货区域。5、安全原则：收货部的整个区域执行严格的安全原则，包括叉车的运作、周转仓的商品存放、收货商品的码放与运输等，都必须遵守安全原则。6、当日原则：收货部执行当日原则，即当日的收货、退货必须当天完成确认的工作，不能推迟录入和确认。三、收货部收货前准备工作（有效定单）1、取定单（由采购部主管签字确认的定单）。2、整理收货平台。3、后仓整理有足够空间。4、检查订单，了解当日送货供应商及商品。5、及早准备退、换货的商品。6、安排备用货栈，保持通路顺畅。四、收货要点1、商品与外包装必须符合标准，不符合标准的在未收货区进行处理。2、单品的送货数量低于订单数量的60%--100%之间，送货品种低于订单品种的60%，可以拒收。3、正在验货、点数的物品，必须在正在收货的区域。4、收货员必须亲自进行点数，不允许供应商点数与报数。5、验货的内容：商品保质期、外箱、合格证、配件、单品的包装等，进口商品是否贴有商检标签和中文说明等。6、验货采取的方式是开箱验货，对于非标准箱须全部开箱、对于标准箱按比率太原亲情乳制品连锁有限公司13抽验，开箱比率10%--20%。7、检查供应商是否按订单提供相同数量的商品。8、检查合同质量要求提供的产品。9、允许保质期在短的少数商品可以换货，其他商品一律执行退货程序。五、收货验收步骤（先退货后收货，凭定单收货）：1、收货部确认（供货合同）及订单，凭订单收货。2、安排供应商送货到指定平台位置堆放。3、检查单据与订货数是否吻合（交货量=订货量）。4、与供应商人员一起查数（送货数=单据数），在订单实收数量栏填写实收商品数量；5、检查质量（保质期不低于1/3），及对无国际码商品预贴条码。6、供应商退货（按合同办理，原则上先退货后收货）。7、验收合格，收货、供应商双方签字，签发货品收讫单。8、电脑工作站按定单及供应商送货联，录数打印《进货单》。9、配送中心收货组、供应商在《收货单》上签字盖章，一份给供应商，一份给配送收货部。10、主管人员检查单据，复核收货情况，单据数据若有改动，须有双方签字。11、填写《收/存货进出记录表》（一式二份）。12、品项不在订单上，一律退返供应商，或按赠品办理；13、第一次送货，须提供产品的相关证件。六、收货之后仓储（理想库存）1、以库房管理的原则。2、货品及时入库房并一定要遵循先进先出原则3、量大商品及时堆放整理，后仓商品一定是整箱包装商品；4、注意安全、防火、防潮、防鼠咬，注意后仓通路及防火安全（严禁吸烟）。太原亲情乳制品连锁有限公司14配送商品管理收/退货单部门/店号：供应商名称：日期：序号货号商品名称规格单位单价数量金额备注12345678910合计收货人：送货人：（店铺盖章）（备注：1、一式四份，一份财务、一份电脑、一份店留存、一份供应商；2、搭赠品按进价为“零”计算；3、单位最小零售单位）配送商品管理收货记录表部门：日期：序号定单号供应商编号供应商名称收货单号页数送货人收货人12345填表人：收货组长：（一式二份，一份财务、一份留存）太原亲情乳制品连锁有限公司15商品管理商品坏货管理一、原因：坏货—因破损不能售卖之商品。如：变质、超过保质期限、顶期、破包破损、外包装褪色、变形、顾客投诉的商品、鼠咬商品等，其不包含人为因素产生的坏货；坏货如因人为因素产生的，由当事责任人承担，不予报损。收货部人为因素造成的坏货，由收货部人员承担。二、注意事项：1、坏货退还供应商，以供应商送货周期为限，最多不可超出二次；2、店内坏货，验收合格确准后，以周为计算单位每周退换一次；3、坏货也作为商品，各成员仍须认真保管。盘点时须计入库存；3、各成员若利用坏货作弊，按员工内盗行为处理；4、坏货商品其中有很多原因是员工工作责任心造成的（货品陈列非先进先出、查顶期商品、收货时不认真、不按要求收货（低于1/3保质期）、不开箱检查或开箱率不足、商品陈列搬运时不轻拿轻放、等），须加强员工责任心教育与管理。三、坏货处理一---------供应商退换货1、退货流程供应商坏货收货部供应商收货部电脑部（打单）收货部（同收货流程）财务部五、坏货处理二---报损流程（无法退还供应商及二次销售的商品，报损统一在配送中心处理）配送中心坏货配送部采购部电脑部（打单）收货部财务部六、坏货处理三------折价售卖处理1、折价售卖处理品要求（1）、不能退换于供应商；（2）、产品外形或外包装有问题，能食用或使用，无质量问题；（3）、商品顶期（4）、促销活动2、折价售卖处理方式（1）、统一汇总，做处理价售卖；（2）、门店申请商品折扣价，经公司财务、采购同意，公司采购统一下折扣单，按折扣价销售、填写折扣单。（3）、单据按《商品折扣单》处理，财务按折扣金额作财务处理。太原亲情乳制品连锁有限公司16商品管理附件商品报损单部门/店号：日期：货号品名规格单位价格数量金额备注经手人：财务部经理：电脑部：（一式三份，财务、电脑各一，部门一份留存）商品折扣单店号：日期：货号品名规格单位原价折扣价数量