上海电脑培训班——办公自动化基础知识

第一章办公自动化基础知识第一节办公自动化概述第二节常用办公自动化硬件设备第三节常用办公自动化软件简介习题一信息技术的发展推动了整个社会的信息化进程，并改变了传统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办公设备的出现，更使得办公自动化的程度越来越高，这就需要办公人员掌握办公自动化相应的操作技能，才能胜任现代化办公，逐步提高工作效率。第一节办公自动化概述一、办公自动化的概念办公自动化的概念源于20世纪60年代初的美国等西方发达国家。20世纪70年代，美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为处于萌芽状态的办公自动化做出了如下定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统及行为科学应用于传统的数据处理当中，以处理较复杂、数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务的一项综合技术。在20世纪80年代，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化做出了如下定义：办公自动化就是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人－机信息处理系统。办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存4个基本环节，其核心任务是为各领域不同层次的办公人员提供所需信息。同时，日本的人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念做出了具有哲理性的解释，他对办公自动化的定义如下：凡能够清楚地设置其指标的业务属于工厂型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的目标应是提高工人们在办公室中的工作效率，使办公活动更加人性化。这就意味着在办公系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动无论科学多发达都不能完全由机器来取代。二、办公自动化的优点在实际的办公活动中，借助于各种办公软件和现代化办公设备，可以实现收发文管理、会议管理、远程办公、浏览信息、信息交流等功能，从而提高工作效率，使各种办公活动高效、方便、快捷、顺利地进行。目前，常用的办公自动化软件都具有其各自的功能模块，这些模块所实现的功能实际上就是办公自动化的优点，概括起来主要包括以下几个方面：（1）网络服务模块：提供电子邮件、电子公告、电子论坛等功能，为用户创建方便快捷的信息传送和交流的平台。（2）信息发布模块：用户可以根据自身的需要定制网站，对外部以及内部发布各种信息。（3）日常工作模块：用户可以使用该模块中的任务提示、工作计划和日程安排等功能，安排管理日常工作。（4）行政管理模块：用户可以使用该模块中的会议管理、员工档案、考勤、档案管理等功能为行政管理提供帮助。（5）后勤管理模块：用户可以使用该模块中的制度查询、学习培训、用餐及车辆预定等功能，减轻后勤工作者的负担。（6）系统管理模块：可用于管理本系统的工作人员、用户组、权限以及系统维护等工作。在现代化办公活动中，离不开计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、数码相机等办公设备的使用，借助于这些设备，可在减轻工作强度的同时较大地提高工作效率。一、计算机计算机的出现，使科学技术得到了飞跃性的发展。在现代化社会中，计算机已广泛应用于人类社会的各个方面，它已经成为人们不可缺少的好帮手。第二节常用办公自动化硬件设备计算机之所以能够得到广泛的应用，这与它自身的众多优点是分不开的，其优点主要包括以下几个方面：（1）运算速度快。运算速度快是计算机最显著的特点，目前最快的巨型机计算速度可达到每秒上百亿次。（2）计算精度高。计算机一般的有效数字都有十几位，有些计算机的精度甚至达到上百位有效数字，这在精密的科学计算中是非常有用的。（3）存储容量大。计算机具有强大的数据存储能力，通过计算机的存储器可以将原始数据、中间结果以及运算指令等存储起来以备计算机调用。随着计算机存储容量的不断增大，可存储记忆的信息量也越来越大。（4）判断能力强。计算机除了具有高速、高精度的计算能力外，还具有对文字、符号、数字等进行逻辑推理和判断的能力。人工智能机的出现将进一步提高其推理、判断、思维、学习、记忆与积累的能力，从而可以代替人脑更多的功能。（5）办公自动化。计算机的内部操作是按照人们事先编好的程序自动进行的。只要将程序输入计算机，它就会自动按照程序规定的步骤来完成预定的任务，而不需要人工干预，而且通用性很强，是现代化、自动化、信息化的基本技术手段。（6）可靠性强。随着科学技术的不断发展，电子技术也发生着很大的变化，电子器件的可靠性也越来越高。在计算机的设计过程中，通过采用新的结构可以使其具有更高的可靠性。正因为计算机具有以上众多特点，所以被广泛应用于科学计算、数据处理、自动控制、辅助设计、网络通信以及人工智能等领域。如图1.2.1所示即为常见的台式机和笔记本电脑。图1.2.1台式机和笔记本电脑二、打印机打印机是计算机最重要的外设之一，它也是办公活动中使用较频繁的设备之一。打印机有多种类型，目前常用的包括针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种类型，如图1.2.2所示。图1.2.2不同类型的打印机1．针式打印机针式打印机又称为点阵式打印机，它只能打印点阵图形和字符，常用于标签打印、票据与存折打印等。针式打印机的工作原理是通过打印针对色带的机械撞击，在打印介质上产生小点，最终由小点组成所需打印的对象。打印针数就是指针式打印机的打印头上的打印针数量，打印针的数量直接决定打印效果和打印速度，目前常见的针式打印机为24针针式打印机。针式打印机的主要优点表现在其打印速度快、耐用性高、消耗品价格低廉等，其缺点主要表现在躁音较大、不能连续打印单页纸、分辨率较低等。2．喷墨打印机喷墨打印机相对于针式打印机，其打印效果更好，纸张的处理能力更强，在打印介质的选择上，喷墨打印机不仅可以在信封、信纸等普通介质上打印，还可以在胶片、照片纸、卷纸等其他特殊介质上打印，因此，其应用范围更广。喷墨打印机按其工作原理可以分为固体喷墨打印机和液体喷墨打印机，而液体喷墨打印机的使用范围相对较广。液体喷墨打印机又可以分为气泡式和液体压电式两种。气泡技术是通过加热喷头，使墨水产生气泡然后喷到打印介质上；液体压电技术是由一个与热感应式喷墨技术类似的喷头喷出，但是墨滴由缩小墨水喷出的区域来形成。喷墨打印机的优点主要表现在打印质量好、色彩丰富、打印速度高、整机价格适中等，因此，喷墨打印机成为了普通家庭用户选购的主流产品。3．激光打印机激光打印机可以分为单色激光打印机和彩色激光打印机两大类。单色激光打印机以其优秀的黑白打印质量、快速的输出速度、低廉的打印成本以及极高的打印负荷而迅速成为商务办公的首选；而彩色激光打印机具有专业水准的打印品质，自动双面打印功能，可以为用户打印出精美的宣传手册、广告宣传单、新闻稿件等。激光打印机的工作原理是由激光头产生极细的光束，经过计算机处理及字符发生器送出的字形信息，通过一套光学系统形成0级和1级两束光，这两束光在感光鼓上形成静电潜像，将带有干墨粉的磁刷在鼓面刷过之后，由于静电的吸附性，在鼓面上形成一个与静电潜像完全一致的墨粉图像，再通过显影后转印到纸上，经定影而形成记录结果。激光打印机的优点主要表现在打印速度快、噪音低、打印质量非常好等，其最大的缺点就是价格较高，不能在普通家庭用户中普及使用。无论哪一种类型的打印机，在购买时，都要综合考虑以下几方面的指标：（1）购机用途及价格。应根据打印机的用途（主要用于打印文档还是图片）来购买合适的打印机。另外，在购买的过程中应根据个人的经济能力购买价格适中的打印机。（2）打印质量。打印机分辨率的高低决定打印质量的好坏。通常，如果仅用于打印文档，分辨率为300dpi以上的打印机即可满足需要；如果用于打印照片，则至少需要600dpi以上的打印机才能得到较为清晰的图像。当前主流打印机的分辨率为600dpi和1200dpi。（3）打印速度。打印速度是打印机的另一项重要指标，打印速度由每分钟内打印纸张的多少来衡量。打印速度既与打印内容有关，又与打印分辨率有关，即打印文档相对于打印照片较快，打印分辨率越高，打印速度自然较慢。（4）耗材的费用。耗材的费用主要是指喷墨打印机的墨盒以及激光打印机的硒鼓，在购买打印机时，要考虑打印机在使用过程中购买耗材所需要的费用。由以上几个因素可知，在购买打印机的时候，用户应根据需要，购买适合于自己的打印机。这样不仅可以节省费用，而且比较实用。三、复印机由于复印机能非常快捷地重印各种文本以及图形，因此它也是现代办公不可缺少的重要设备，其外观如图1.2.3所示。图1.2.3复印机按照不同的标准，可以将复印机分为多种类型，具体分类如下：1．按幅面大小分普通办公使用的复印机可以复印A5～A3幅面的文档，如果要复印图纸等较大幅面的文档，可以使用工程复印机来复印，最大可以复印A0幅面的图纸。2．按工作原理分按工作原理的不同，可以将复印机分为传统模拟复印机和数码复印机。传统模拟复印机是通过扫描的方式将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上，产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等过程来完成复印；数码复印机是近年来新兴的一种新型复印机，它通过电荷耦合器件对原稿的模拟图信号进行光电转换，然后将经过数字处理的图像信号输入到激光调制器调制，使用调制后的激光束扫描充电的感光鼓，在感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等过程来完成复印。用户在购买复印机时，应综合考虑以下几方面的因素：（1）价格。复印机相对于其他办公设备来说，其价格较高，用户可考虑购买国内生产的复印机，如桂林的理光、湛江的佳能、上海的施乐等品牌。（2）复印速度。复印机的复印速度是复印机的一项重要指标，用户可根据单位或个人实际的工作量来选购不同档次的复印机。（3）功能。不同的复印机具有不同的复印功能，用户可根据日常工作需要，选择具有相应功能的复印机。四、传真机使用传真机，可以通过公用电话网将文件、图像、报纸、相片等在发送方和接收方之间完整地进行传送。传真机是集计算机技术、通信技术、精密机械与光学技术于一身的通信设备，其信息传送速度快，接收副本质量高。它不仅能准确、原样地传送各种信息的内容，还能传送信息的笔迹，适于保密通信。它具有其他通信工具无法比拟的优势，因此在办公自动化领域中占有非常重要的地位。目前市场上流行的传真机从功能上分，可以分为以下4大类：（1）低档型。该类型的传真机只有简单的收发传真功能，且在收发传真的过程中必须使用热敏纸进行收发；一般带有复印功能，有些有液晶显示功能，有些没有。（2）中档型。该类型的传真机使用热敏纸收发传真，带有液晶显示中英文功能，能够自动切纸和自动进纸，允许无纸接收，支持呼叫转移、来电显示和电话录音，并带有外置式计算机接口。（3）中高档型。该类型的传真机可以使用喷墨打印机用纸及热转印纸类的普通纸，带有液晶显示功能，能够自动进纸，允许无纸接收，支持呼叫转移、来电显示和电话录音，并带有内/外置式计算机接口。（4）高档型。该类型的传真机可以使用激光打印机用纸类的普通纸，具有多合一功能，并带有计算机接口。如图1.2.4所示即为3种不同类型的传真机。图1.2.43种不同类型的传真机虽然传真机有多种类型，但真正决定传真机性能好坏的技术指标包括3项，分别为发送时间、灰度级别和清晰度。（1）发送时间。发送时间又称之为发送速度，是指传真发送一张标准A4稿件所花费的时间。该时间越短，传送效率就越高，一般应使用发送时间不超过15s的传真机。（2）灰度级别。灰度级别反映图片层次的亮度变化，级别越高，图片的层次越丰富，图像也就越逼真。目前流行传真机的灰度级别主要有16级、32级和64级3个级别。（3）清晰度。清晰度又称为分辨率，是指传真机对原稿中细小部分再现程度高低的一项指标。目前流行传真机的水平清晰度为8点/mm，垂直清晰度分别为3.85行/mm、7.7行/mm和15.4行/mm三种档次。用户在选购传真机的过程中，可通过以下几个步骤来检测传真机的质量：（1）看造型是否美观，外形大小是否合适。（2）使用传真机进行复印以测试传真机。（3）在市话网上收发传真来检测收发传