《如何打造九段秘书》

2017如何打造•秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在，才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍，那么至少一半是我的秘书的贡献。•在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。——全球第一CEO杰克.韦尔奇TEMPLATETEMPLATE电话打完就可以了吗？老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了……TEMPLATETEMPLATE我们会说：我忘记了！我们会说：我通知了！我们会说：我不知道！我们会说：我不会做！总是很忙，可总是提供不了领导要的结果！本想帮领导分担一些事情，谁知却有更多问题问领导，最后领导变成了秘书的助理！①递资料——帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。②做提醒——递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。③审资料——递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。④汇工作——递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。⑤做分析——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。⑥帮汇总——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。⑦追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。⑧追结果——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。⑨做流程——把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。有追求负责任重视细节为什么做秘书比如何做好秘书更重要！•年薪1200万的“打工皇后”，和记黄埔独立非执行董事洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。——李嘉诚原秘书洪小莲结果思维“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。1段2段3段4段5段6段7段8段9段发通知首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。抓落实发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间勤准备发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议细准备发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考做记录发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员定责任发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份追结果发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系,通过建立一个培养九段秘书的机制来复制和超越自己!结果意识强化阻碍达到阻碍“如果明天我有事要去广州，那我一定会赶到。如果没有汽车，我就开摩托车去；如果没有摩托车，我就踩单车去；如果没有单车，我就走路去；如果前面有河流挡道，没有渡船，我就游过去，走得累倒，我爬也要爬去。”通过九段秘书的对比，我们可以了解到应付工作是任务，提供价值才是结果。由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。也就是说对于工作理解的不同，对于工作态度的不同，造成了工作执行力的不同，使得整个工作结果产生了翻天覆地的变化。我们的企业不缺乏思想、不缺乏严谨的制度，更不缺乏可行的发展战略，而是缺乏显著的执行力！行动结果每件工作都有它自己的目标，执行过后都要总结一下目标的完成情况及其成果。在执行过程中，如果有意外情况发生，也要适时改变策略。要摆正自己的心态，用心去改掉自己爱拖延的坏毛病，去提升自己的执行力。找出一张纸，列举出自身相对于执行力的一些缺点，而且，让身边的朋友也写这样一份清单，这些都是提升自身执行力的拦路虎，要一一去克服它们。一件工作，不是执行就完了，更重要的是执行过后的结果，如果只有过程没有结果，从公司的角度来看，就是在做无用功，仅仅是一个听话办事的机器。THANKYOU