高效会议管理技巧(最新版)

高效会议管理技巧课程目标•了解会议，了解会议的目的、和作用•了解会议效率不高的原因及对策•掌握有效为会议做准备的要领•掌握会议中的沟通和反馈技巧•掌握会议主持人的会议管理技巧•学会提高会议效率和质量的技巧会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！一、会议综述•会议的意义•会议的目的•会议的成本会议的意义•会议是一个集思广益的渠道•会议显示一个组织或一个部门的存在•会议是一种群体沟通的方式会议的目的•开展有效的沟通•传达资讯•监督员工、协调矛盾•达成协议与解决问题•资源共享•开发创意•激励士气•巩固主管地位达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领•会议的时间成本•直接的会议成本•效率损失成本会议成本的计算二、会议效率不高的原因及解决方案•会议效率不高的原因•高效会议的八大特征•会议规范会议效率不高的原因开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。开会的原因、目的和结果（7）开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。会议的准备工作（6）参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。参会者的技能（5）会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。主持人的技能（4）必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。开会对象的选择（3）会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。地点（2）会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。时间（1）具体表现原因项次高效会议的八大特征•只有必要时才召集•好好筹划过•拟订和分发了议程表•遵守时间•一切按部就班•请了最有经验的和有才能的人出席•作出了评论和归纳•记录所有决定、建议和负责人会议规范种类•时间安排方面的规范•固定的会议流程规范•会议本身要遵守的规则三、开会前的准备工作•是否要开会•准备工作的作用•1H5W•准备工作核对单•主持人的准备工作•无需开会的理由•必须开会的理由准备工作的作用•选择最恰当的选择方式•使参会者能对讨论有清楚的方向可循•清楚的告知参会者应有何种行为表现•节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析四、成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议如何做开场白•定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。•内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。•程序：•概观会议进行程序；•提供与会议有关的资讯；•规范议程；•指定会议记录者；•征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因1.对会议的议题特别熟2.地位最高而且声音较大3.负担较多的行政责任如何掌握议事进度•语言方式•非语言方式如何达成决议—决策方式彼德·德鲁克决议法：•用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识•列举或图示各提案并开始讨论•客观比较各提案的优劣，避免意气之争•估计各提案之获益律•估计有无采集更多参考资料的需要•征求反对意见•以中立角度检视正反意见•寻求与会者对各题案之认同•对提案做适当的休整与妥协•确认议事结果•组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策五、会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈六、主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录说话技巧展示探询评论建立测试理解情况总结排除引进就程序提出建议七、主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则与责任主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度参会者的守则和责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结八、会议记录会议记录者的功能对会议记录的10大建议会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者九、会后跟进作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进1.请大家填写会议评估表2.针对意见做出改进措施3.询问和联络缺席的同事4.制定跟进计划，负责跟进5.如有需要找高层协助6.如计划进行顺利，取消下次会议7.会议之后检讨得失提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为THANKYOU