合同、信息管理和组织协调

合同、信息管理一、合同管理1、合同管理工作内容（1）协助业主确定本工程项目的合同结构。（2）协助业主起草与本工程项目有关的各类合同，并参与各类合同谈判。（3）进行上述各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同的情况检查。（4）协助业主处理与本工程项目有关的索赔及合同纠纷事宜。2、施工合同管理制度施工合同是监理工作的重要依据之一，因此，对施工合同的管理将贯穿监理工作的始终。其主要措施为：（1）协助建设单位签好施工合同及相应的协议文件。（2）对总包和分包施工合同及建设单位直接分包合同及时向有关单位索取合同副本，并编号归档。（3）对在施工过程中的建设单位和施工单位协商的有关补充协议及时进行编号归档管理。（4）对签订的施工合同项目监理机构组织各监理工程师认真阅读熟悉，明了施工合同的有关条款。以便了解掌握合同内容，进行合同的跟踪管理。（5）坚持在监理三控过程中及时查阅相关施工合同或协议，按照合同管理工程，包括合同各方面执行情况检查，向有关单位及时准确反映合同信息。（6）本工程合同执行情况每月在建设监理月报中反映。3、合同管理执行措施（1）分清合同中每一项内容，明确各方面的责、权、利，正确处理三方的关系。（2）用书面指示或文件代替口头指示。（3）考虑问题要灵活，管理工作要做到其它工作前面，如需某类资料应提前发出索取信函。（4）工程进行中细节的文件资料包括：信件、会议纪录、建设单位的规定、指示、总监的决定、施工单位的请示、报告、监理的指令记录、信函以及各种报表资料等。一旦发生争执，监理工程师以此资料和记录作为调节问题的依据。（5）对合同中的词意表达“含混”字句及时提出正确解释。4、索赔为了维护业主的利益，保证业主与各方签订的合同顺利进行，避免索赔事项的发生，应努力做好以下几件工作：（1）协助业主审查业主与各方签订的合同条款有无含混字句及分工不明，责任界限不清的地方，索赔条款是否明确，为做好索赔预控创造条件。（2）协助业主，要求有关各方严格按合同办事，以达到控制质量、控制进度、控制投资的目的。（3）在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量减少不必要的工程洽商，特别要控制有可能发生经济索赔的工程洽商。（4）对于有可能发生经济索赔的变更和洽商，事先要报告业主，在征得业主同意的前提下，再签认有关变更或洽商。（5）在业主要求下，于本工程（或分部工程）完成以后，就工程决（结）算，向业主提供意见。二、信息管理1、信息管理工作内容（1）负责工程施工阶段信息的收集、整理和保管。如监理日记、天气记录，监理指令、工程质量记录等。（2）建立会议、例会制度，整理会议记录。例会的主要内容：检查上周例会讨论的工作完成情况；解决一周以来出现的问题；安排本周的工作。对于月未例会，还要检查本月完成情况和下月的计划安排。（3）编报工程建设监理月报和工程建设简报。2、信息管理目录表信息类型时间供应信息者信息接受者上级业主施工监理设计有关上级工作指示不定时部、市有关部门会议纪要定时业主、承建单位、监理公司监理月报定时监理公司备忘录不定时监理公司质量验收不定时承建单位工程量申报定时承建单位工程款申报定时承建单位监理通知不定时监理公司3、信息管理制度（1）信息管理员负责本工程实施阶段全过程的信息收集、整理、按规定编目输入计算机工作。（2）总监理工程师(项目负责人)组织定期工地会议或监理工作会议，信息管理员负整理会议记录并打印，由总监理工程师签认、分发。（3）专业监理工程师定期或不定期检查承建单位的原材料，构配件设备的质量状况以及工程质量的验收签认。（4）专业监理工程师督促检查承建单位及时整理施工技术资料。（5）随时向总监理工程师报告工作，并准确及时提供有关资料。（6）信息签认流程：不完整各方文件资料汇总档案管理员签收、登记信息员确认完整资料是否完整各专业监理工程师签认，填写有关表格项目总监签认信息员登记台帐档案管理员发文、归档三、组织协调1、组织协调与业主有合同关系的、参与本工程项目建设的各单位的配合关系；协助业主处理有关问题，并督促总承包商协调其各分包商的关系。2、协助业主处理各种与本工程项目有关的纠纷事宜。3、充分发挥总承包单位的作用，调动其积极性。（1）监督施工总承包单位落实“施工总承包合同”规定的总承包管理责任。要求施工总承包单位增强总包管理力度——加强管理班子，增强总承包管理权威。（2）加强总包管理班子，使其既能胜任本单位施工的工程管理职能，又能对各分包单位施工的工程行使总包管理职能，且在主体结构施工结束后，尚能不间断地实施强有力的总包管理责任。（3）增强总包管理权威。要采取各种措施（包括合同、组织、技术、经济措施等），增强总包管理权威。对分包单位（包括安装、高级装饰、特种工程等）的施工活动，管的住、有成效。使分包单位的进度目标和质量目标同总承包单位的施工进度目标和质量一致，才能确保预定的工期目标和质量目标的实现。（4）确定总承包选择的分包单位（包括业主另行发包，纳入总管理的单位）。要审查分包单位的资质；业绩（已施工的工程情况）；施工技术和质量管理；承包施工本工程，计划投入的设备和人员；对进度和质量目标的承诺；对纳入总包管理的意见和要求等。在审查合格、可行的基础上，予以确认。四、监理工作制度4.1监理会议制度1、监理例会：在施工过程中，每周召开一次工地例会，由项目总监理工程师主持。业主方、施工承包方、监理方参加（必要时通知设计方参加），会后监理部及时整理出例会纪要，负责签发各方。工地例会应包括以下主要内容：（1）检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；（2）检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；（3）检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；（4）检查工程量核定及工程款支付情况；（5）解决需要协调的有关事项；（6）其他有关事宜。2、监理工作小结会：每月一次，由总监理工程师主持，全体监理人员参加。主要对一月来监理工作情况予以总结回顾，对施工监理过程中施工方的各种动态分析交流，以更好地促进监理业务开展。3、总监理工程师或专业监理工程师根据需要及时组织专题会议，解决施工过程中的各种专项问题。4.2监理月报和报告制度1、监理月报制度:每月由总监理工程师组织现场监理部全体成员汇编监理月报，上报本公司、建设单位和公司上级主管部门。月报内容包括：工程进度情况、质量情况、控制工程投资造价情况，重大设计变更和工地洽商，重大质量事故情况以及需要上报的其他问题。每月月底前出上月月报，一式四份，报监理公司一份，报业主一份，施工单位一份，项目部备留一份。2、施工监理过程中，一般专业技术问题由该专业监理工程师负责处理，并及时将处理结果向总监理工程师汇报。3、工程施工过程中有关重要事项及时向公司和建设单位口头和必要的书面报告。4、施工监理过程中遇到重大技术、经济问题或影响到监理合同执行的问题时，总监理工程师应及时向公司及业主请示汇报，请公司或业主及时组织研究处理。4.3项目监理机构管理及执行公司质量体系文件的监督检查制度1、项目部组织全员监理工程师集中学习贯彻公司编制的质量体系文件，并要求各位挤出时间借阅、通读文件。2、项目部在工程监理实施过程中，各专业监理工程严格按照公司质量体系文件要求做好监理工作和监理过程控制记录工作。4.4监理工作日志制度1、由项目总监理工程师委托他人，每天填写监理工作日志，记载工程监理主要情况。2、各专业监理工程师按专业监理情况填写本专业监理日志。3、监理工作日志应认真填写，妥善保管，作为归档技术资料。4.5技术资料管理制度1、收文（1）凡收到的文件均需编号并登记入收文本。（2）凡由建设单位、施工单位、设计单位的来函、收文后分专业在函件的右上角编号，如“结施-001号”、“电施-001号”等。（3）凡上级单位、建设单位、设计单位来的文件，没有明确的专业界限者，在函件的右上角标号“监（X）”等。（4）由设计单位发出的设计修改及由施工单位发出的与产品检验单、施工试验报告、施工纪录、隐检纪录、基础结构验收纪录、水、暖、电安装纪录、工程质量检验评定、竣工验收资料、洽商纪录、竣工图等，均要求一式三份，以便竣工后交城建档案馆和建设单位存档。２、发文（1）凡由监理工程师发出的文件均需编号并登记入发文本。（2）发往施工单位、建设单位、设计单位等的文件按专业编号。３、收、发文手续（1）收、发文本统一设置，按收、发文日期顺序登记。（2）收、发文件必须有签字手续。４、技术资料分类整理（1）合同文件；（2）勘察、设计文件（含设计变更）；（3）施工单位、管理人员资质、资格审查资料；（4）监理规划、监理实施细则；（5）工程开工／复工报审表及工程暂停令；（6）施工组织设计（方案）报审资料；（7）工程材料、构配件、设备的质量证明文件；（8）测量核验资料、隐蔽工程验收资料；（9）有关材料、半成品的复验试验报告；（10）监理月报、监理工作总结，施工阶段质量评估报告等专题报告；（11）工程变更资料；（12）工程进度计划报审资料；（13）工程计量单和工程款支付记录；（14）监理工程师通知及回复单；（15）监理工作联系单、备忘录等；（16）工地例会、专题会议纪要；（17）监理日记；（18）质量缺陷与事故的处理文件；（19）分部工程、单位工程等验收资料；（20）索赔文件资料；（21）竣工结算审核意见书。