浅淡如何做一名优秀的行政主管

1浅淡如何做一名优秀的企业行政主管企业之‘企’字，人为天，止为地，说明人是企业之本，是企业成功之关键。对企业经营管理起关键作用的人，主管为重。主管是干什么的？主管是从事管理工作的，是管人、管事的。管人就是做人的工作，教育、培养、训练部属如何做一名对社会、对企业、对家庭乃至对个人有用的人；管事就是做事的工作，以身作则，教育、培养、训练部属如何做好本职工作，增长才干，使工作不断改进。如何做人、如何做事，代表一名主管的基本心态、素质、条件与能力。育人先育己，要做好别人的工作，首先要做好自己的工作，返求诸已，由内而外，由个人最基本的部分——观念、品德与动机做起，先审视自我，追求个人的完美才能有部门、公司的成就；先信守对自己的承诺，才能信守他人的承诺；你要求别人如何待己，你就如何待人，你的威信、权威自然树立。一、主管的作用与基本心态一家公司、一个部门，如果经营得好，一定有一名优秀的主管，主管在里面的作用有多大？据国外统计，一家成功的公司，总经理的作用占40%以上。在中国，这个比例恐怕还要大，因为中国的市场还不规范，外部环境还不太好，事情更复杂。反之，一家公司或一个部门经营的不好，主管罪责难逃，其反作用的比例要占80%以上。著名的管理大师戴明(美国人)博士说，企业中的问题有82%是由于管理原因造成的。他说还有18%也差不多可以从管理上找出原因来。也就是说可以从主管人员的工作上找出原因来。为什么这么讲呢？一项工作首先看有没有制定标准、程序；并且这个标准、程序是不是清晰的，且解释唯一；对执行这项工作的人员是否进行了有效的培训等等。这都是管理上或主管应做的工作。再多一点讲，还要看主管的品德、行为、人际关系处理等等。如果你的部属早晨一上班，你就无缘无故训斥他，他一肚子气，做工作当然没情绪，出差错的可能性就会多，这是18%的原因。主管是从事管理工作的，管理就是设计、创造和保持一种良好的环境，使人在这个环境中高效率地完成既定目标。管理环境的好坏直接影响到一个公司、一个部门的管理实务现代化的好坏程度。管理环境好比一个公司、一个部门里高层主管人员思想行为所塑造起来的大雨伞，这个大雨伞盖着中基层干部员工的行为，如雨伞做的好，下雨淋不着，太阳出来他遮住，很凉爽，部属做工作就有劲头；如雨伞破破烂烂，太阳出来晒得一塌糊涂，下雨天淋得一塌糊涂，底下的中基层干部、员工哪有心情做事情？管理环境不好，受环境影响的人就不会有积极性，工作就没有效率。做主管的应创造一种良好的管理环境，包括以下几个方面：1.人生目标如果主管人员人生目标很远大，有无限成就的追求，在这个人底下做事情，2你的环境就很好。若在另一个主管下做事，他说我们为什么要去冒险？为什么为别人去谋福利？为什么要去努力工作？我们的钱已经多得吃不完，在那种“得过且过”的领导下做事，怎么会有好的发展前途？绝不可能有，所以“良禽应择木而栖”。人生目标是个大驱动力。拿任一优秀公司作例子，公司安排的事情，底下的人要想办法达成。左边的方法不行，就找右边的方法，前面的方法不行，就找后面的方法。佛法八万四千个，都要去想。不可以随便说“不会”、“困难”，不会困难永远做不了事。2.人性看法指高阶人员把人性当成“好”或“坏”的看法。“性善”及“性恶”的辩论在中国历史上已经很久了，从孟子主张性善、荀子主张性恶到现在。洋人也有性善说、性恶说，Y理论(Theory-Y)主张性善，X理论(Theory-X)主张性恶。如果把人看成坏人，部下都是坏人，要让他做好事，只好紧逼盯人，逼得很紧，让他不能发挥一点自由度，才不会做坏事。但做好事的机会也少了。假使高阶人员把人性当善性看待，他会相信部下，训练人才，订立制度，授权管理。当你统帅50人时，不相信别人，自己紧逼盯人还可以，不过你一个人盯50个人已经很累了，如果公司成长到一百个二百个人，你再这样把他们当坏人一个一个盯，这个事业一定会变成两种现象：第一，这个事业继续成长赚钱，但是你作为主管就快要累死了，加速折旧，死得快。等你死了，事业也垮了。第二，你的事业会天下大乱，因为你没有三头六臂。即使你一天有四十八小时，事情也是多得做不完，耽搁再耽搁。你不会管理，没有利用部属的群策群力去做事。你没有做到象中国人讲的“善化三千”。孙悟空本领高强，保护唐三藏千辛万苦去西方取经，每碰到太多妖魔鬼怪，自己一个人应付不来，就拔一根猴毛，用气一吹，就变成三千个小孙悟空来对付众多的对手。但孙悟空能七十二变，化三千，也逃不过如来佛“销产发人财”及“计组用指控”的企业管理双重五指山。所以有效经营企业，一家公司管得好，用其制度可以经营三千家。因为你不是用一个人，你是用众人，培训员工，善化三千也。光有人还不行，还要有制度。训练人才、订立制度，你管三千家公司的集团企业也一样。把企业管理制度搞好，就是盖了一条“管理”的高速公路。高速公路上路标清楚，司机考试训练好，有礼貌，在公路上开100辆、200辆、10000辆车，都不用一个警察，成本节省很多。如果管理的公路没有弄好，司机没有训练好，路小小的弯来弯去，人走来走去，走十部车就要派一个警察，一百部车就要派十个警察。警察越多，车子走得越慢。信任部下、利用管理、培养人3才、善化三千的目的就在这里。你要把人看成好人，虽然人有时不好，但不是所有时间、所有地点、所有人都是偷懒、贪污、推卸责任的。所以要给部下鼓励，给他挑战、给他目标、给他奖励。人性与水性相反，人性往上爬，水性往下流。你要率性而行，循着人性往上走，你就得到了做事情的有效方法，“率性即为道”，你要把“道”（方法）告诉你的部下。企业经营管理就是要找出部下的天性、本性，那是最自然而没有掩饰的部分。一个人若天生丽质，不用涂粉也漂亮。企业经营要做到“淡妆浓抹总相宜”，不光包装（外在美）要好，内在美（品质）也要好，公司就可以经营得井井有条。3.时间观念你看时间，是重视过去，还是重视未来？若重视过去，你是“留恋过去”的人；若重视未来，你是“瞻望未来”的人。瞻望未来的人有眼光，留恋过去的人是保守的。优秀主管要推行“未来主义”，今天的问题今天解决，绝不留到明天，时间也是资源，要很好地利用、珍惜。4.变化观天下什么事情都在变，只有一事不变，就是“变”，变化是永远存在的。变化本身是人生的调味品。社会在变，环境在变，观念、行为都在变。作主管的必须正视、跟上这种变化，做到发现问题及时解决。一个欢迎变化、正视变化的主管人员会不断发现新问题、解决新问题，带领公司、部门向前走。5.系统哲学看问题是从整体、全面、系统看，还是从局部、片面、个人的角度看。只看到一点，眼光如豆；看全面的人，从整个公司、整个国家、社会的角度考虑问题的人，眼光远大，有先进的管理哲学。此外，做事情要盯住目标，手段十万八千，条条道路通罗马。6.求知观学如逆水行舟，不进则退，要活到老，学到老。公司上下形成学习的氛围，主管首先要带头学习，增强员工的求知欲。学习的方法很多，首先应多读书。现在全世界都掀起一股学习的革命浪潮，你要进步，必须努力学习。学习有了心得之后，还要落实在工作上，孔子曰：“学而时习之，不亦说乎！”学了以后有了心得，然后按照去做，有了收获心得自然很愉快7.工作观把工作当作事业，还是把工作当作负担。把工作当作事业的人，有积极的心态，越工作越有兴趣快乐，越轻松；把工作当作负担的人，是消极的心态，工作还没做，手脚就不能动，没工作就感到累。好的主管，只问我为公司作什么，不问公司为我作什么。利国、利民、利公司，有三利，才有个人利。48.做人观成功的主管做人的哲学应是谦逊的老子哲学。老子为人有三宝：“一曰慈，二曰俭，三曰不敢为天下先”。主管人员应谨守慈柔，宽以待人，处人处事以诚相见，主张“己所不欲，勿施于人”。事业振兴，靠的是汗水，是勤俭，是日积月累；是对每一天生活的珍惜，该花的钱再多也不心痛，不该花的钱一分也不行。主管与员工，同生死，共患难。有好处，员工先，有责任，自己担。主管应具备的心态：对公司忠诚，与公司同舟共济，公司兴我兴，公司衰我衰；勿以恶小而为之，勿以善小而不为；有不断完善自我、实现自我的成就感；有繁荣事业的使命感、责任感，把爱无私奉献；不断学习，不断提高，永无止境；有爱心、诚心、热心、虚心、关心、细心；严以律己，以身作则；有伯乐慧眼，善于选拔、培养、使用、留住人才；具备管理控制、协调能力，专业知识；待部属如兄弟，成绩之功在部属，失败之责在主管；有创业、创新、敬业、奋斗、合作精神；虚怀若谷，敢于为下属当铺路石；百折不挠，勇攀高峰，不达目的，誓不罢休；讲求效率与效益；全新投入工作，热爱生活；做企业人、自主人；有健康的心灵与体质；创造和谐、良好的工作环境；部门之间团结、协调一致。二、主管的角色与职责主管，即任期内对掌管的资源与成果负责之人。资源有七种：人、财、物、机、技、信、时。人是第一位的，说明作为一名主管，首先要用好人，管理好你的部属，发挥每个人的能动性，给他们创造一种好的环境，让他们舒心、安心地在这里工作。会理财，能用钱生钱；能充分利用物料、厂房、土地、机器设备，把这些死的东西变成活的。现在是科学技术突飞猛进的时代，是信息时代，这些都是可贵的资源。世上唯有时间不再来，活到40岁，40岁以前再也不会来，所以时间也是资源，要珍惜。用这些资源投入，实现最大的产出成果，包括利润增长、营业额增长、资产增值、市场占有率、公司形象、员工部属成长等等。你能领导一个部门，投入最小产出最多，就是一名优秀的主管。主管的目标：做世界第一主管和部属的关系，四大作法：作之君、作之亲、作之师、作之友。作为主管，统领一群平凡的人，完成非凡的事业，要把方向指正；作主管的要象亲人一样关心、爱护、帮助员工，创造一个使员工得以成长的大家庭环境；主管还要象老师一样，告诉部属做人、做事的道理，激励员工走向正途；还要象朋友一样，推心置腹，与员工交心，成为员工的知心朋友。主管的职责：5主管有大有小，从总经理到部长、科长，班组长。高级主管的主要职责是定方向，拟订公司经营计划与基本政策、方针；选派、培养优秀人才；对公司部门及中高层主管的发展实施监督、控制。中级主管的主要职责是在公司政策、方针、目标指导下，完成份内工作；督导、控制所属管理过程之完善。低级主管从事具体的管理工作，对各项过程的人员提供指导和服务；达成过程所要求的标准；记录完成各项过程；检查所属人员工作之完善。有效的管理要靠有效、完善的指导，凡事能够运用思考，条理分明，系统有序，达到凡事有章可循，有人负责，有据可查，有准控制，就实现了科学的管理。无论哪一级主管，都从事四大工作，即PDCA循环（P—计划，D—执行，C—检查，A—再行动）每个人都在作PDCA工作，每一管理过程都是PDCA，有计划、有执行，检查发现了问题，修正后再行动，这样公司、部门就会登上一个新台阶。世界上最伟大的工作是推销人一生下来就在推销，小孩为了吃奶而哭是推销，为了工作推荐自己是推销，总统选举拉选票是推销，主管也是在推销，只不过推销的产品是“理念”，即企业的经营理念、经营思想。把这些理念、思想推销给部属，目的是将你脑中的东西（理念）放进他人脑中，将他人身体中的东西（脑力、体力）激发出来，投入工作中去，用以达成公司或部门的目标。一个主管如果知道怎么推销，有理说得清，他必定不会“有志难伸，怀才不遇”，因为这个世界上每一个公司都求才若渴，只是我们很多人还没有真正学会如何恰如其分地去推销。三、优秀主管应具备的素质与条件我们都了解，主管的素质与水平是一个企业成功与失败的关键所在。因此，你要经营好这个企业，你要带好手下一批人，首先必须武装自己。优秀主管有五项条件，用五个字来概括，即德、才、学、精、力。1.品德第一德，即品德，这是一名优秀主管必备的第一条件，“品德”为成功之本，品德成功告诉我们，唯有修养自己具备品德，才能得到真正的成功与恒久的快乐。怎样才算有品德，古代治国强调忠孝，忠告诉我们一个人的心要放在中间，生为中国人就要忠于中华民族；存于本公司，就要忠于本公司，献身于公司，公司兴我兴，公司衰我衰。孝，狭义讲是孝敬自己的父母、长辈，怎样做呢?尽心尽力为孝，并不一定看给钱、给东西多少。古人讲，“百善孝为先，看心