办公环境5S管理办法

编制：审核：审定：批准：名称：办公环境5S管理办法【概要】密级：第0次修改第1页，共10页生效期：编号：集团各部门、各分公司、各办事处：为了有效利用空间，创造明朗整洁、秩序井然的工作环境，使员工心情舒畅，提高工作效率，增加客户的信心，特制定办公环境5S管理办法。本办法包括以下内容：1.对5S管理术语进行了解释，同时明确了本办法的适用范围；2.明确了行政后勤部为办公环境5S管理的归口部门，指出了各部门在办公环境5S管理实施过程中的职责，同时建立办公环境检查组并明确其职责；3.按照办公设施、设备及区域分类提出了5S管理的具体标准；4.对5S管理中的员工个人行为进行了约束；5.对办公环境5S管理过程中的检查及考核环节相关事项进行说明。此次发布的《办公环境5S管理办法》为首次颁布。发文单位：行政后勤部收文单位：集团各部门、各分公司、各办事处主题词：办公环境5S管理办法办公环境5S管理办法【正文】编号：第2页，共10页1.目的为规范办公室管理，创造可视化和高效的工作环境，提升员工素养，创造良好的企业文化氛围，给员工提供一个干净、整洁、舒适、有序的工作场所，特制订本管理办法。2.适用范围本管理办法适用于集团办公环境管理，其他单位可参照执行。3.术语解释5S是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为“5S”活动。3.1整理：把要与不要的东西加以区分，工作场所中不要的东西一律不得放置；3.2整顿：要用的东西依规定定位，定量地摆放整齐，明确地标识；3.3清扫：随时维持工作场所干净整洁，并防止污染的发生，减少影响品质的不利因素；3.4清洁：将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持干净整洁的成果；3.5素养：养成良好习惯,依规定行事,培养积极进取的精神。4.职责分工4.1行政后勤部：是办公环境5S管理的归口部门，具体职责如下：4.1.1负责办公环境5S推行的整体运作、资源分配、方向指导；4.1.2负责公司办公环境管理细则的制定和宣导；4.1.3负责公司办公环境5S管理成果汇总；4.1.4负责组织办公环境5S检查、评比、督导整改及推进完善。4.2各部门职责4.2.1主动学习办公环境管理细则及自查标准，认真组织参与培训活动；4.2.1负责执行办公环境5S的检查项目及标准；4.2.2负责将检查不合格的项目整改并持续改善；4.2.3负责维持办公环境标准及改善成果。办公环境5S管理办法【正文】第3页，共10页编号：4.3检查组4.3.1检查组组成组长：行政后勤部总经理；组员：行政后勤部主管人员及各部门文化使者。4.3.2检查小组职责4.3.2.1负责宣导办公环境5S管理知识；4.3.2.2负责办公环境的检查、评比及考核；4.3.2.3负责监督检查中发现问题的限期整改。5.办公环境管理的具体细则5.1办公桌5.1.1桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面；5.1.2重要纸张文件，保密资料（包括发票、客户信息、工作联络单）等一律入柜；5.1.3其他文件全部整齐放置在文件架、文件夹或书柜中、不得散放在桌面上；5.1.4办公用品要摆放整齐，桌下不得堆放与工作无关的文件和物品，如报纸、杂志、箱包等。5.2办公椅5.2.1保持干净整洁；5.2.2摆放整齐，离开时办公椅要靠近办公桌，摆放在座位下方，便于他人通行；5.2.3不常用的会客椅整齐地放在不影响走路的地方。5.3抽屉5.3.1下班离开前要锁好；5.3.2抽屉中物品要摆放整齐；5.3.3抽屉中物品要进行定期清理。5.4文件柜5.4.1有标志（部门、编号、责任人）；5.4.2柜中物品、文件等分类明确，标志明显，摆放整齐，便于查找；办公环境5S管理办法【正文】第4页，共10页编号：5.4.3文档保存规范；5.4.4文件柜中文件要进行定期清理，归档等。5.5电脑5.5.1摆放端正、保持主机及显示器清洁；5.5.2电源线、连接线等需排列整齐。桌下部分需埋在机箱或推柜之后，桌上部分需用绑绳绑好，线路有序；5.5.3下班时关闭主机及显示器电源；5.5.4下班时笔记本放置到安全位置。5.6打印机、传真机5.6.1节约用纸，纸张存放整齐；5.6.2及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密；5.6.3不允许用传真机复印大量文件（单张或紧急时候可特殊对待）；5.6.4保持打印机、传真机清洁、正常运转。5.7地面5.7.1保持干净；5.7.2计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐；5.7.3桌垫、纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品，不得与电源线、网线、电话线放置在一起，保证安全。5.8通道、走廊5.8.1保持通畅；5.8.2不得摆放影响美观或走路的物品、杂物等；5.8.3垃圾桶一般应置于桌下内侧，以不影响通道通行为宜。5.9临时摆放物品办公环境5S管理办法【正文】第5页，共10页编号：5.9.1公共区域不允许长时间摆放纸箱、物品等；5.9.2如特殊情况需临时摆放，必须放置整齐，不得影响整个办公场所的美观及行走方便。6.个人行为6.1工作时应保持良好的工作状态；6.2不可随意谈天说笑、串岗、呆坐、看杂志、打瞌睡、吃零食；6.3着装得体大方，工卡佩戴规范；6.4爱护公物，用完归位；6.5待人接物诚恳有礼貌，乐于助人；6.6遵守公共秩序与规定；6.7离开办公室前关闭不必要电源；6.8提高修养，追求并创造整洁良好的办公环境，严谨自律，按规则做事；6.9开会、上课、培训时手机关闭（或设置为震动）。7.办公环境自查标准及频率7.1每天自查细则7.1.1每天上班前对自己的卫生区进行清扫，上班时间佩带胸牌，穿戴整洁，仪容整齐大方；7.1.2上班时间随时保持；7.1.3办公桌挡板、办公椅上禁止粘贴、搭挂任何物品；7.1.4办公桌、椅、柜（橱）、衣架、报架等物品放置要规划有序，布局美观；7.1.5办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、水杯等物品，直线直角摆放，位置合理、取用方便；7.1.6笔、笔记本、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧或抽屉中；7.1.7办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如抹布、个人物品、报纸等；7.1.8将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类、整齐放于办公桌或文件柜上，做到需要的文件资料能快速找到；7.1.9报纸、杂志等阅读资料看完后要收起，需要留存的整齐放于文件柜内或报架上；7.1.10电话要擦拭干净，整齐放于办公桌面，电话线要整齐有序；办公环境5S管理办法【正文】第6页，共10页编号：7.1.11公用办公设备确定责任人，保持设备干净整洁，设备周边无脏、乱现象；7.1.12垃圾桶要及时倾倒；门后禁止存放垃圾；条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后；抹布可叠好放于架子上，或整齐搭挂于门后；7.1.13整理好当天的资料、文件、票据，分类归档；7.1.14下班后签整理办公桌上的物品，放置整齐，电脑关机，关闭设备电源开关；整理好个人物品，定置存放。7.2每周自查细则7.2.1将不经常使用的文件资料进行分类，整齐存放于文件柜中，使用频率可参考《物品使用频率及处理方法分类建议》（见附件1）；7.2.2文件框栏目与文件夹内容对应统一，易于识别、拿取方便；7.2.3文件柜布局合理，橱柜类别、责任人标识清晰，内部分类、分层，编号清晰；7.2.4饰品、盆景不得有残损，花卉不得有枯死或干黄；7.2.5办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱；7.2.6文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹，柜内各种资料、票据分类整齐存放，并根据资料内容统一标识；7.2.7灯具、电扇、空调、电脑、打印机等电器，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患；7.2.8每周最后一个工作日利用半小时时间，对照《办公环境检查考核表》（附件3）进行自查整改。7.3每月自查细则7.3.1将不再使用的资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃，区分要与不要物品可参考《物品要与不要的基准分类》（见附件2）；7.3.2将需要存档的文件、资料进行整理，存放于部门或者档案室；7.3.3室内可移动物品均落实责任人及监督人，随时保持整齐清洁；7.3.4窗帘悬挂整齐洁净、无灰尘；7.3.5每月例行进行一次大扫除，行政后勤部集中清理废弃物品。办公环境5S管理办法【正文】第7页，共10页编号：8.检查及考核8.1检查组每月对公司办公环境进行定期及不定期检查，对各个办公室环境进行评分及评比，评比实行百分制，评分标准以《办公环境检查考核表》为依据（见附件3）；8.2检查组对各个办公室、部门进行考核，考核结果通过《纳通人》等载体进行公布；8.3对于检查中发现的问题，涉及到的办公室或者员工个人需认真按照要求进行整改。9.附则9.1本规定自颁布之日起开始生效；9.2本规定颁布后，本公司以前颁发的相关制度、规定自动失效；9.3本规定由行政后勤部负责解释、执行、修订。10.附件附件1《物品使用频率及处理方法分类建议》；附件2《物品要与不要的基准分类》；附件3《办公室环境检查考核表》办公环境5S管理办法【正文】第8页，共10页编号：附件1：物品使用频率及处理方法分类建议序号分类使用频率处理方法1不用一年/一年以上不使用废弃2低半年中，使用过一次保存在较远的地方3中每月，固定使用次数收纳、集中摆放4高每周使用，每天使用，每小时使用放在工位附近、随身携带附件2：物品要与不要的基准分类类别基准分类要1、使用中的办公设施、办公设备；2、工位、屏风、办公椅；3、使用的文件柜、资料架等；4、使用中的微波炉、冰箱、饮水机等；5、托盘/板、周转物品等；6、办公用品、文具等；7、使用中的报架、海报等；8、各种清洁工具、用品等；9、文件和资料、表单、记录、档案等；10、作业指导书、行为规范、工作指南等不要A、地板上1、杂物、灰尘、纸屑、水渍等；2、不再使用的工位、挡板等；3、不再使用的办公用品；4、破烂的垃圾筒、纸箱等；5、废弃资料等；6、需要报废的办公设备设施等B、工位1、过时的报表资料；2、损坏的办公文具等；3、多余的文件等；4、私人用品；5、需要存档的文件等C、墙上1、蜘蛛网；2、老旧无用的标准书、挂历；3、老旧的海报标语；4、过时的通讯录等D、空中1、不再使用的各种挂具；3、无用的各种管线；4、无效的标牌、指示牌等备注：具体情况由各部门实际决定，制定表格，进行处理。办公环境5S管理办法【正文】编号：第9页，共10页附件3：办公环境检查考核表序号工作内容及标准满分得分发现的问题限期整改时间整改结果备注1将不再使用的资料或破旧书籍、过期报纸等按照按公司要求的方式废弃42将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中43将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类、整齐放于办公桌或文件柜上，做到需要的文件资料能快速找到44室内卫生及可移动物品均落实责任人及监督人，实施不定期检查并记录45柜（橱）顶、沙发上、窗台上、饮水机上、冰箱上禁止摆放任何物品46办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、水杯等物品，直线直角摆放，位置合理、取用方便47办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品48办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如抹布、个人物品、报纸等49文件柜布局合理，橱柜类别、责任人标识清晰，内部分类、分层，编号清晰410饰品、盆景不得有残损，花卉不得有枯死或干黄411办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱412墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉等413灯具、电扇、空调、电脑、打印机等电器，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患414办公桌面、挡板内外、文件柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹4办公环境5S管理办法【正文】第10页，共10页编号：办公环境检查考核表序号工作内容及标准满分得分发现的问题限期整改时间整改结果