高等研究院科研项目档案管理细则

附件七：高等研究院科研项目档案管理细则（试行）（2009年4月）科研文件材料形成部门和课题组立卷制度，是高等学校档案工作的基本制度。为加强高等研究院科学技术研究档案（简称科研档案）管理工作，进一步规范课题组立卷归档，根据国家《科学技术研究档案管理暂行规定》、《高等学校档案工作规范》和《上海财经大学档案管理办法》等文件的有关规定，结合我院实际情况，特制定本规定。一、基本原则（一）科研档案是科研活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，以利开发利用。（二）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科研档案工作应与计划管理、课题管理、成果管理紧密结合。二、归档范围科研项目档案是指课题在研究准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励和推广应用等阶段中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。凡纳入高等研究院科研计划管理的各级各类国内、国外的科研项目(含协作项目)，包括社会科学研究、自然科学研究等，均应归档。自选科研课题，经省级以上（含省级）鉴定、结题或获校级以上奖励的项目，也应归档。1、课题研究准备阶段：（1）开题报告与课题调研论证材料（2）任务书、合同、协议书（3）课题研究计划、设计（4）计划执行情况、计划调整或撤销报告（5）课题投资和预决算材料2、课题研究实验阶段：（1）实验、测试、观测、考察的各种原始记录及综合分析材料（2）研究工作阶段小结、年度报告3、课题总结鉴定阶段：（1）研究报告（2）论文专著（3）专家评审意见（4）鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）（5）鉴定证书（6）推广应用意见（7）课题工作总结4、成果申报奖励阶段：（1）科研成果登记表（2）科研成果报告表（3）科研成果奖励申报与审批材料（4）科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件5、成果推广应用阶段：（1）成果宣传报导材料（2）对外学术交流材料6、其它应归档的文件材料7、反映归档内容的各类声像材料，包括照片与底片、录像制品、录音制品、幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片等。三、文件材料的积累（一）科研办公室为科研项目文件材料的形成、立卷和归档工作的管理和执行部门，负责科研项目全部文件材料的整理、立卷与归档以及保存工作，须指派专人负责此项工作。科研办公室在课题计划开始的同时，须向项目组发放统一的科研文件积累袋。并在项目进行的过程中，督促项目组做好档案归档工作。（二）各项目组负责立卷的组织工作，督促、检查项目组做好课题文件材料的积累、立卷与归档。项目组在制定和讨论课题工作计划安排时，指定专人作兼职档案员，负责平时积累文件材料的工作。（三）科研办公室和项目组，按各自的职责范围，分别负责收集、积累、保管课题各阶段形成的文件材料，做到文件材料完整、准确、系统、安全。（四）归档的科研文件材料必须是原件（定稿），制成材料优良，字迹工整，图样清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰色笔。四、归档验收与管理（一）科研项目（包括中断或取得负结果的项目）完成或部分完成后，项目组兼职档案员将所积累的文件材料，按要求整理后，送交科研办公室。（二）科研项目文件材料一般应在项目结题或鉴定后两周内归档。课题兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料汇总，进行系统整理、立卷，填写移交目录，移交科研办公室。（三）科研项目文件材料按规定归档后，科研办公室验收无误后，予以编号存档。