档案管理基础知识91

档案管理基础知识邵东县档案局吴金林编写一、档案与档案工作㈠档案1、档案的词源档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有五千年，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。清康熙十九年（1680年）《起居注册》记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部仪不准。’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边记略》。该书说：“外边文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子，以累计多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。2、档案的定义。根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。国家档案局2000年12月发布的行业标准DA/T1-2000《档案工作基本术语》将档案的定义表述为：“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”上述档案定义表达了七个方面的含义：档案形成的时间（历史性）；档案产生的主体（多元性）；档案来源渠道（广泛性）；档案形成的特点（原始性）；档案保存的目的（价值性）；档案表现的形式（多样性）；档案本质属性（记录性）。对档案的定义可从四个方面加以理解：（1）产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。由于主体不同，就产生了档案的不同所有权——分别属于国家、集体、私人（个人、家庭、家族）所有。从来源看，档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。（2）档案的基本属性——原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。记录性是指：从内容上看，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果；从形式上看，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。（3）档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值：一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。体现档案基本价值的，主要体现在六个方面，即：机关工作的参考凭据；生产建设的参考依据；政治斗争的必要手段；科学研究的可靠资料；宣传教育、文化建设的生动素材；维护合法权益的法律证据。（4）档案形式的多样化。从记录方式来看，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等；从阅读方式来看，有直读的、机读的；从载体形式来看，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。从档案形式的多样化中可以看到，档案的形式是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配，中外档案经历了大致相同的演变过程，即：最初以自然物作为记录材料，后来发展到以纸张为记录材料，进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程，反映了社会的进步和发展。（二）档案工作1、档案工作的概念档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这个职能不同而又密切关系的工作。档案工作包括档案事业管理和档案资源管理两项工作。（1）档案事业管理：包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。（2）档案资源管理；是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理。档案实体管理，是指对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。档案信息管理，是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。2、档案工作的基本内容通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。3、档案工作的基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。（1）集中统一、分级管理，主要是指国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理。机关、团体、企业或事业单位形成的档案，均先由各单位设立的档案室集中管理，不得分散保存；各单位形成的需要长远保存的档案，均由各级、各类档案馆集中管理。（2）维护档案的完整，要求凡是有保存价值的档案都要尽量收集齐全，并按照它们的形成规律组成有机联系的整体。维护档案的安全，既要求采取各种措施力求档案原件不受损坏从而延长其“寿命”，又要求对机密档案建立保密制度从而确保其机密不外泄。（3）便于社会各方面的利用，是全部档案管理活动的最终目的，贯穿于档案管理的各个业务环节。4、档案工作的组织①国家综合档案馆档案局档案馆(室）②部门档案馆(城建）机关档案室③企业档案馆（1）档案行政管理部门即各级档案局。按照《档案法》的规定，各级档案局的基本职责是在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案与档案信息管理工作进行监督、检查与指导。（2）各级各类档案馆。各级综合性档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。档案馆的基本任务是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体包括：接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；通过多种方式，积极开展档案资料地利用工作；参与编史修志的工作。到目前为止，全国共有档案馆3733个，其中国家综合档案馆3034个，专门档案馆232个，部门档案馆149个，企业档案馆245个，事业单位档案馆73个。可见，各级档案馆是我国管理档案与档案信息的主体机构。（3）机关档案室机关档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关各部门形成的全部档案，并为本机关各项工作提供档案与档案信息服务的内部机构，有的机关称之为档案处或档案科。它是整个档案工作的基础：机关档案室是国家全部档案不断补充的源泉，整个国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室；在全国档案管理组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨；作为先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，档案室为档案馆创造工作条件，尤其是对档案馆的档案质量具有决定性的影响。就目前来说，机关档案室是国家档案与档案信息管理组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。机关档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成地各种门类和载体地全部档案，为本机关各项工作服务，为党和国家积累档案史料。具体包括：①对机关文书部门和业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。②接收和保管本机关各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。③定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。④在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。⑤贯彻执行党和国家档案工作的法律法规，提高档案工作的现代化管理水平及办理领导交办的其它有关的档案业务工作。（4）各种档案工作机关之间主要具有以下关系：一是国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导；二是上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系；三是各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系；四是各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导的关系；五是同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有依法移交和接收档案的关系；六是单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。5、档案工作的性质档案工作是一项专业性、服务性、机要性的工作。①专业性指档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。②服务性指档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。③机要性指档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系二、档案管理工作(一)档案保管这里所说的档案保管，是狭义的档案保管，即根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。其基本任务有两条：一是维护档案实体的秩序和状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是维护档案实体的理化性状，使其免受人为的或自然因素的损害。档案的保管是档案馆室业务工作的中间环节。它能起到承前起后的作用。保管工作做好了，就能巩固档案的收集、整理、鉴定等工作的成果，并为统计、编研、利用等工作创造条件。否则，档案收集、整理、鉴定等环节工作成果就要受到损失，甚至会使档案统计、编研、利用等工作缺乏物质基础。档案的保管是影响档案寿命的重要因素。做好档案保管工作是充分发挥档案作用的前提条件。保管工作做好了，不仅能够确保室藏档案的完整与安全，而且能够做到存放有序，便于查找，促进档案作用的发挥，否则利用工作会发生困难。1、档案保管工作的指导方针档案保管工作的基本指导方针是：了解和掌握档案损坏规律，通过采取专门的管理措施，最大限度地防止和减少档案损毁，保证档案的物质和政治安全。具体讲，档案的保管应做到“五不”：①不散，同一全宗的档案应集中在一起保管；②不乱，各个全宗及其案卷或文件应按档案馆（室）既定的全宗顺序和分类体系排列，不得任意打乱其顺序；③不坏，杜绝或减少档案字迹褪色模糊、纸张变黄发脆、磁带放音失真等现象的发生；④不丢，档案载体不得随意丢失；⑤不泄密，档案内容涉及的机密不得泄露。2、档案的保管措施档案的保管包括两个方面：一是档案的库房管理；二是档案在流动过程中的管理，也就是档案在各个流通环节中一般的安全防护。（1）档案在库房中的保管。主要包括：①档案架（柜）的排放和编号。不同规格、不同式样的