公共关系学 (7)

第七章公共关系活动与专题活动本章学习目标：了解公关专题活动的类型。掌握公关专题活动策划的基本程序。理解公关专题活动的原则。掌握公关的文书写作。第一节公共关系的主要活动一、公共关系文书写作中华礼仪源远流长，从“制礼作乐”至今已有三千多年的历史。《礼记》曰：“人无礼不生，事无礼不成，国无礼则不宁。”所以礼仪在我国的历史上一直扮演着十分重要的角色。在中国古代，礼仪是两个不同的概念，礼是抽象的，指一系列的制度、规定及社会共识，它作为人际交往时应遵守的伦理道德标准，又作为社会的一种观念意识，约束着人们的言谈举止。而仪则是礼的具体、有形的表现形式，它严格遵循和依据礼的规定及内容，形成了一套系统而且完整的程序和形式。礼和仪是相互关联的，礼是仪的核心和标准，仪是礼的外在表现。礼仪二字合起来的意思是指一个区域内人们在交往中所认同的共同的行为准则和行为规范。人们在人际交往中，往往要用口头语言或书面文章把自己的心意表达出来。这就产生了礼仪文书。作为应用文书的一种体式，礼仪文书与其他应用文有不少共同之处，然而在长期使用过程中，它又有不同于其他应用文体所不具备的礼仪性、针对性和情感性的特点，礼仪文书也有真诚、得体、简练和及时的写作要求。（一）请柬是单位或个人为邀请有关单位或个人参加某项活动而专门制发的一种书信。一般多用于比较隆重的庆典、筵宴活动，现代社会交际活动中经常使用的请柬大致有公务性活动请柬、文娱性活动请柬、宴会请柬、庆吊请柬等。1、格式：♣标题：第一行正中或在第一页的正中注明“请柬”、“恭请”等。♣正文：顶格写被邀请人的名字及称谓，内容另起一行，空两格，交待活动内容、时间、地点。♣落款：结尾具礼、发柬者名称及时间。一、公共关系文书写作2、请柬要求：♣语言要求：请柬文字要简洁明了，言简意赅。语言要得体、庄重。♣文字要求：文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情与诚意。要避免差错，尤其是受贴人的姓名和职称不能出错。函牍是不相隶属的机关之间直接联系工作、询问和答复问题的公用信件。函牍不具有指示、指导作用，没有约束力，只用于告知事项、陈述情况。文字要求言简意赅、条理清楚。平常的公关活动中遇到比较多的是公函或便函。公函是作为正式文件而发出的函件。公函是公务信件，是上下级和平行机关或不相隶属机关相互单洽或联系工作、询问或答复问题、请求、委托和告知事项时所使用的公共关系文书。（二）函牍函主要有三个特点：适用范围广泛，使用灵活方便。1行文方向具有多向性。2单一性。3按函件的作用分，函可以分为以下四种：a.联系商洽函用于平行机关、不相隶属机关之间互相商洽工作或有关事项。这类函多用于商调干部，联系有关事宜等。b.询问答复函在处理公务中对某些问题不够清楚，需要向有关部门咨询的时候用询问函。答复函是对请求的事项或询问的问题作出答复或解释的函。c.请求批准函平行机关、不相隶属机关之间向“有关主管部门”请求批准的事项时用请求批准函。这种函和请示非常相似。区别在于请示用于与本单位具有隶属关系的上级机关，“函”则不然。d.告知性函告知性函是将某一事项或某些情况告知有关部门时使用的。1、函的种类按函件的内容分，函可以分为以下三种：a.上行公函下级机关对上级机关的询问、请示，或个人、团体对政府机关的陈述、请求所使用的公函。b.平行公函平行机关或不相隶属机关之间商洽、联系有关问题时所使用的公函。c.下行公函上级机关对下级机关所使用的公函。2、公函写作的基本格式a、标题：可以由发文机关+主要内容+文种构成如：××市劳动局关于工伤确认等问题的函劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函也可以由主要内容+文种构成如：关于毕业生分配问题的函b.发文字号：公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。例：标题中国银行关于发现伪造人民币的通报发文机关主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容病例×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。例：发文字号：国发〔2004〕40号机关代字年号序号皖办〔2003〕20号机关代字年号序号c.函的主送机关：函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。一般是在正文之前，顶格写明主送机关的名称。d.正文：♣发函缘由：主要用来说明发函的根据、目的、原因等。♣事项：这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。♣希望请求：这是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函国办函〔2000〕16号安徽省人民政府：你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》(皖政秘〔1999〕138号)收悉。经国务院领导同意，现函复如下：一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区，实行现行的国家经济技术开发区的政策。二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊，东以始信路、耕耘路、清潭路为界，西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路，南至紫蓬路，北至繁华大道、明珠广场，规划范围总用地9.85平方公里。三、合肥经济技术开发区的建设和发展，纳入合肥市经济技术发展总体规划，建设发展资金由你省自筹解决。四、要加强领导和管理，促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。国务院办公厅二○○○年二月十三日××大学人事处关于商洽×××同志调动工作事宜的函××××制造厂人事处：我校××学院××系××教研室×××同志，19××年从××工业大学××专业本科毕业，分配到我校任教师以来，工作认真负责，教学、科研都取得了显著成绩，于19××年被聘为讲师。该同志一人单身在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻×××同志在贵厂工作。不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲，下有不满周岁的儿子需要照顾。根据该同志多次申请，经我校领导研究，为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难，我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽，并请尽快函复。若贵厂同意考虑×××同志的这一要求，接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。××大学人事处一九××年×月×日3、便函写作的基本格式亲爱的×××先生：蒙您邀请我观看×××演出，甚为感谢，可惜该晚我已另有约会，不能前往观看，深为抱歉。祝您愉快。×××（签字）二零××年×月×日于××4、函写作的注意事项1一函一事。2用语得体，平等待人。3内容简洁，直叙其事。下级机关机关或社会团体内部刊物(简报)平级机关上级机关平级机关了解情况报告工作和业务交流经验沟通情况三、简报划分标准种类时间定期的简报、不定期的简报、临时简报内容工作简报、生产简报、学习简报、科技简报、商业简报、会议简报问题的涉及面专题简报、综合简报发送范围公开简报、指定范围的简报简报是机关团体、企事业单位通过对工作中的新情况、新问题、成绩、经验的报道，向上反映情况，对下指导工作．平级单位互相沟通情况的一种常用公文。简报的要求：抓住最新鲜的、最有代表性、最有价值的问题来写。简报的要求反映情况及时、迅速。反映情况必须真实，不能有丝毫虚构和夸张，更不能歪曲和捏造。抓住最新鲜的、最有代表性、最有价值的问题来写。简明扼要，不宜过细地叙述事情的整个过程，文字要简洁。快新真简简报的基本格式与写作(一)报头简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。１、简报名称印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。２、期号位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。３、编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。４、发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开。(二)报体简报的正文部分包括目录、标题、主体、结尾简报的标题比较灵活，主要是醒目、简明，能吸引读者的视线，且一看就能抓住文中要表达的关键内容，形式可以是单标题，也可以是双标题，为了让文章层次清楚，还可以在文中加小标题，用来概括主要内容的几个方面或者表达几个主要观点。1.标题2.开头简报中文章的开头类似于新闻报道中的导语，一般要求以精练的的一句话或一段话，提出全文中心或某个主要事实要素，如时间、地点、事件、结果等内容。3.主体主体是正文的中间部分，是简报的主干，一般要用富于说服力的典型材料，把导语内容进一步具体化。主体部分主要是用来反映情况、肯定成绩、提出问题的。4.结尾要不要结尾，应该根据内容而定。有的简报写到最后需要作小结，或者提要求、作指示、发号召，这样的情况下写个结尾，简报的内容相对完整，结构也会更严谨。有的简报内容单一，篇幅短小，事情写完就行了，或者已经在开头写了结论，最后又不必提出什么要求，那就没有必要写结尾。（二）报尾报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报：指简报呈报的上级单位；送：指简报送往的同级单位或不相隶属的单位；发：指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明“本期增发×××（单位）”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。报头与正文之间，正文与报尾之间，可以用一条横线隔开。有的简报发送范围比较固定，就不写报尾，写完正文自然结尾。四、文件公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。(一)公文种类1.2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。♣命令。用于发布行政法规和重要规章，宣布施行重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。♣议案。用于各级人民政府(或者法定人数的人民代表)按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。♣决定。用于对重要事项或重大行动作出安排和决策。♣指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。♣公告、通告。公告，用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告，用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。♣通知。用于传达上级机关的指示，发布规章，批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。♣通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。♣报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问和要求。♣请示。用于向上级机关请求指示和批准。♣批复。用于答复下级机关的请示事项。♣函。用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。♣会议纪要。用于记载和传达会议情况，主要精神和议定事项。在公关活动中，除了命令(令)、公告等几种类型不用外，大部分都要运用到,其中请示、报告、通知、函等，更是公关活动必须运用的文体。2.公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。♣上行文：指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文，例如市级政府向具有领导关系的省级政府行文，省级政府工作部门向具有业务指导关系的国务院工作部门行文都是上行文。上行文的文种有3类：“请示”、“报告”、“意见”。♣下行文：指上级领导机关或业务主