企业办公自动化保密管理

《企业常用办公自动化设备》北企星湖北北盛网络科技有限公司企业常用办公自动化设备随着计算机和通讯技术的飞速发展，现代化办公设备档次不断提高，作为工程技术人员或者办公人员，都会使用到大量的办公设备，比如：打印机、复印机、扫描仪、数码相机、传真机等；因此，掌握基本的办公设备使用常识是很必要的。1打印机2复印机3扫描仪4传真机5其他办公设备1打印机打印机作为一种极为重要的输出设备，越来越普及，逐步成为办公自动化必不可少的设备之一。1.1打印机的分类针式打印机喷墨打印机激光打印机针式打印机：通过打印针对色带的机械撞击，在打印介质上产生小点，最终由小点组成所需打印的对象。而打印针数就是指针式打印机的打印头上的打印针数量。而打印针的数量直接决定了产品打印的效果和打印的速度。喷墨打印机：应用最广泛的打印机。其基本原理是带电的喷墨雾点经过电极偏转后，直接在纸上形成所需字形。其优点是组成字符和图像的印点比针式点阵打印机小得多，因而字符点的分辨率高，印字质量高且清晰。可灵活方便地改变字符尺寸和字体。印刷采用普通纸，还可利用这种打字机直接在某些产品上印字。激光打印机：激光源发出的激光束经由字符点阵信息控制的声光偏转器调制后，进入光学系统，通过多面棱镜对旋转的感光鼓进行横向扫描，于是在感光鼓上的光导薄膜层上形成字符或图像的静电潜像，再经过显影、转印和定影，便在纸上得到所需的字符或图像。主要优点是打印速度高，可达20000行／分以上。1.2打印机安装和使用各种打印机的安装和使用过程都差不多，在第三章中我们已经学习了打印机的安装方法，这里不再赘述；打印机的使用也比较简单，一般的应用软件都具有“打印”功能，实际上就是将需要输出的结果表现在纸张或者其他介质上，一般来说，打印都可以通过应用软件【文件】菜单下【打印】命令来进行打印，执行此命令后，系统会弹出【打印】对话框，可以对打印任务进行相应设定，一般还可以通单击【属性】命令按钮，弹出打印机的“高级选项”，对打印机进行设定。【打印】对话框打印机“高级选项”2复印机复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。复印份数不多时较为经济。复印机2.1复印机分类从工作原理来很，复印机分为模拟复印机和数码复印机。模拟复印机是通过曝光、扫描将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程的复印机产品。模拟型产品由于诞生和应用的时间已经比较长了，因此技术上较为成熟，性能也比较稳定，并且在价格上占有一定的优势。目前复印速度在15～20页/分的主流的的模拟型产品的价格基本上在8000～15000元左，复印速度在30页以上的高端产品的价格则在20000多元，很少有价格超过3万元的模拟复印机产品。数码复印机则是指首先通过CCD（电荷耦合器件）传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生有点组成的静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程的产品。数码复印机主要优点在于：整洁、清晰的复印质量。文稿，图片/文稿，图片，复印稿，低密度稿，浅色稿等五项模式功能，256级灰色浓度、400DPI的分辨率，充分保证了复印品的整洁、清新。一次扫描，多次复印。数字复印机只需对原稿进行一次扫描，便可一次复印达999次甚至更多。因减少了扫描次数，所以减少了扫描器产生的磨损及噪音，同时减少了卡纸的机会。电子分页。一次复印，分页可达999份。先进的环保系统设计。无废粉、低臭氧、自动关机节能，图像自动旋转，减少废纸的产生。强大的图像编辑功能。自动缩放、单向缩放、自动启动、双面复印、组合复印、重叠复印、图像旋转、黑白反转、25%-400%缩放倍率。复印机还可以根据不同的分类方法进行以下分类：根据复印速度分为：低速、中速和高速；根据复印的幅面分类：普及型和工程复印机；根据使用纸张分类：特殊纸复印机和普通纸复印机（特殊纸一般指可感光的感光纸，而普通纸是指普遍使用的复印纸）。根据复印机显影方式分类：单组份和双组份；根据复印机复印的颜色分类：单色、多色及彩色复印机。常用复印纸幅面规格尺寸2.2复印机的操作①放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正；②设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量；③放入纸张；④启动复印。说明：具体功能按键，需要参考具体机型的说明书；要复印多份，请先在设定后复印样张，满意后，再设定复印数量，启动复印。复印机使用中应注意的问题不可将重物放在复印机上或让复印机受到冲击；当复印机在复印时，不可打开任何门盖或断开电源；不可让磁性物体靠近复印机，或在复印机旁使用易燃喷雾剂；不可把盛水或其它液体的器皿放在复印机上；不可让纸屑、书钉或其它金属碎片掉进复印机内；不可使用有损坏或裂开的电源线，电源线不可塞入复印机内；当复印机异常热或产生异常噪音时，不可继续使用，应立即断开电源检修。3扫描仪扫描仪是一种计算机外部仪器设备，通过捕获图像并将之转换成计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字化输入设备。对照片、文本页面、图纸、美术图画、照相底片、菲林软片，甚至纺织品、标牌面板、印制板样品等三维对象都可作为扫描对象，提取和将原始的线条、图形、文字、照片、平面实物转换成可以编辑及加入文件中的装置。CCD平板扫描仪扫描仪属于计算机辅助设计（CAD）中的输入系统，通过计算机软件和计算机，输出设备（激光打印机、激光绘图机）接口，组成网印前计算机处理系统，而适用于办公自动化（OA），广泛应用在标牌面板、印制板、印刷行业等。可在文档中组织美术品和图片；将印刷好的文本扫描输入到文字处理软件中，免去重新打字之麻烦；对印制版、面板标牌样品（该板即使无磁盘文件，又无菲林软片）扫描录入到计算机中，可对该板进行布线图的设计和复制，解决了抄板问题，提高抄板效率；可实现印制板草图的自动录入、编辑、实现汉字面板和复杂图标的自动录入；在多媒体产品中添加图像；在文献中集成视觉信息使之更有效地交换和通讯。扫描仪用途和实际意义扫描仪分类扫描仪可分为三大类型：滚筒式扫描仪和平面扫描仪，近几年还有了笔式扫描仪。滚筒式扫描仪一般使用光电倍增管PMT（PhotoMultiplierTulbe），因此它的密度范围较大，而且能够分辨出图像更细微的层次变化；而平面扫描仪使用的则是光电耦合器件CCD（Charged-CoupledDevice）故其扫描的密度范围较小。CCD（光电耦合器件）是一长条状有感光元器件，在扫描过程中用来将图像反射过来的光波转化为数位信号，平面扫描仪使用的CCD大都是具有日光灯线性陈列的彩色图像感光器。扫描仪的技术指标分辨率是扫描仪最主要的技术指标，它表示扫描仪对图像细节上的表现能力，即决定了扫描仪所记录图像的细致度，其单位为DPI（DotsPerInch）。通常用每英寸长度上扫描图像所含有像素点的个数来表示。目前大多数扫描的分辨率在300～2400DPI之间。DPI数值越大，扫描的分辨率越高，扫描图像的品质，但这是有限度的。当分辨率大于某一特定值时，只会使图像文件增大而不易处理，并不能对图像质量产生显著的改善。对于丝网印刷应用而言，扫描到6000DPI就已经足够了。灰度级表示图像的亮度层次范围。级数越多扫描仪图像亮度范围越大、层次越丰富，目前多数扫描仪的灰度为256级。256级灰阶中以真实呈现出比肉眼所能辨识出来的层次还多的灰阶层次。色彩数表示彩色扫描仪所能产生颜色的范围。通常用表示每个像素点颜色的数据闰数即比特位（bit）表示。所谓bit这是计算机最小的存贮单位，以0或1来表示比特位的值，越多的比特位数可以表现越复杂的图像资讯。例如常说的真彩色图像指的是每个像素点由三个8比特位的彩色通道所组成即24位二进制数表示，红绿兰通道结合可以产生224=16.67M（兆）种颜色的组合，色彩数越多扫描图像越鲜艳真实。扫描速度有多种表示方法，因为扫描速度与分辨率，内存容量，软盘存取速度以及显示时间，图像大小有关，通常用指定的分辨率和图像尺寸下的扫描时间来表示。扫描幅面：表示扫描图稿尺寸的大小，常见的有A4、A3、A0幅面等。扫描仪的安装和使用WindowsXP内置了标准的静态图像获取程序，也就是说，只要正确安装了扫描仪的驱动程序，就可以直接使用WindowsXP自带的软件来进行扫描了。扫描仪的安装和使用步骤如下：①将扫描仪连接到计算机的端口上；②鼠标点击【开始】菜单，选择系统控制工具区域中的【打印机和传真】项目，【打印机和传真】设置窗口【扫描仪和照相机】设置窗口扫描仪和照相机向导扫描仪和照相机向导扫描仪和照相机向导扫描仪和照相机向导扫描仪和照相机向导另外，一般的扫描仪都自带了扫描程序，带有比WindowsXP自带的“扫描仪和数码相机”向导更丰富的功能，建议专业用户采用，如EPSON3490PHOTO扫描仪自带的扫描程序“EPSONScan”拥有“全自动扫描”、“家庭模式”和“专业模式”，如下图是该扫描仪自带扫描程序的“专业模式”界面：EPSONScan“专业模式”界面预览扫描文字识别软件的使用目前，大量的非电子化文档，严重影响着我们日常的办公效率，为了更好的解决这个问题，我们可以使用文字识别软件（OCR）对扫描的图像文件进行文本化转换，将纸质文档转化为可以再次编辑的电子文档。目前常用的中文文字识别软件很多，比如：清华紫光OCR、尚书OCR、汉王OCR、蒙怡OCR、丹青OCR等。“文本王专业版”主界面1234文本编辑区图像预览区4传真机传真机是指在公用电话网或其相应网络上，用来传输文件、报纸、相片、图表及数据等信息的通信设备。传真机是集计算机技术、通信技术、精密机械与光学技术于一体的通信设备，其信息传送的速度快、接收的副本质量高，它不但能准确、原样地传送各种信息的内容，还能传送信息的笔迹，适于保密亲笔通信，具有其它通信工具无法比拟的优势，为现代通信技术增添了新的生命力，并在办公自动化领域占有极重要的地位，发展前景广阔。4.1传真机的工作原理先扫描即将需要发送的文件并转化为一系列黑白点信息，该信息再转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。接收方的传真机“听到”信号后，会将相应的点信息打印出来，这样，接收方就会收到一份原发送文件的复印件。但是各种传真机在接收到信号后的打印方式是不同的，他们的工作原理的区别也基本上在这些方面。4.2传真机的分类目前市场上常见的传真机可以分为四大类：1、热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）；2、热转印式普通纸传真机；3、激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）；4、喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。四类传真机中最常见的是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机，而激光一体机和喷墨一体机的不同之处仅仅是打印方式和所采用的耗材上。所以基本上可以分为两大阵营进行比较，一类为热敏纸传真机，另一类为喷墨/激光一体机。使用前请仔细阅读使用说明书，正确地安装好机器，包括检查电源线是否正常、接地是否良好，机器应避免在有灰尘、高温、日照的环境中使用。芯线：有些芯线如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯线而有的用的是3芯线，这两种连接如错误，则传真机无法正常通信。线路通信质量的简单判断：当线路通信质量差时，进行传真可能会引起文件内容部分丢失，字体压缩或通信线路中断。判断方法：摘机后听拨号音是否有异常杂音。如“滋滋”声或“咔咔”声。4.3传真机的安装和使用要点记录纸的安装：记录纸有两种，传真纸（热敏纸）和普通纸（一般为复印纸）。a、热敏纸：在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面区别，安装时须依据机器的示意图进行。如新机器出现复印全白时，故障原因可能是原稿放反或热敏纸放反。b、普通复印纸