电子邮件沟通技巧

电子邮件沟通技巧冀梦茹中国百优报关企业江苏报关协会副会长单位中国报关协会会员中国首批进出口商品预归类单位目录一、主题二、称呼与问候三、正文四、附件五、语言的选择和汉字编码六、结尾签名七、回复八、正确使用发送、抄送、密送NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.一、主题IT:咦？打印机又坏了吗？……哦……原来是新增需求啊。收件人：这封是什么呀？估计不重要，等下再看吧。收件人：这是哪家公司的呢？收件人：”请提供！”？？是我超时了吗？收件人：咦，错别字啊，真不专业！1.标题不要空白；2.标题要简短，真实反映邮件内容，让收件人一眼看出邮件目的；3.彼此不熟悉的情况下，最好写上“来自**公司邮件”或”**人“，以便对方一目了然，又便于留存；4.可适当用使用大写字母字符（如“*”“！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；5.回复对方邮件时，应根据回复内容适当更改标题，不要“RE:”、“答复：”一大串；6.主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题；7.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。好多“答复:”哦……NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.二、称呼与问候1.恰当地称呼收件人，拿捏尺度；2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼“大家”“ALL”；3.关于格式，称呼是第一行顶格写；4.Email开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写；5.结尾常见的写“BestRegards”,中文的写个“工作顺利”、“节日快乐”、“顺祝商祺”、“此致敬礼”之类的。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.三、正文1.表明身份。若对方不认识你或者从邮件内容看不出你是谁，先说明身份，姓名或你代表的企业名称，简明扼要，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意；2.Email正文应简明扼要。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述；3.多用简单词汇和短句，不要出现让人晦涩难懂的语句，最好不要让人拉滚动条才能看完你的邮件；4.注意Email的论述语气。应根据对内对外不同性质、熟络程度、等级关系等来选择恰当的语气，以免引起对方不适；5.如果事情复杂，最好1、2、3、4列几个段落表述。6.避免拼写错误和错别字。注意使用拼写检查，在邮件发送之前，检查一遍是否有拼写错误；7.对于较难用文字表述清楚的邮件，可以配合图表加以阐述。NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.四、附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。多个附件时，应在正文中对附件内容加以说明；2.附件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；4.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用；5.如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.五、语言的选择和汉字编码1.只要必要的时候才使用英文邮件。尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；2.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。3.选择便于阅读的字号和字体。中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana或者Arial字型，字号用五号或10号字即可。4.不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.六、结尾签名1.签名信息不宜过多。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等，但不宜行数过多；2.不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化；过于正式的签名档会让对方显得疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用；3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号可以比正文字体小一些。NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.七、回复1.及时回复Email。1）收到邮件后，即刻回复，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，紧急邮件除外。2）如无法及时确切回复，应先及时的回复收到，说明正在处理；3）如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作；2.进行针对性回复。当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案；3.不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题回复超过3次，此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断；4.要区分Reply和ReplyAll（区分答复发件人和全部答复）。NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.八、正确使用发送、抄送、密送1.要区分TO和CC还有BCC；（区分收件人、抄送人、密送人）1）TO的人，是邮件的受理人，理应对邮件予以回复响应；2）CC的人，是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，除非有建议或异议；3）BCC是密送，即收件人和抄送人不知道BCC为何人，用在特殊情况。各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。2.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；3.转发邮件要突出信息。NanjingHONGKANGCustomsBrokerCo.,Ltd.11谢谢！