房地产公司材料采购流程(888)

湖北**置业有限公司重要材料采购流程为了规范公司的重要材料采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本。提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资。特制定本流程。专业工程分包参照本流程。1、各部门职责1.1总经理和总经理室1.1.1副总经理参与重要甲供设备的合同谈判；1.1.2总经理批准采购合同；1.2由总经理室、成本合约部、工程部、销售公司和监理单位共同成立材料采购审查委员会（或招标小组）；1.2.1由工程材料部门分门别类准备合格供应商名录，提交采购委员会审查、筛选，采购必须在合格供应商范围内进行；1.2.2审核经工程部确认的材料计划书。1.3材料采购负责人1.3.1负责设备、材料信息的收集，建立供应商信息库（材料样品室、供应商档案）；1.3.2负责物资供应商的评价、选择与控制，并编制《合格供应商名录》，由部门经理批准；负责对合格供应商进行动态考核，至少每年更新一次。1.3.3负责审批物资采购计划1.3.4负责组织采购物资考察、招标，明确所采购物资的技术标准；1.3.5负责草拟采购合同，组织合同谈判（乙供材料除外）；1.3.6负责监控采购合同的履行状况；1.3.7负责验证采购产品的质量、规格和数量；1.4.工程部1.4.1负责审核施工单位提交的材料供应计划书，并为材料采购活动保留充裕时间；1.4.2负责招标文件审核；1.4.3参与物资供应商的选择；1.4.4参与甲供物资合同谈判；1.4.5参与采购合同的审核与会签；1.4.6参与材料进场验收。1.5成本合约部1.5.1负责招标文件审核；1.5.2参与物资供应商的选择；1.5.3参与甲供物资合同的谈判；1.5.4参与采购合同的审核与会签。1.6经营销售部参与对有关售楼书中所承诺的重点材料、设备的规格、档次、功能等项目的招标书审核。1.7财务计统部1.7.1参与物资供应商的选择；17.2参与甲供物资合同谈判；1.7.3参与采购合同的审核与会签。1.8设计研发部（或设计师）配合工程材料部对影响建筑外观和使用功能的材料、设备进行确认。2.工作程序2.1合格供应商选择2.1.1供应商能力调查由材料采购员负责收集供应商和厂家提供的营业执照、法人资格、生产许可证、质量鉴定书等资料。进行全面的比较、选择，建立供应商信息库（包括材料样品室、供应商名录、设备材料推荐书等）。2.1.2供应商能力评价评价内容：A．厂家能力的评价点：资质证书（包括企业质量认证、产品生产许可证、特殊产品认证、产品质量检验证书）产品的技术先进性、生产规模、生产工艺、生产设备、检测手段、业绩、售后服务等。B．供应商能力评价点：资质证书（包括工商登记营业执照代理或专营证书等）注册资金、代理品牌、经营规模、业绩、信誉、售后服务等。评价方法：根据厂家、供应商评价的侧重点组织相关部门人员以及采购资料员采取以下一种或几种评价方法对供应商进行评价（必要时邀请采购委员会成员参与）。A．实地考察生产线及公司状况。B．实地考察产品在建设项目实际应用情况。C．实地或通过其他方式了解用户对厂家及其产品的使用、服务情况。D．从行业机构中了解厂家及其产品的市场率及用户反映情况。E．资质评价：要求供应商提供营业执照、生产许可证。F．样品评价：要求供应商提供样品，公司对所提供的样品进行检测、评价或试用。G．业绩评价：对供应商以往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货是否及时以及售后服务是否良好等进行调查评价。2.1.3编制合格供应商名录2.1.3.1公司合格供应商名录中应包含两类：一是公司汇总各方意见后形成的合格供应商；二是针对公司采购的主要设备材料（量大、高价值）确定若干家厂商作为长期合作的战略伙伴。2.1.3.2工程材料采购员将以上评价结果分类填入《供应商评价表》,对各供应商及其产品进行综合分析、比较、选择出合格的供应商及其产品，列入《合格供应商名录》，同一种物资应有多个合格供应商可供选择。《合格供应商名录》报送公司采购审查委员会审批。2.2物资采购2.2.1甲供物资的采购验收甲供物资包括：电梯、空调设备、消防工程设备、水泵、净水设备、自动供水设备、污水处理设备、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器等。（可结合本公司具体要求适当增减，如钢材、商品砼、外墙砖、外墙干挂石材、门窗、公共区域墙地砖、灯具、开关面板、防水材料、绿化乔木、景观部分材料等）2.2.1.1《采购产品招标书》的编制工程开工后工程材料员负责材料设备信息的收集，建立供应商信息库（材料样品室、供应商档案），依据施工单位经监理单位和工程部、材料采购审查委员会审核通过的材料设备计划书，编写《材料（设备）采购产品招标书》，并按流程报送工程部、成本合约部、财务部、销售部、材料采购审查委员会审核会签。2.2.1.2招标、评标、签定合同A.工程材料员根据公司所开发楼宇的档次及采购物资的类别、性能要求，根据《合格供应商名录》对供应商进行选择（同一设备或材料必须有三家以上的供应商），分发产品招标书，执行《招标管理程序》。B.收到投标书后工程材料负责人组织总经理室、工程部、成本合约部、财务部、销售部、监理单位有关人员对产品的外观、性能、制造工艺、维保服务、使用情况等及供应商的资信、实力、交货期、供应价进行综合评判（必要时到厂家和已使用该产品的项目考察），以开标报告的形式记录评判结果，确定入围供应商。C.确认入围供应商后，工程材料负责人协同成本合约部、财务部、监理单位、总经理室有关人员与入围供应商进行商务谈判并形成会议记录，最后确认供应商。D.工程材料负责人组织草签合同，并会同工程部、成本合约部及财务部对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性及其它风险因素进行审核，经总经理批准后生效。E.合同生效后，工程材料员将合同原件分发给财务部、供应商，复印件分发给工程部、成本合约部、监理单位。2.2.1.3低值易耗零星物资的采购根据工程部编制材料供应计划书或审核施工单位提交的材料供应计划书，由工程材料员进行询价，经工程部、成本合约部、财务部审核后，报总经理批准后采购。2.2.1.4验收执行国家现行验收规范，满足设计要求。2.2.2乙供物资的控制乙供物资包括：钢筋、水泥、砂石、墙砖、面砖、地砖、照明箱、开关、灯具、插座、电线、管材、阀门等。（可根据本项目总包合同相应增减材料）2.2.2.1认价、确定品牌A.工程部经理对监理单位审核过的由施工单位提供的乙供物资（除地材外）采购计划（施工单位按施工合同要求分阶段提交），进行确认，工程材料负责人应及时对材料、设备的品牌和标准进行确定（需认价材料由工程材料负责人、成本合约部核定价格），设计研发部（或设计师）配合工程材料部对影响建筑外观和使用功能的材料、设备进行确认。B成本合约部将认价单及时下发到工程部，由工程部、监理单位、施工单位三方会签确认其中一家供应商。2.2.2.2验收A.项目部经理委托监理公司监督施工单位根据国家规范、设计要求对乙供物资进行外观、性能验收，确认施工单位填写《材料报验单》，合格品批准进场使用。B.施工单位在安装过程中造成产品损坏问题的由施工单位联系分包商进行协调、处理。2.3合格供应商的评价:A．工程材料采购员负责建立供应商档案，其中包括：●《供应商评价表》●《产品使用情况表》（调查使用单位或部门后填写）●《合格供应商考核表》●《工程部月报》（对材料、设备的评价部分）B．项目竣工验收交付后，由工程部、成本合约部、财务部、材料审核委员会有关人员及时采取适当的方式对提供产品的合格供应商进行全面评价一次，填写《合格供应商考核表》并纳入合格供应商档案，评价时主要依据：●进货检验记录●采购合同履行情况●产品使用情况表C．项目交付使用一年后，由工程部材料负责人列出需了解的产品目录，向工程部或物业公司收集产品使用情况的评价记录。D．对考核中达不到规定要求的供应商，取消其合格供应商资格，三年内不得向其采购材料、设备。2.4材料采购流程图：施工单位拟定材料设备采购计划报送监理部↓监理单位审核工程量后报工程部↓工程部在监理审核的采购计划单上审核会签，送材料材料采购负责人↓材料采购负责人确认后报材料审核委员会↓材料审核委员会按公司要求确定入围供应商和采购限价↓成本合约部审价、分管领导审核↓材料采购负责人组织相关部门进行考察、招标、谈判、合同审核会签↓材料设备供应商确定后采购负责人按合同采购↓材料设备进场，工程部组织监理和施工单位签字验收↓材料采购负责人持续跟踪反馈，协调供应商按需及时供货材料设备采购流程图3工作准则3.1在材料（设备）供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报公司材料（设备）采购领导小组批准，方能入库。3.2公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经材料采购委员会审核，可纳入公司材料设备信息库。3.3采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。3.4材料员在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。3.5采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。3.6采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报；单宗采购总额预计50万元以上（含）报大宗材料审核委员会审核，董事长或总经理审批；单宗采购总额预计5万元以上、50万元以下报大宗材料审核委员会审批，总经理签字。单宗材料采购金额预计在5万元以下，报工程部、合约部、财务部审批，总经理签字。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。3.7报告得到批复后，依照公司领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。3.8公司采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括公司的零星采购。五不购：①没有提供书面采购计划且未经相关部门批准不购；②材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；③无材质证明和产品合格证的不购；④凡考评不合格的产品不购；⑤现场、仓库能够代用的材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。3.9材料（设备）单宗采购总额预计在5万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成。3.10在采购招标过程中必须坚持以下原则：（1）在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。（2）在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。（3）在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。（4）招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。3.11在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，公司将依本制度严肃处理。3.12采购材料（设备）时必须签订《订货合同》，一式四份，供需双方各执两份，一份提交公司备案，一份留公司财务保存，其他部门使用复印件。4采购人员职业规范4.1采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。4.2采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。4.3采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。4.4采购人员在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。