医院物资采购实用操作手册

医院物资采购实用操作手册一、确定采购部门医院需确定具体部门负责医院物资采购，代表医院按照规定确定物资供应商及价格，并授权有关部门进行日常采办。医学装备处负责医疗设备、医用耗材、医疗器械的采购。采购部门在所有商务谈判过程中一般有两人参加，并做好谈判记录。招标项目、新增医疗器械审批项目的商务谈判，需处室负责人参加。物资保障部门在收到货物后应办理好验收、人库、仓储及出库手续，固定资产应按照要求进行实物、账务登记。现场安装时，若影响临床工作的应事先与临床做好协调工作。安装中需用电的，应提前通知后勤管理部门。二、采购程序物资采购对象主要是医疗设备、通用设备、医疗器械、印刷品、五金、被服、消耗性物资等，需要根据不同的特点和性质采用不同的采购方式。例如，医疗设备、通用设备等价值高、使用周期长的特点，实行专项采购;医疗器械、印刷品、五金、被服、消耗性物资等具有品种规格多、需求频繁、单价低，但用量大的特点，可实行周期性招标。(一）专项采购招标(1)专项采购项目立项后，由采购部门邀请供应商出具具体方案，方案应包括数量、规格、材质、品牌、图纸、技术标准、报价等内容。(2)方案报价不得超过预算。涉及日后维修的采购项目，需使用部门对方案出具书面意见。(3)涉及需配套供应水、电、气的采购项目，需医院负责基建大修专业人员对方案出具书面意见。(4)方案需经申请部门负责人签字确认。(5)方案确认后，由采购部门根据方案进行邀请招标。(6)采购部门负责开标，并按规定受权与投标方进行商务谈判。(7)采购部门汇总商务谈判结果，并向招标投标审议小组汇报。(8)招标投标审议小组审议通过后，按照第一节相关规定召开由相关同志参加的决标会议审议，决标结果报院长或院领导班子审议通过。(9)招标投标审议会议考虑中标的原则是在进行价格比较的基础上，综合考虑产品齐全性、是否原供应商、企业规模、同级同类医院使用情况、品牌知名度、空间距离等因素。(10)招标投标审议小组会议或决标会议审议未通过的项目，需按照会议要求补充相关工作后重新审议。(11)审议通过的项目按照有关规定启动合同管理程序。（二）周期性招标1.原则(1)对医院常规使用的物资可每年或每3年进行招标,确定长期供应商和供应价格。(2)中标原则。对投标价格结合历史使用数据进行加权比较，在进行价格比较的基础上，综合考虑产品齐全性、是否原供应商、使用科室意见、同级同—院使用情况、品牌知名度、空间距离等因素。(3)参加投标的植入性医疗器械，必须具备符合要求的条形码。2.高值医疗器械的招标程序⑴信息收集：收集供应商信息，征求使用科室意见。(2)制订招标方案：在充分收集信息、征求意见的基础上，召开招标投标小组会议，确定招标投标方案。(3)招标文件的制作:招标文件模板见附件一。(4)招标邀请及招标文件的发布。(5)投标：供应商在规定时间内按招标文件要求投标。(6)开标及信息整理:统一开标，并汇总每位供应商的投标条件。(7)向投标方进一步了解情况。(8)商务谈判。(9)二次征求意见：就经过谈判初步拟定的投标单位再次征求使用科室的意见。(1O)招投标小组工作会议。(11)进一步补充信息，并与临床沟通。(12)决标会议:由医院招标投标审议委员会实施。招标投标审议委员会由院领导任组长，其成员包括牵头部门、财务处、采购需求部门、医院审计纪委等职能部门。(13)院领导班子审议:高值医疗器械招标结果需报院领导班子审议。(14)签订合同:根据决标结果，与中标供应商签署材料供应合同，合同期一般为一年。(15)善启工作:招标文件的归档,并以书面形式将新的产品进货价通知财务处，以书面形式将中标产品目录通知医务处。3.低值医疗器械及后勤物资的招标程序(1)信息收集:收集供应商信息，征求使用科室意见(医疗器械招标)。(2)制订招标方案::在充分收集信息、征求意见的基础上召开招标投标小组会议，制订招标投标方案。⑶招标文件的制作。(4)招标邀请及招标文件的发布。(5)投标:供应商在规定时间内按招标文件要求投标。(6)开标及信息整理:统一开标，并汇总每位供应商的投标条件。(7)向投标方进一步了解情况。(8)商务谈判。(9)决标会议。(10)签订合同:根据决标结果，与中标供应商签署材料供应合同，合同期一般为一年。【附件一】供应商避选项目邀请文件第一部分遴选邀请XXX单位（以下筒称我方)拟对供应商进行遴选。1.遴选回复要求:详见第二部分2.遴选邀请文件在单位领取，3.领取时间:.年..月日时4.领取地点：5.回复文件送达地点：同领取地点6.回复截止时间:――年――月――日――时前。逾期收到或不符合规定的回复文件恕不接受。第二部分回复要求—、总则1.回复方应仔细阅读遴选邀请文件的所有内容，按遴选邀请文件的要求提供回复书，并保证所提供全部材料的真实性。2.基本要求：回复方应持有国家有关机构核发的与回复品种相对应的生产或经营证照，回复产品均须具有医疗器械注册证，收费品种的最高零售价须已在《xx价格信息》上公示。3.医疗器械注册证失效期原则上不得早于－年－月－曰。4.除制造商直销外，制造商、代理商共同编制回复书，在需要回复方盖章的位置共同加盖公章，制造商、代理商应分别指定本企业的全权代表参与回复及商务谈判。5.进口产品的代理关系必须是制造商授权给售后服务机构（以注册证上的售后服务机构为准），售后服务机构授权给代理商。售后服务机构与制造商或代理商可以是同一企业。代理商未获售后服务机构授权而直接从制造商处获得的授权无效。6.如回复方对遴选邀请文件提出澄清，应在回复截止时间前通过传真或邮件通知到我方，回复截止期前我方收到任何澄清要求时将予以答复。7.如果回复方回复报价及产品均不能满足我方的要求，我方有权拒绝全部回复，重新组织遴选。二、需提供的文件以下文件中的复印件均须注明“与原件相同”字样，并加盖回复方公章。(一)制造商作为唯一回复方的，必须提供以下材料1.回复产品报价表。2.国内主要客户情况概览表。3.医疗器械生产企业许可证复印件。4.医疗器械注册证复印件，国产产品须提供医疗器械产品生产制造认可表(及附表）复印件，进口产品须提供医疗器械产品注册登记表（及附页）复印件。非回复品种证照不需提供，回复品种相应的型号需用红笔标出。5.法定代表人授权书（企业法人代表给授权代表的授权书）。6．企业法营业执照复印件。7.质量保证及服务承诺。8.国产品种如获得美国FDA认证，请提供相应文件。(二）经销商参与回复的，必须提供以下材料1.回复产品报价表。2.国内主要客户情况概览表。3.制造商医疗器械生产企业许可证复印件。4.回复方医疗器械经营企业许可证复印件。5.制造商给回复方的销售授权书复印件。6.医疗器械注册证复印件，国产产品须提供医疗器械产品生产制造认可表复印件，进口产品须提供医疗器械产品注册登记表复印件。7.法定代表人授权书（企业法人代表给授权代表的授权书）。8.制造商和代理商的企业法人营业执照复印件。9.质量保证及服务承诺。10.国产品种如获得美国FDA认证的，请提供相应文件。三、回复书的递交1.回复方必须在回复截止时间前将回复书送达，逾期回复将不予受理。2.有下列情况之一的，其回复书无效：回复书未按规定密封；回复书未加盖单位公章；回复书未按遴选邀请文件规定要求和格式编制填写，或内容不全、字迹模糊、难以辨认的；回复书逾期送达；提供虚假或错误信息。