进出口贸易公司程序文件

进出口贸易公司程序文件汇编（ISO9001-2015）目录1.进口贸易过程控制程序2.顾客沟通程序3.客户资信评估程序4.样品管理程序5.验货交付程序6.供应商评估程序7.合同评审程序8.出口贸易过程控制程序9.顾客投诉处理程序10.数据分析与利用程序进口贸易过程控制程序1.0目的：确保进口贸易全过程的顺利完成。2.0适用范围：本程序适用于各种进口贸易过程。3.0职责：3.1业务员：负责与客户沟通和进口贸易的洽谈，接受订单，拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协议）；办理货物进口报关和检验；跟踪合同（协议）执行的全过程，记录和建立合同档案工作。3.2业务部经理：负责进口业务的审批，签订相关的合同（协议）必要时参与进口贸易的洽谈，检查合同（协议）的执行情况。3.3公司总经理：负责进口贸易和资金使用的审批。3.4财会部：收取顾客预付款或订金、货款，办理付汇、结算。4.0工作程序：4.1洽谈接单：4.1.1业务员进行进口贸易的洽谈，做好洽谈记录，保存洽谈过程中的传真、电子邮件等来往文件。必要时业务部经理参与洽谈的过程。4.1.2业务部对供货商的资信情况进行评估。参见《供应商评估程序》。4.1.3业务部对顾客或代理进口委托方的资信情况进行评估。参见《顾客资信评估程序》。4.1.4业务部对进口商品的市场、政策风险进行评估，掌握本国和出口国的监管措施，如是否需要进口批文、关税多少等。4.2业务审批：4.2.1通过评估后，业务员拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协议），交本部经理审批。4.2.2业务员填写《进口成本核算表》，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈总经理审批。4.3合同的签订：通过审批后，由业务部经理签订合同（协议）。4.4合同的执行：4.4.1业务员按照合同的规定，敦促客户或委托方按时支付订金（预付款）、货款等款项。4.4.2当进口的付款方式是信用证时，要填写《信用证申请书》、《授信开证额度使用申请书》、《进口付汇核销单》，附上合同等有关单证交财务部办理开证。收到银行开立的信用证副本，业务员要根据合同进行认真核对，发现有不符点立即通知银行改正。4.5货物进口报关：4.5.1业务员敦促供货商按照合同规定的时间和要求，装运货物和寄发提单、发票、装箱单等单证。收到这些单证后，业务员要妥善保管并在接到到货通知时，连同合同一起抓紧报关。当委托报关行报关时，还要填写《代理报关委托书》。单证文件交接要有签收记录。4.5.2业务员报关时，要根据报关文件认真填写和核对《进口报关单》，报关后要及时取回该单复印存档。4.5.3收到税单（关税、增值税），业务员填写《付款通知书》在税单限期内，交财务部交纳税款。业务员要将税单复印存档。4.6货物检验：业务员按照合同要求对进口货物进行检验，及时将检验结果报告业务部经理。参照《验货交付程序》执行。4.7货物交付：业务员按照合同（协议）的约定，进行提单或货物的交付。提单或货物的交付要有客户的签收记录。4.8进口付汇：业务员填写《进口付汇申请书》、附上合同、发票、提单、报关单及相关单证，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈公司总经理审批，然后再交财务部办理付汇。单证的交收要有签收记录。4.8.1当以电汇结算时，还要填写《进口付汇核销单》。4.8.2当以信用证结算时，收到银行《付款通知书》要认真审核信用证项下的单证是否相符，尤其是对进口的品名、规格、数量、单价要倍加注意，发现有不符点原则上应提出拒付。4.9付汇核销：业务员将《进口报关单》等有关单据交财务部办理核销，交收要有签收记录。4.10结算：业务员填写《进口结算单》附上相关单据，经业务部经理审批后交财务部办理结算。单证的交收要有签收记录。4.11合同归档:业务员从合同的开始到结束，要建立合同档案和合同归档。5.0相关文件及记录：《供应商评估程序》《顾客资信评估程序》《验货交付控制程序》《不合格控制程序》顾客沟通程序1．0目的：加强与顾客的贸易信息交流，以获取最佳的贸易额及利润。2．0适用范围：公司业务部门在贸易过程中与顾客的为达成贸易而进行的所有接触。3．0职责：业务员负责与顾客有关签约前后的细节的沟通，并在部门经理（或主管本部门的副总经理）的指导下负责处理有关的顾客投诉。4．0工作程序：4．1对于新客户，业务员应充分利用中国出口商品交易会的展示，或到国际展览会上展示公司的商品，以达到宣传，推广作用，同时可在日常工作中，通过信函，电子邮件，传真，网上推销，广告等方式，详细地向顾客介绍所经营的产品具体资料。4．2对于老顾客，业务员应通过电子邮件，传真等直接快捷的方式及时把新商品，新信息告知客户，如情况需要，可按客户的要求用快递把样品寄往顾客。（是否要求样品费，寄费是否由我司支付等问题均应请示部门经理的意见）4．3当收到顾客的询价时，业务员应仔细地核对成本，并让供货方对应地把含税的交货价用文字形式报给我方。在此基础上，业务员应加上相关的国内费用，如需我方预付运费的，还需加上海运费，并选择信誉好，运价合理的船务公司。在计算好公司的费用和合理的利润后，需在当天内将价格用快捷的方法报给客户，以抓紧时机达成贸易。4．4如顾客压价幅度较大，同时供货方没法再降的，业务员应请示部门经理（或主管本部门的副总经理），以决定是否接受。同时应尽快用文字答复客户。4．5在与顾客就合同各条款达成一致后，进行出口合同评审程序。4．6签约后，业务员应把洽谈过程中的来往函件，电话记录整理归档。4．7在履约过程中，业务员必须督促工厂按客户确认的样品生产，并要求工厂在生产完毕后将完整的装箱单传真到公司，业务员将相应的出口托运单准备好，交单证员制单配船，在装船后应及时将装船资料通知客户。4．8在履约过程中或客户收货后，客户提出异议的，业务员应马上报告本部门经理，并进行客户投诉处理程序。4．9合同履行过程中，如果因我司或工厂原因影响合同履行的。应及时与客户沟通，并保留沟通的证据，如果产生合同变更的，应参照《合同评审程序》。4．10发生合同变更时，应保存与客户沟通的证据。4．11合同履行过程中，业务员应及时把处理结果通知客户。4．12在正常履约后，业务员应主动与客户联系，询问客户的满意度，不断提高服务质量。4．13平时业务员应定期和曾经供过货的客户保持联系，把最新的产品信息及报价通知客户。5．0相关文件及记录《出口合同评审程序》〈客户投诉处理程序》《客户满意度测量和监控程序》《进口贸易过程控制程序》《出口贸易过程控制程序》客户来函报价单及复函出口销售合同样品管理程序1．0目的：通过对样品进行收集﹑分类和管理，确保样品齐全，整理和取样合理化，以及对样品资源共享。2．0适用范围：本程序适用于客户来样后，业务部门对样品进行复样加工﹑整理、进行电子登记、在样品间展示，以及对外寄样。3.0职责：3.1业务员：负责样品保管﹑整理﹑安排工厂加工和寄出样品。3.2样品保管员：负责样品分类﹑识别﹑登记手续的管理。3.3业务部经理:负责审批本部门样品生产,及本部门样品展柜(架)和样品存放室的样品统筹管理。3.4经理办:负责公司样品间的统一管理。4.0工作程序：4.1样品加工（生产）：4.1.1业务员收到客户来样后立即开出《样品加工通知单》并呈交部门经理审批，业务员将审批后的通知单交工厂进行样品加工，工厂在通知单规定日期内将客户原样及复样一齐交回到业务员手中。业务员对样品进行验收，验收合格则予以登记签收。4.2样品寄出和存放：4.2.1给客户的样品，业务员需在电脑中填制《样品记录表》。4.2.2样品寄出前，业务员负责检查是否符合样品数量、质量、包装及寄往地点等方面的要求，确保无误后，即行寄出。4.2.3业务员须将《样品记录表》交本部门相关业务员及财会人员，并将多余样品放入样品存放室，以便必要时使用。4.3公司样品间样品展示安排：4.3.1经理办负责样品、种类、数量的安排，并通知各业务部门提供样品，安排展示。4.3.2各业务部按经理办的要求提供样品,安排展示。4.4业务员负责对样品进行分类﹑识别﹑编号。样品编号方式如下：Ａ－Ｂ－ＣＡ：业务员编号（２位）Ｂ：自定义码或客户编码（４位）Ｃ：海关商品编码（１０位）4.5业务员定期对样品进行清理﹑更新﹑盘点，并修改相应的《样品记录表》，清理样品所产生的费用和收入应及时通知财务入帐。4.5.1客户样品寄存超过两年并且对该商品不再经营的，由业务员通知客户自行取回，在通知传达一个月内不取回的，由业务员予以清理。4.5.2样品超过保质期限，或已产生缺陷者，予以清理。4.5.3对已不再经营的商品样品，由业务员转存样品存放室，并在一年以后予以清理。4.6业务部负责对样品间所属展柜（架）和样品存放室进行管理，确保样品展示美观，样品存放井然有序。4.7样品保管员负责根据业务员提供的《样品纪录表》加以分类、归档，以便于对样品进行查找。4.8样品保管员负责协助业务员及有关人员查找所需样品，以供使用。5.0相关文件及记录《出口贸易过程控制程序》《样品加工通知单》《样品纪录表》合同评审程序5．0目的：清楚了解合同的全部内容，使合同的要求得到全面落实。6．0适用范围：所有进出口合同。7．0职责与权限：3.1业务员负责使用公司电脑系统草拟合同，填写成本预算表.如果是来料加工业务和需要使用配额的,同时填写合同评审表。并对有关的合同的各项条款进行初步审核。3.2部门经理负责对出口合同内容,条款,换汇成本等进行审核后审批。3.3合同额在50万美元以上(包括50万美元)的出口合同必须向主管该部门的副总经理说明情况,或由主管经理签署。8．0工作程序：4.1业务员与顾客以面谈,电话,信函,传真,电子邮件等形式洽谈订货的名称,规格,型号,数量,价格及价格条款,付款方式,包装要求,交货时间,交货地点,运输方式,验收标准等,业务员在报价前向部门经理说明具体的情况,成本构成,换汇成本,在经得同意后对外报价。经双方确认后,可以由顾客下订单或我司业务员在公司电脑系统上草拟出口销售合同，并根据历史纪录列明客户的资信程度,如果没有纪录,必须开始客户资信评估程序。4.2业务员在公司电脑系统中输入有关的合同资料后并制作预算表,提交部门经理审批。4.3部门在对合同的内容,条款,换汇成本,换汇水平等审核后,通过系统进行审批,同意的,由业务员将合同打印出来,部门经理在合同正本上签名并盖上合同章,由电脑编出合同号.不同意的,通过系统退回给业务员进行修改,并执行4.1-4.3。4.4业务员在出口合同签署后,将合同传真或通过邮寄给客户,由客户签署后回传给我司(或者客户寄回合同正本)该出口合同正式生效。4.5合同生效后,业务员及时跟进,如果付款方式是L/C的必须要求客户尽快开出相应的L/C,L/C到后,应该马上安排有关的供应商生产,并通过系统制作内贸合同提交部门经理审批.(对通过T/T,D/P结汇的结汇的合同,在评估客户的资信后,对资信度高的顾客,在合同正式生效后即可安排供应商生产。4.5.1资信度高的顾客,是指长期友好合作,而且是订单有计划，有循环的从来未出现问题的老客户。4.6部门经理对内贸合同审核后,通过系统审批同意,业务员将收购合同打印出来经部门经理签署盖章后正式生效,并传真寄给供应商。4.7内外合同正式生效后,业务员应将整套资料备齐二套,一套交给部门经理,一套自行留存.经办业务员负责跟进和执行该合同,部门经理负责督促执行。4.8当客户提出更改合同时,业务员应向有关经理详细说明更改的原因,更改后的细节,以及客户更改合同的文件如传真,E-MAIL等并执行4.1-4.34.9合同更改后业务员必须及时通知相关的部门和供应商。4.10当出现以下情况时，业务员要会同部门经理一同洽谈并及时向主管经理汇报：4.10.1合同金额超过50万美元。4.10.2顾客特殊并且换汇水平较高。4.10.2.1顾客特殊可以理解为已经长期与我司合作,信誉良好并有意与我司继续合作下去的顾客。4.10.3涉及使用公司资金巨大和必须向生产厂预付较大货款的（如工厂要求预付一定比例的货款为启动资金）。5.0相关的文件及记录：《顾客资信评估》《出口成本预算表》《出口销售