T6-ERP操作说明书

用友普及型ERP－T6T6产品市场部第1页共64页用友普及型ERP－T6产品功能说明书2013年12月用友普及型ERP－T6T6产品市场部第2页共64页序前言用友普及型ERP-T6（以下简称T6）是用友软件股份有限公司总结十几年ERP产品的研发经验和几十万家用户的应用实践，研发出来的新一代基于中小型企业信息化管理的ERP产品。它以“突破瓶颈、轻松成长”为核心管理思想，充分体现了“适用、易用、好用”的用户价值标准，完全满足ERP普及时代企业的应用需要。成长型中小企业往往采用最为简炼有效的管理手段，ERP的应用也以加强核心业务运作规范化为第一目标。这一点完全不同于管理基础相对成熟的大中型企业的ERP应用，他们需要解决的是第二层的精细化管理瓶颈。如果拿解决第二层瓶颈的管理工具给第一层瓶颈企业使用，就像给小学生讲中学课程，投入大效果差。所以企业在成长过程的不同阶段，必须使用有针对性的管理软件，达到对症下药的效果。T6使中小型企业可以花较小的代价，轻松地构造一个ERP的核心应用系统，为企业信息化管理打下一个坚实的基础，是中小型企业在步入整体信息化管理起始阶段一个最佳的选择。为配合T6的整体营销，向渠道伙伴提供T6的营销工具，T6普及型ERP事业部制作了T6方案素材库，对T6产品的功能亮点、业务流程、产品价值进行介绍，希望能对渠道伙伴的营销业务提供帮助。T6方案素材库V3.1基于T6V3.1版产品进行组织，覆盖财务管理、供应链、生产管理等模块，目的是让伙伴对T6产品的整体功能及特点有全面了解。使用对象本素材库既可以作为伙伴员工自我学习和方案制作之用，也可以作为伙伴给客户提供产品功能级资料时的素材。伙伴新员工：学习本素材库，可以对产品功能、功能特点、业务流程、产品接口有全面了解，快速上手。业务人员：可以通过本素材库学习和掌握各模块的产品介绍、功能特点、业务流程等，便于跟客户进行良好地沟通和介绍产品。售前人员：项目售前支持时有需要可以根据客户的情况查询一下素材库，作一些必要的产品知识准备。为客户制作方案时，产品介绍部份可以截取素材库中相关的产品介绍、功能亮点、业务流程及产品截图加以利用。素材更新本素材库会基于不同版本的产品进行组织，所以本素材库的版本号将与T6的产品版本号保持一致。用友普及型ERP－T6T6产品市场部第3页共64页第一章系统管理1.1企业门户1.1.1系统概述为使企业能够存储在企业内部和外部的各种信息，使企业员工、用户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息，系统中提供了企业应用平台。通过企业应用平台，企业员工可以通过单一的访问入口访问企业的各种信息，定义自己的业务工作，并设计自己的工作流程。信息的及时沟通，资源的有效利用，与合作伙伴的在线和实时的链接，将提高企业员工的工作效率以及企业处理能力。1.1.2主要功能特点在用友普及型ERP—T6应用中，企业应用平台扮演着很重要的角色。要进入用友普及型ERP-T6应用系统，用户首先要注册进入“企业应用平台”，从而取得无需再次验证而进入任何一个子系统的“通行证”，充分体现数据共享和系统集成的优势；其次，系统的基础档案信息将集中在企业应用平台中进行维护；最后，通过企业应用平台还可实现个性化业务工作与日常办公的协同进行。企业应用平台主要提供了以下几个方面的功能：工作列表、工作中心、个性流程、网上用友、技术支持、配置、风格配置。1.1.3产品指南一、基础档案一个账套是由若干个子系统构成的，这些子系统共享公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石。在启用新账套之始，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求，事先作好基础数据的准备工作，这样可使初始建账顺利进行。由于企业基础数据之间存在前后承接关系（如必须在设置客户分类的基础上再设置客户档案），因此，基础档案的设置应遵从一定的顺序，如图1-1所示。明确了基础数据之间的关联，可以使得基础档案的设置顺利进行。图中未列出的项目，不存在先后顺序问题。图1-1基础档案的设置顺序二、明细权限设置用友普及型ERP－T6T6产品市场部第4页共64页在用友普及型ERP-T6应用系统中可以实现三个层次的权限管理：即功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。其中功能级权限分配已在系统管理中设置完成，在企业应用平台中主要完成数据级权限分配和金额级权限分配。三、单据设置不同的企业各项业务处理中使用的单据可能存在细微的差别，用友普及型ERP-T6应用系统不仅预置了常用单据模板，而且允许用户对各单据类型的多个显示模板和多个打印模板进行设置，以定义本企业需要的单据格式。系统提供了对T6系列产品中的采购、存货、库存、销售、应收、应付模块中的各种单据进行格式设计。每一种单据格式设置分为显示单据格式设置和打印单据格式设置。允许设置的单据类型格式将根据当前操作员拥有的权限和系统启用的模块确定。1.2系统管理1.2.1系统概述用友普及型ERP-T6为各个产品提供了一个公共平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如企业账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配等，其他任何产品的独立运行都必须以此为基础。系统管理模块的设立对于企业的资金流、物流、信息流的统一管理和实时反映提供了有效的方法和工具，企业的信息化管理人员可以进行方便的管理，及时的监控，全面的掌握企业的信息系统状态。1.2.2主要功能特点系统管理的主要功能是对用友普及型ERP-T6的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下几个方面：账套管理：账套指的是一组相互关联的数据，每一个企业（或每一个核算部门）的数据在系统内都体现为一个账套。换句话讲，在用友普及型ERP-T6应用系统中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，且各账套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。系统最多允许建立999个账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。年度账管理：在用友普及型ERP-T6应用系统中，每个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。为方便管理，系统将年度账作为操作的基本单位。年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据。系统用户及操作权限的集中管理：为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了用户及功能权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作权限的集中管理包括定义角色、设定系统用户和设置功能权限。设立统一的安全机制：对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，用友普及型ERP-T6应用系统设立了强有力的安全保障机制。在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程，设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。1.2.3产品指南一、账套管理账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出。其中，系统管理员有权进行账套的建立、引入和输出操作；而账套信息的修改则由账套主管负责。用友普及型ERP－T6T6产品市场部第5页共64页图1-2账套建立图1-3账套修改图1-4账套输出用友普及型ERP－T6T6产品市场部第6页共64页图1-5账套引入二、用户及权限管理用友普及型ERP-T6中对用户和权限做了精细的管理，根据需求可以进行角色和用户的定义。角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的)。我们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。用友普及型ERP－T6T6产品市场部第7页共64页图1-6角色管理用户是指有权限登录系统，对应用系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录应用系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。图1-7用户管理为了保证系统运行安全、有序，适应企业精细管理的要求，权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友普及型ERP-T6系统提供了权限的集中管理功能。除了提供用户对各模块操作权限的管理之外，还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式使得权限控制更灵活、更有效。在用友普及型ERP-T6应用系统中可以实现三个层次的权限管理：第一，功能级权限管理。功能级权限管理提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。第二，数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。例如，设定某操作员只能录入某一种凭证类别的凭证。第三，金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。例如，设定某操作员只能录入金额在20000元以下的凭证。用友普及型ERP－T6T6产品市场部第8页共64页图1-8权限管理三、年度账管理在系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。这样一来，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。年度账管理主要包括建立年度账、清空年度数据、引入和输出年度账及结转上年数据等内容。四、系统安全管理用友普及型ERP-T6应用系统中提供了设置自动备份计划的功能，其作用是自动定时对设置的账套进行输出(备份)。利用该功能，可以实现定时、自动输出多个账套的目的，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。图1-9备份计划系统运行过程中，由于死机、网络阻断等都有可能造成系统异常，针对系统异常，系统用友普及型ERP－T6T6产品市场部第9页共64页管理中提供了“清除单据锁定”和“清除异常任务”两项功能。系统除了提供手动清除异常任务之外，还增加了自动处理异常任务的能力，不用每次必须由系统管理员登录系统管理后手工清除。用户在使用过程中，可在T6服务管理器中设置服务端异常超时和服务端失效超时的时间，提高使用中的安全性和高效性。如果用户服务端超过限制时间未工作或由于不可预见的原因非法退出某系统，则视此为异常任务，在系统管理主界面显示提示信息“运行状态异常”，系统会在到达服务端失效时间时，自动清除异常任务。为了保证系统的安全运行，系统随时对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况都进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有所记录、有迹可寻。用友普及型ERP－T6T6产品市场部第10页共64页第二章财务管理财务管理是企业管理的重要组成部分，是企业各类信息的交汇点，也是支撑企业经营决策的基础。用友普及型ERP财务会计主要完成企业日常的财务核算，并对外提供会计信息，主要由总账、报表、应收账管理、应付款管理、固定资产、工资、出纳管理、网上银行、财务分析等子系统组成。其中总账是财务系统中最核心的部分，所有的核算最终在总账中体现。T6财务会计可与业务管理完全高度集成，可以为企业提供先进实用的财务信息管理平台及财务管理解决方案。帮助企业加强资金的管理和监督，进行成本的核算与控制，有效地管理企业的资产，建立健全财务内部管理制度，从而确保企业财务报告的真实完整，并在各个子系统从不同角度提供了多种统计分析功能，有效支持企业管理层的决策。另外，T6产品整体架构是建立在平台基础之上的，T6专门开发了会计平台，可以灵活、开放、实时地实现与其它系统（包括用友其它产品、其它软件厂商的各类业务系统）的信息传递，从而实现动态的业务财务一体化，实现业务信息与财务信息的高度一致性、同步性和完整性，实现财务预算、财务控制和财务分