办公自动化基本知识

第1章办公自动化基本知识《办公自动化实例教程》本章目录1.1办公自动化概述1.2办公信息系统内容简介1.3办公信息系统的安全与保密1.1办公自动化概述1.1.1办公自动化含义与作用11.1.2办公自动化的三个层次21.1.3办公自动化的两种模式31.1.4办公自动化的发展历程41.1.5办公自动化人员的技能要求5《办公自动化实例教程》1.1.1办公自动化含义与作用1．办公自动化的含义办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定（即经济、政治、军事或其它方面的）目标。《办公自动化实例教程》实现办公活动的高效率、高质量。实现办公信息处理的大容量、高速度。实现办公活动的智能化。2．办公自动化的作用1.1.2办公自动化的三个层次1．事务处理型2．管理控制型3.辅助决策型《办公自动化实例教程》1.1.3办公自动化的两种模式1.个人办公自动化个人办公自动化指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。《办公自动化实例教程》2．群体办公自动化群体办公自动化用来支持群体间的动态协同办公，一般是指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。1.1.4办公自动化的发展历程1．办公自动化的起源2．办公自动化的发展现状3．办公自动化的发展趋势《办公自动化实例教程》办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公业务集成化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化1.1.5办公自动化人员的技能要求《办公自动化实例教程》信息检索文稿处理表格绘制数据处理图表创建幻灯片制作文件共享网络发布办公设备应用1.2办公信息系统内容简介1.2.1办公信息系统的含义11.2.2办公信息系统的组成21.2.3办公信息系统的类型31.2.4办公信息系统的功能4《办公自动化实例教程》1.2.1办公信息系统的含义在2000年11月召开的办公自动化国际学业术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统（OfficeInformationSystems，简称OIS），认为：OIS是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人—机信息系统。《办公自动化实例教程》1.2.2办公信息系统的组成1．办公人员2．办公信息3．办公流程4．办公设备《办公自动化实例教程》1.2.3办公信息系统的类型《办公自动化实例教程》政府型事业型企业型经营型专业型案例型控制型事务型1.2.4办公信息系统的功能《办公自动化实例教程》1．办公信息系统的基本功能从外在形式上看，办公信息系统的基本功能包括八个方面:公文管理、会议管理、部门事务处理、个人办公管理、领导日程管理、文档资料管理、人员权限管理、业务信息管理。2．办公信息系统的功能框架3．网络化办公环境下办公信息系统的集成功能在网络办公环境下，一个完整的OIS应具有七个方面的集成化功能：建立内部通信平台、建立信息发布平台、工作流程自动化、文档管理自动化、辅助办公自动化、业务信息集成、实现分布式办公。1.3办公信息系统的安全与保密1.3.1办公信息系统安全与保密的含义11.3.2办公信息系统安全与保密的影响因素21.3.3办公信息系统安全与保密的制度管理31.3.4办公信息系统安全与保密的技术方法41.3.5办公信息系统安全与保密的对策方案5《办公自动化实例教程》1.3.1办公信息系统安全与保密的含义在办公信息系统中，安全是指为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生，避免企业遭受损失所采取的措施，包括硬件安全、软件安全、数据安全和运行安全；保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采取的措施。《办公自动化实例教程》1.3.2办公信息系统安全与保密的影响因素1．人为因素人为因素是指系统运行中由人的行为造成的不利因素。2．自然因素自然因素是指自然界、环境等影响造成的对OIS的不利因素，如水灾、火灾、雷电、地震、电磁波等。这一类因素的危害主要是针对系统设备、存储介质、通信线路等的。3．技术因素《办公自动化实例教程》物理方面软件方面数据方面1.3.3办公信息系统安全与保密的制度管理为确保办公信息系统的安全，在系统安全和保密控制方面应采取以下具体管理制度。(1)建立计算机管理和监察机构，制定系统安全目标和具体的管理制度。(2)对计算机系统的关键场所，如主机房、网络控制室、数据介质库房和终端室，应视不同情况进行安全保护，重要部位应安装电视监视设备，有的区域应设置报警系统。(3)计算机系统启用前进行安全性检查，重要部门的计算机在启用前要报请有关部门进行安全保密检查，如有否计算机病毒或逻辑炸弹等非法程序侵入等。(4)执行主要任务的机构应该做到专机、专盘、专用；重要数据应定时、及时备份。《办公自动化实例教程》1.3.3办公信息系统安全与保密的制度管理(5)采用口令识别、分级授权、存取控制等成熟的安全技术。(6)进行安全审计，掌握非法用户访问或合法用户的非法操作，以便发现潜在的问题，及时制止非法活动或者对刚出现的问题采取补救措施。(7)禁止使用来历不明的磁盘，严禁玩游戏；慎重使用共享软件，尽量不从网上下载软件，来历不明的电子邮件不要随便查阅。(8)完整地制作系统软件和应用软件的备份，并结合系统的日常运行管理与系统维护，做好数据的备份及备份的保管工作。(9)敏感数据尽可能以隔离方式存放，由专人保管。《办公自动化实例教程》1.3.4办公信息系统安全与保密的技术方法1．用户认证技术2．安全监视技术3．“防火墙”技术4．终端识别技术5．安全加权技术6．反病毒技术7．数据加密技术8．数字签名技术9．用户的自我保护《办公自动化实例教程》1.3.5办公信息系统安全与保密的对策方案为保证网络系统的安全，一般安全要求不太高的单位采用的办公信息系统安全措施主要有：（1）加强系统安全的制度建设，制定严格的信息系统安全和保密管理制度；对有关涉秘人员，要签订保密协议；对全部系统应用人员进行安全知识的宣传和培训；加强系统使用人员的安全意识，培养他们数据备份、信息保护、安全防范的基本能力。（2）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户权限进行控制和管理（例如对Windows系统设计开机密码，为应用程序设计用户权限和用户密码、对涉秘核心人员的《办公自动化实例教程》1.3.5办公信息系统安全与保密的对策方案邮箱进行安全设置、对数据表格等重要文件设置密码等）。（3）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒的防范。（4）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备。（5）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。《办公自动化实例教程》