行政接待管理制度

行政接待管理制度1.目的为了保障接待工作有序、顺利、进行，建立系统、规范且行之有效的接待流程，确保相关政府领导及客户满意。2.范围相关政府领导及客户接待。3.责任者来访部门及行政部4.程序：4.1接待会前4.1.1客人来访部门首先提出需求，填写《来访客人接待申请表》，报部门领导审核后转行政部审批。4.1.2来访客人接待申请内容要明确来访人姓名、人数、单位、来访事由、是否用餐、有否住宿、其它（含民族禁纪）等。具体内容见《来访客人接待申请表》4.1.3行政部按照《来访客人接待申请表》有内容，安排接待，如有未达到要求的事项，需与来访部门协商，确定替代方案。4.1.4行政人事部提前准备咖啡，茶水，水果等其他受访部门所需物品；4.1.5需要制作欢迎横福、欢迎牌需提前与来访部门确定内容，并委托设计部制作。4.2接待会中4.2.1接待室在接待前半个小时要做好清洁，桌椅摆放整齐，.水果、茶水杯清洁完毕后提前摆放于会议室内，待来访者即将到来时（5分钟内），将茶水、咖啡斟满，及时关注茶水、咖啡若变凉，应及时更换；4.2.2会议地点保证温度适宜，提前打开空调，将桌椅摆放整齐；4.2.3来访者到来后，由受访部门迎接并将其带入原定会议地点。4.2.4提前通知与会人员时间、地点。4.2.5会议中要做好会议记录，4.2.6重要领导要进行摄像。4.2.7.每隔10-20分钟进入会议地点，将领导及客户之茶水斟满。4.3接待会后4.3.1会后通知保洁人员并配合行政人事部同将剩余茶水、咖啡、水果等其他垃圾清理完毕，桌面擦拭干净，桌椅摆放整齐；关闭空调、照明设备及投影仪等。4.3.2会后需要参观的地点要在会议进行时做好准备工作，会后结束后可马上参观。4.3.3做好车辆安排，及时做好客人用餐、住宿。4.4接待礼仪4.4.1接持人员统一穿正装。衣着大方，庄重。女员工化淡装。4.4.2接待要用礼貌用语，如：请、谢谢、不客气等4.4.3座车有用最尊贵的客人座司机后座，另外后座坐客人。前座可接持人员坐。4.4.4用餐时主位让客人座。4.5接待礼仪注意事项4.5.1接待中注重细节，各项准备工作提前完成；4.5.2注意接待中可能发生的情况，做好应急措施；4.5.3与相关部门做到经常沟通；附表1《来访客人接待申请》来访客人接待申请表申请部门申请时间1、来访客人姓名：职位：单位：来访时间：2、来访事由：3、是否住宿：否（）是（），（）间，客房标准（）元/间，4、是否用餐：否（）是（），参加人员（），用餐标准（）元/间，时间（）5、是否开会：否（）是（），预订会议室（）6、其它事项L申请人：审核人：审批人：