办公自动化技术基础

第2章办公自动化技术基础第2章办公自动化技术基础本章学习要求:1．了解个人计算机、计算机网络在办公自动化中的作用和地位。2．熟练地掌握Windows操作系统、OFFICE办公软件及浏览器IE的使用。3．了解数据库技术。4．掌握办公自动化平台LotusNotes的安装、配置及基本操作方法第2章办公自动化技术基础教学内容:2.1个人计算机2.2计算机网络技术2.3数据库技术2.4办公自动化系统平台技术结束2.1.1个人计算机在办公自动化中的作用个人计算机（PersonalComputer，PC）使用方便、价格便宜、处理数据的功能强、速度快，在科学计算、数据处理、辅助设计、辅助教学、尤其是在办公自动化方面得到了广泛的应用。个人计算机已成为办公室的必备设施之一，发挥着越来越重要的作用。2.1个人计算机2.1个人计算机1．个人计算机的快速发展IBM公司1981年10月正式推出PC机.硬件方面：第一台PC机的CPU是Intel8088，时钟频率只有4.77MHZ，处理字长为准16位，内存为160KB，使用盒式磁带机和160/180KB软盘驱动器作为外存储器。目前PC机的CPU普遍采用双核，时钟频率可达到3GHZ以上，处理字长可为64位，内存可使用2GB以上。软件方面：第一台PC机的操作系统是PCDOS1.0，应用软件也只能作简单的字处理。目前的操作系统单是Windows系列就有WindowsXP、Vista、Server2003等，应用软件更是覆盖所有应用领域。操作系统的作用:管理计算机系统中所有软件、硬件资源，合理组织计算机工作流程，为用户方便使用计算机提供接口，目的是方便用户操作和提高计算机的工作效率。应用软件的作用:为各种特定的应用提供可操作的程序，如文字处理、数据处理、图形图像处理等。2.1个人计算机2.1个人计算机2．文字处理文字处理软件从上世纪80年代的WordStar、WPS到目前的OFFICE2007。目前在PC机上进行文字处理主要运行OFFICE套件中的Word组件，可以进行文字录入、编辑、排版，可以插入图形、图像并可进行图文混排操作，排版的最后结果可以从打印机输出形成正式的书面文档。2.1个人计算机3．数据处理办公自动化中的数据处理是指对机关单位日常工作中的数据如工资表、年度报表、调查数据进行加工、分析、统计和输出。OFFICE套件中的Excel组件可以完成一些简单的数据处理操作。OFFICE套件中的Access组件进行编程，可以完成一些日常的数据处理操作。SQLServer数据库系统，可以完成一些复杂的数据处理操作。2.1个人计算机4．图形图像处理办公自动化中的图形图像处理主要涉及到数码相机照片、扫描图像的编辑、修改和输出等操作，PC机上可使用流行的Phtoshop软件来完成这些工作。2.1个人计算机2.1.2常用操作系统与办公应用软件1．WindowsXP操作系统WindowsXP操作系统采用了形象化的图形符号（如窗口、图标、菜单、工具栏、对话框、命令按钮和滚动条等）和画面的操作来实现用户对计算机的操作。WindowsXP的基本操作包括窗口操作、菜单操作、对话框操作、桌面操作、资源搜索与程序运行。2.1个人计算机（1）WindowsXP的启动开机。计算机首先进行系统自检，如果没有发现问题便可进入启动阶段。屏幕显示WindowsXP的登录界面。选择登录用户，如需要密码，可输入登录密码，即可登录WindowsXP。登录完成，屏幕显示WindowsXP桌面，WindowsXP启动完成。2.1个人计算机（2）WindowsXP的注销选择“开始”|“注销”命令。“切换用户”：指在不关闭当前登录用户的情况下切换到另一个用户，用户可以不关闭正在运行的程序，而当再次返回时系统会保留原来的状态。2.1个人计算机（3）关闭计算机•当用户要关机时，一定要先退出WindowsXP系统。•选择“开始”|“关闭计算机”命令。2.1个人计算机2.Office办公套件Office办公套件包括Word、Excel、Powerpoint、Access、Outlook、FrontPage、Publisher、Visio、InfoPath以及相关的工具。涉及文字处理、表格处理、演讲稿、数据库、电子邮件、网页设计、出版、视图制作、表单信息收集及图像处理等操作。常用的组件是Word、Excel和Powerpoint。组件Outlook是个人信息管理、邮件传输和协作办公的客户端程序，除了收发邮件外，还可用于工作日程、约会、会议及任务安排等管理。2.1个人计算机3．常用工具软件（1）WinRARWinRAR支持ZIP、CAB、ARJ、LZH、TAR、GZ、ACE、UUE、BZ2、JAR、ISO、Z和7Z等多种类型的档案文件、镜像文件和TAR组合型文件；压缩率高，使用简单方便。（2）PDF阅读软件便携文件格式(PortableDocumentFormat，PDF)是目前电子文档发行的流行格式，国际上很多重要文档都以该格式发布，AdobeAcrobatReader是一个查看、阅读和打印PDF文件的最佳工具。2.1个人计算机2.1.3个人计算机的缺陷1．数据交换问题2.数据共享问题3．协同工作问题个人计算机的这些缺陷只有通过计算机网络技术才能解决。2.2计算机网络技术2.2.1计算机网络原理1．定义计算机网络是计算机技术与通信技术相结合的产物。利用通信线路和通信设备，将地理位置不同的、功能独立的多台计算机互连起来，以功能完善的网络软件来实现资源共享和信息传递就构成了计算机网络系统。2.2计算机网络技术2．网络构成计算机网络由通信子网和资源子网两部分构成。通信子网负责网络中的信息传递，由传输线路、分组交换设备、网控中心设备等组成。资源子网负责网络中数据的处理，由连入网络的所有计算机、面向用户的外部设备、软件和可供共享的数据等组成。按分布范围的大小来分类，计算机网络可分成局域网(LAN)、城域网(MAN)和广域网(WAN)，按网络连接的拓扑形状来分类，可分为总线网、星形网和环形网等。2.2计算机网络技术3．网络协议计算机之间要进行数据通信，必须遵守某些事先规定好的规则，这些规则可按功能划分成不同的层次，下层为上层提供服务，上层利用下层的服务完成本层的功能。1984年国际标准化组织（ISO）公布了开放系统互连参考模型(OpenSystemInterconnectionReferenceModel，OSI/RM)，简称七层协议。传输控制与网际协议（TransmissionControlProtocol/InternetProtocol，TCP/IP）是因特网的通信标准协议，它是四层协议。2.2计算机网络技术2.2.2办公局域网1．办公局域网的组成（1）通信设备通信设备包括网线（同轴电缆、双绞线、光纤等）、集线器、交换机、路由器和网卡。（2）处理设备处理设备包括计算机、打印机等其它共享设备。计算机又分为工作站和服务器。服务器为网络提供各种公共的服务，按服务器所提供的功能不同又分为文件服务器和应用服务器。2.2计算机网络技术2．办公局域网运作模式（1）客户/服务器模式在C/S这种网络模式中，采用集中管理方式，由网络服务器集中管理共享资源。服务器要安装网络操作系统，而工作站则采用PC操作系统如WindowsXP。网络操作系统主要有Windowsserver，Unix，Linux网络操作系统，目前使用得较多的是Windowsserver2003。2.2计算机网络技术（2）对等网络所谓对等网，就是各计算机可自由访问，关系平等，共享双方的各种资源，也就是说每台计算机在网络中既是客户机同时也是服务器。对等网提供服务的方式是各联网的计算机将各自的资源共享出来，对等网获取服务的方式是通过“网上邻居”查找工作组、计算机名、共享文件夹，找到可用的资源。2.2计算机网络技术2.2.3因特网因特网(Internet)是一个用路由器将分布在世界各地的计算机网络互联起来的超大型广域网，使各种网络联成了一个整体。2.2计算机网络技术1．因特网的基本概念（1）IP地址IP地址用来唯一确定因特网上每台计算机的位置，在TCP/IP协议中，规定分配给每台主机一个32位二进制数字作为该主机的IP地址。IP地址的32位二进制数，采用点分十进制表示法来表示：即把32位从左到右分为4组，每组8位表示为一个十进制数，最小为0，最大为255，各组数间用圆点连接。例如：192.168.1.12.2计算机网络技术（2）域名域名采用由几部分(称为子域名)组合而成的字符串形式，其结构为：计算机名.组织机构名.网络名.最高层域名。最高层域名往往代表国家或地地区。几种典型的网络名是：com代表商业系统，edu代表教育系统，gov代表政府机关。例如：www.sohu.comwww.gd.gov.cn2.2计算机网络技术（3）端口TCP应用中需要一个与某特定服务相互通信的方法，为此目的，使用了端口号。一个TCP服务必须有一个端口号，且在同一时刻一个端口号只分给一个服务。TCP端口不是物理设备（像串行端口），而是一个逻辑设备，它只是在操作系统内部有意义。端口号采用十进制数，范围为0～65535，其中0～1024为公共服务的端口号。例如：FTP服务的端口号是21，Telnet是23，SMTP是25，HTTP是80，POP3是110。2.2计算机网络技术（4）URL统一资源定位器(UniformResourceLocator,URL)是用于完整地描述因特网上网页和其他资源地址的一种标识方法。它的格式为：协议名://域名:端口号/路径/文件名2.2计算机网络技术2．因特网的基本服务（1）WWW服务WWW(WorldWideWeb)称为万维网，它是一种基于超链接的超文本服务系统。采用的协议是超文本传输协议(HypertextTransferProtocol，HTTP)。（2）FTP服务FTP服务的功能是向登录用户提供文件传输服务，采用的协议是文件传输协议(FileTransferProtocol，FTP)。2.2计算机网络技术（3）电子邮件电子邮件也叫做E-mail，是指通过因特网传递的一种文本信息。传递邮件需要用到简单邮件传输协议（SimpleMailTransferProtocol，SMTP），接收并存储邮件需要用到邮局协议第3版(PostOfficeProtocol3，POP3)。（4）远程登录远程登录（Telnet）就是用户的计算机通过互联网络进入远端的计算机系统，可以实时控制和使用远端计算机对外开放的全部资源。（5）新闻组新闻组(Newsgroup)是一个在Internet上提供给网络用户彼此交换或是讨论某一共同话题的系统。2.2计算机网络技术2．因特网的基本操作（1）利用浏览器软件（如Windows的IE）访问网站上(外网或内网)的各种资源。（2）利用邮件客户端软件（如Windows的OutlookExpress或Office中的Outlook）接收和发送电子邮件。（3）利用浏览器或专用软件下载和上传文件。2.2计算机网络技术2.2.4虚拟局域网与虚拟专用网1．虚拟局域网虚拟局域网（VirtualLocalAreaNetwork，VLAN）是一种通过将局域网内的设备逻辑地而不是物理地划分成一个个网段从而实现虚拟工作组的新兴技术。(1)所有成员组成一个VLAN。(2)同一个VLAN中的所有成员均能收到由同一个VLAN中的其他成员发送来的每一个广播包，但收不到其他VLAN中成员发出的广播包。2.2计算机网络技术2.2.4虚拟局域网与虚拟专用网(3)同一个VLAN中的所有成员之间的通信，通过VLAN交换机可以直接进行，不需路由支持；不同VLAN成员之间不能直接通信，无论采用传统路由器方式还是虚拟路由方式，均需要通过路由支持才能进行。(4)便于工作组优化组合。(5)网络安全性强。(6)网络性能高、管理简单、直观。2.2计算机网络技术2.2.4虚拟局域网与虚拟专用网2．虚拟专用网虚拟专用网（VirtualPrivateNetwork