合同管理制度(定稿)

合同管理制度1、目的为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，避免失误，有效维护公司的合法权益，特根据《中华人民共和国合同法》及相关法律的规定，结合本公司的实际情况，制订本制度。2、定义及适用范围2.1定义本公司经营活动中所涉及的产品销售、设备原材料采购、技术转让、项目合作等合同（协议）的谈判、订立、履行和管理。2.2适用范围本规定适用于公司所有合同（协议）的管理。3、职责权限公司各职能部门负责人、财务管理部、副总经理、总经理负责合同的审批，总经办负责各类合同的归档管理工作。4、规范与要求4.1订立合同（包括协议，下同），必须遵守国家的法律法规，遵循公平和诚实信用原则。4.2订立合同，不得有损国家、社会公共利益和本公司的合法权益；不得与资信不佳，不具备履约能力的主体订立合同。4.3公司对外的一切交易、合作行为，除即时结清的外，都必须订立书面合同。4.4合同依法成立即具有法律约束力，必须严格遵守，全面履行。4.6合同的订立4.6.1订立合同前，经办人员及所在部门负责人应严格审查订立合同的对方当事人的下列情况：A、是否领取《营业执照》，是否具备法人资格；B、经营范围和经营方式，是否取得相关资质证书或许可证；C、履约能力和信用程度。D、经办人员应负责收集对方当事人加盖鲜章的《营业执照》、工商年检记录、资质证书或许可证复印件备查（如系自然人应收集身份证复印件）。与相关资质在有效期内的同一对方当事人再次订立相同标的的合同可省略此项程序。4.6.2订立合同的对方当事人如委托代理人订立合同，必须出具由对方当事人的法定代表人签发、并加盖有法人印章的授权委托书（自然人委托代理人，应有自然人签字认可的授权委托书和自然人的身份证复印件）。公司经办人员应当认真审查授权委托书载明的授权事项和范围并收集备案。4.6.3凡是本公司作为一方主体的合同，除政府部门、金融机构等有专门要求的外，原则上应由本公司经办人员负责草拟合同。4.6.4合同内容的约定应当明确、具体，应充分考虑维护本公司的合法权益，并具备可操作性。4.6.5在特殊情况下，如确需使用格式合同，经办人员应当认真审查格式合同的内容表述是否准确，条款是否完备。A、格式合同的表述不准确、条款不完备或者有损本公司利益，经办人员应当对相关条款进行修改、增加相关的内容，或者草拟补充协议予以完善。B、格式合同空白处如未填写内容，应划斜线予以填充，以防止合同内容被伪造或篡改。4.6.6合同内容必须具备标的（指货物、原辅材料、设备、工程项目、劳务等）、数量、质量、价款或者酬金、运费承担、税费、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的办法等主要条款；并尽可能的订立担保条款（定金、保证或抵押等）。4.6.7合同应当单独或同时明确约定以下违约责任条款：A、合同中应当约定“要求违约方继续履行，违约方应当采取必要补救措施”；B、合同中应当约定“要求违约方赔偿损失”；C、合同中应当约定“违约方应当支付的违约金数额或比例”。4.6.8应尽可能地约定与标的相关的著作权、专利权、商标权（含计算机软件）等知识产权归本公司所有。4.6.9涉及商业秘密的合同，应当订立保密条款，约定双方应当承担的保密责任。4.6.10合同应当明确约定解除合同的条件：A、一方违约，影响合同目的的实现；B、其他解除合同的条件。4.6.11合同应当约定解决争议的方式：A、双方协商；B、提起诉讼。在合同中应当约定向本公司所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。4.6.12合同的生效条件A、合同必须由双方当事人的法定代表人或其授权代表签字，并加盖合同专用章或行政公章。B、合同在送审、盖章前应当有经办人签字。4.6.13对合同内容进行修改、增删，应在修改、增删处加盖双方当事人印章进行确认。4.6.14所有合同应当约定由本公司保存的文本原件不少于贰份。4.6.15两页（含两页）以上自行装订的合同，应当加盖骑缝章。4.6.16合同谈判的重要事项应形成文件记录，作为合同附件。4.7合同的审查4.7.1合同必须严格实行审查制度。A、各职能部门负责对本部门的合同进行审查，并对其他部门拟送审的相关合同进行专业预审。B、财务部负责对各部门送审合同中的付款方式、付款期限等与财务有关的条款进行审查。C、总经办负责对各部门送审合同中的内容是否准确、条款是否完备及知识产权、保密义务等事项进行审核。D、重要合同需交顾问律师进行法律审核并签署意见。4.7.2合同经最终审定后，由总经理或总经理授权委托人签署。4.7.3合同盖章人应当检查送审合同是否具备《合同审批表》和《印章使用申请表》。4.8合同管理4.8.1公司实行合同职能部门、总经办二级合同管理负责制。4.8.2职能部门负责人对本部门合同的起草、审查、订立、履行以及合同文本的管理负直接责任。4.8.3合同签订后，经办人应将合同原件或复印件分送财务部、总经办归档。4.8.4总经办负责对本公司的所有合同进行统一登记编号建立合同档案，保管合同订立及履行过程中的有关资料，建立合同管理台账等综合管理。4.9合同的履行4.9.1凡签订生效的合同应当自觉地按约定全面、及时履行。4.9.2合同经办人应与对方当事人密切配合，要求对方按约定全面履行义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密义务。4.9.3合同生效后，如发现质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，合同经办人须及时向公司分管领导或总经理汇报，并签订补充协议，应注明补充协议与原合同具有同等法律效力；如遇可能给公司造成损失的紧急情况，合同经办人除及时向公司分管领导或总经理报告外，应同时采取有力和可行的措施防止扩大损失。4.9.4合同经办人应熟悉合同内容，熟悉公司工作计划进度，根据公司工作计划进度积极与对方当事人协调，跟踪合同执行情况，及时调整并作出相应的变更。4.9.5如按约定解除合同，应当及时通知对方当事人。通知方式应当选择书面形式，并采用“特快专递”的送达方式。4.9.6严格禁止“先履行，后补签合同”的行为。4.9.7合同经办人应与财务部配合，严格掌握合同付款进度，严格按合同约定及时向对方催收对应收账款。4.9.8合同经办人应密切关注合同对方的情况变化，一旦对方出现价格调整、支付变化及异常情况，合同经办人必须及时上报公司分管领导或总经理，及时采取有效措施，对合同的履行作出调整，维护公司利益。4.9.9合同的异议和默认。公司各职能部门和经办人在执行合同过程中如发现问题，应及时向对方当事人提出书面异议，并要求对方当事人在约定期限内进行答复，否则视为同意我方处理意见；反之如果收到了对方当事人的异议后，应及时向公司分管领导或总经理汇报以便作出处理意见。4.10重大合同订立与披露4.10.1除受赠现金资产之外，下列合同应提交股东大会审议：A、合同涉及的资产总额占公司最近一期审计总资产的50%以上；B、合同的成交金额(包括承担的债务和费用)占公司最近一期审计净资产的50%以上，且绝对值超过500万元人民币；C、合同产生的利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的50%以上，且绝对金额超过30万元人民币；D、合同标的在最近一个会计年度相关的主营业务收入占公司最近一个会计年度经审计主营业务收入的50%以上，且绝对金额超过500万元人民币；E、合同标的在最近一个会计年度相关的净利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的50%以上，且绝对金额超过30万元；F、连续12个月内购买、出售重大资产超过公司最近一期经审计总资产30%的事项以及变更募集资金用途事项；G、所有担保合同。4.10.2下列合同应当及时披露：A、合同涉及的金额占公司最近一期经审计总资产的10%以上；B、合同的成交金额(包括承担的债务和费用)占公司最近一期经审计净资产的10%以上，且绝对金额超过500万元人民币；C、合同产生的利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的10%以上，且绝对金额超过100万元人民币；D、合同标的在最近一个会计年度相关的主营业务收入占公司最近一个会计年度经审计主营业务收入的10%以上，且绝对金额超过1000万元人民币；E、合同标的在最近一个会计年度相关的净利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的10%以上，且绝对金额超过100万元人民币。4.11合同纠纷的处理4.11.1如合同对方当事人违约或终止合同，经办人员或部门应当及时采取有效措施控制和减少本公司的损失，同时及时报告上公司分管领导或总经理。4.11.2经公司分管领导或总经理授权以公司名义致函对方当事人，要求承担违约责任、赔偿经济损失。4.11.3经办人员收集与履行合同有关的证据（含合同原件、往来函件、电报、传真、图片、照片及其他相关的资料），送交总经办，征询法律顾问意见，报总经理视其情况进行处理。4.12合同纪律禁止公司员工向合同对方提供任何形式的利益或者收受合同对方任何形式的利益，否则自行承担相应的全部法律责任。5、违规责任5.1因不了解对方资信、履约能力而轻率签订合同，合同条款的约定存在明显瑕疵，或者违反合同管理规定，给公司造成不良社会影响或经济损失的，应追究相关人员的责任。5.2因故意、重大过失或违法订立合同，给公司造成重大经济损失的，视情节追究责任人员的责任；构成犯罪的，移送司法机关处理。5.3因未严格履行审查程序，随意签署意见或盖章，致使有明显瑕疵的合同订立的，视情节追究责任人员的责任。5.4因归档不及时或保管不善造成合同及相关资料遗失的，视情节追究责任人员的责任。6、附则6.1本制度由公司总经办负责解释。6.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。6.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。6.4附件《合同审批表》合同审批表合同名称签署时间年月日合同编号合同金额¥大写：合同内容简述经办人员部门审核财务审核法律审核公司分管领导审核总经理审批