办公自动化最全教程08

主讲：胡泽建[e-mail]办公自动化教程081Word2003概述2Word2003的基本操作3文档编辑的基本操作4Word2003文档的排版5Word2003表格的制作6Word2003的图形功能7Word2003的高级功能8页面设置和打印管理1Word2003概述1.1Word2003的新增功能与特点1.基本特点文字处理、图形文字及表格混排功能编辑和格式管理模拟显示功能制作Web页WordMail功能完善的在线帮助和Office助手2.新增功能Word2003与Word2000及以前版本相比，新增功能有：【阅读版式】视图功能多用户协调工作系统多文档窗口并排比较功能集成【组织结构图】功能信息检索功能增加新功能的XML编辑器支持墨迹输入设备加强文档保护功能集成【组织结构图】功能语音和手写功能信息权限管理功能增加常见智能标记支持1.2Word2003的运行环境、启动与退出1.运行环境计算机和处理器：使用IntelPentium233-MHz或更快处理器内存：推荐128MB内存或更大内存。硬盘空间：260MB可用硬盘空间。光驱：CD-ROM或DVD光驱。显示器：SuperVGA(800×600)或更高分辨率的显示器。2.启动Word2003执行【开始】|【程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftOfficeWord2003】命令双击桌面上的MicrosoftOfficeWord2003图标双击Word文档图标3.退出Word2003：选择【文件】|【退出】命令单击窗口右上角的关闭按钮双击标题栏左边的控制菜单按钮用组合键【Alt】+【F4】1.3Word2003的窗口组成1.4Word2003的视图方式所谓视图，就是简单查看文档的方式。Word2003向用户提供了普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图和文档结构视图等多种不同的视图模式，用户可以根据不同的需要选择不同的视图方式来查看文档。2.1新建文档1.新建空白文档新建一个空白文档常用以下几种方法：利用【常用】工具栏上的新建按钮创建新文档利用组合键【Ctrl】＋【N】选择【文件】|【新建】命令，弹出【新建文档】任务窗格选择【空白文档】2Word2003的基本操作2.利用模板创建文档具体操作步骤如下：①在【新建文档】任务窗格中单击【本机上的模板】，弹出【模板】对话框。②从【模板】对话框的不同选项卡中选择新文档要使用的模板类型。③从列表框中选定具体类型模板的图标后，单击【确定】按钮。2.2打开文档1.打开硬盘或网络上的文档①单击工具栏上的【打开】按钮，或者选择【文件】|【打开】命令，弹出【打开】对话框。②在对话框的【查找范围】下拉列表框中，选择该文档所在的驱动器，找出文档所在的目录。③单击该文档名，单击【打开】按钮即可。注意：若要同时打开多个连续的文档，可以先选定第一个文件名，然后按下【Shift】键，单击要打开的最后一个文件名，两个文件之间的所有文件将被选定；若要打开不连续的文件，先选定第一个文件，然后按下【Ctrl】键，并逐个单击其它要打开的文件名，最后单击【打开】按钮。2.打开最近使用过的文档【文件】菜单的底部列出了最近使用过的文档，单击要打开的文档名，即可将其打开。或者在【打开】对话框中单击左侧的【我最近的文档】按钮，它保存了大量使用过的文档。2.3保存文档1.保存新建文档①单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，或者选择【文件】|【保存】命令，打开【另存为】对话框。②在【文件名】文本框中输入一个新的文件名。若不输入，则Word会以文档的第一句话作为为文件名进行保存。③单击【保存】按钮。2.保存已有的文档单击常用工具栏上的【保存】按钮，或【文件】菜单中的【保存】命令，则当前编辑的内容将以原文件名保存在原来的位置。3.用另一文档名保存文档①选择【文件】|【另存为】命令，②打开【另存为】对话框，其后③操作与保存新建文档一样。4.文档的保护①选择【文件】|【另存为】命令，打开【另存为】对话框。②单击【另存为】对话框中的【工具】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【安全措施选项】命令，弹出【安全性】对话框。③在【打开文件时的密码】和【修改文件时的密码】文本框中输入密码。5.设置定时自动保存选择【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，在【保存】选项卡中，进行相应的设置，如图所示。2.4关闭文档关闭文档的方法有以下几种：选择【文件】|【关闭】命令；单击文档窗口右上角的【关闭】按钮；按【Alt】+【F4】组合键；在任务栏上用鼠标右键单击要关闭的文档名，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】命令。3文档编辑的基本操作3.1移动插入点利用鼠标移动插入点用键盘移动插入点按键移动插入点←左移一个字符|右移一个字符↑上移一行↓下移一行PageDown上移一屏PageUp下移一屏Home移到当前行的开头End移到当前行的末尾Ctrl+Home移到文档的开头Ctrl+End移到文档的末尾3.2字符的插入输入文档时有两种工作状态：【改写】和【插入】。3.插入符号具体操作步骤如下：①将插入点移到要插入符号的位置。②选择【插入】菜单中的【符号】命令，弹出【符号】对话框。③在【符号】选项卡中的【字体】列表框中选择包含该符号的字体。④选择符号表中所需的符号，单击【插入】按钮。⑤单击【关闭】按钮。4.插入特殊符号①选择【插入】|【特殊符号】命令，打开【特殊符号】对话框。②单击需插入的符号并确定。提示：右键单击输入法工具条右边的【软键盘】按钮，在弹出的快捷菜单中选择要插入的符号的类型，也可以利用软键盘插入一些特殊符号，如图所示。3.3文本的选定1.用键盘选定按键作用Shift+Home选定内容扩展至行首Shift+End选定内容扩展至行尾Shift+PageUp选定内容向上扩展一屏Shift+PageDown选定内容向下扩展一屏Ctrl+Shift+Home选定内容扩展至文档开始处Ctrl+Shift+End选定内容扩展至文档结尾处Ctrl+A选定整个文档要选的文本操作方法任意连续文本在文本起始位置单击，并拖过这些文本一个单词双击该单词一行文本单击该行左侧的选定区一个段落双击选定区，或在段内任意位置三击矩形区域将鼠标指针移到该区域的开始处，按住【Alt】键，拖动鼠标到结尾处不连续的区域先选定第一个文本区域，按住【Ctrl】键，再选定其他的文本区域整个文档选择【编辑】|【全选】菜单或按下【Ctrl】+【A】组合键2.鼠标选定3.用扩展功能选定文本按下【F8】键，状态栏上的【扩展】按钮由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按【F8】键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，选区扩展成了一段；再按一下，选区就扩展成全文。在编辑区任意位置单击，或双击【扩展】按钮，退出扩展状态。3.4复制、剪切与粘贴1.复制文本①选定需要复制的文本内容。②选择【编辑】|【复制】命令或单击常用工具栏中的【复制】按钮或按【Ctrl】+【C】组合键。③将插入点定位到想粘贴的位置。④选择【编辑】|【粘贴】命令或单击常用工具栏中的【粘贴】按钮或按【Ctrl】+【V】组合键，即可把所选内容复制到目标位置中。2.移动文本①选定需要移动的文本内容②选择【编辑】|【剪切】命令或单击常用工具栏中的【剪切】按钮或按【Ctrl】+【X】组合键③将插入点定位到想粘贴的位置④选择【编辑】|【粘贴】命令或常用工具栏中的【粘贴】按钮或按【Ctrl】+【V】组合键，即可把所选内容移动到目标位置3.5剪贴板工具【剪贴板】是内存中的一个临时数据区，用于在应用程序间交换文本或图像信息，剪贴板中可以同时存放最近24次复制和剪切的内容。有以下几种方法可调出Office剪贴板：选择【编辑】|【Office剪贴板】命令，将在编辑区的右侧显示【剪贴板】任务窗格；单击【视图】|【任务窗格】命令调出任务窗格，单击【其它任务窗格】下拉按钮，在弹出的菜单中选择【剪贴板】；连续按【Ctrl】+【C】组合键两次。3.6查找与替换1.查找①选择【编辑】|【查找】命令或按下组合键【Ctrl】+【F】，打开【查找和替换】对话框。②在【查找内容】列表框内输入要查找的文字。③单击【查找下一处】按钮，Word2003即开始查找，找到内容后将其反白显示并停止查找。如果所指定的内容没有找到，系统会给出相应的提示。2.替换①选择【编辑】|【替换】命令，打开【查找和替换】对话框，并显示【替换】选项卡。②在【查找内容】列表框中输入要查找的文字，在【替换为】列表框中输入替换文字。如果需要设置高级选项，可单击【高级】按钮。③单击【替换】，Word2003即将找到第一处相应内容按设置进行替换。单击【全部替换】按钮可将整个文档中的相应内容全部替换掉。3.5撤消与恢复1.撤销操作如果只想撤消最近一次操作，可以选择【编辑】|【撤销】命令或单击【常用】工具栏中的【撤销】按钮，即可恢复上一次的操作。连续单击【撤销】按钮或是单击【撤销】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中单击某一项，该项操作及其后的所有操作都将被撤消。2.恢复操作单击【常用】工具栏上的【恢复】按钮或选择【编辑】|【恢复】命令就可以恢复最近一次的撤销操作。如果撤销操作执行过多次，也可单击【恢复】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择恢复撤销过的多次操作。3.8拼写与语法检查选择【工具】|【选项】命令，切换到【拼写和语法】选项卡，可以设置系统在键入时是否检查拼写和语法，如图所示。Word2003用红色波浪线标记输入有误的或系统无法识别的中文和单词，用绿色波浪线标记可能的语法错误。3.9多个文档的浏览1.多文档的快速切换单击【窗口】|【全部重排】命令，可同时在窗口中显示多个文档2.并排比较文档①打开要并排比较的文档。②选择【窗口】|【并排比较】命令。③选择需要并排比较的文档，然后单击【确定】按钮4Word2003文档的排版4.1设置字符格式设置字符格式有两种方法通过【格式】工具栏中的工具按钮。粗体斜体下划线字符边框字符底纹字符缩放字体颜色字号字体选择菜单【格式】|【字体】命令，在弹出【字体】对话框中设置字符格式。①设置字体格式②设置字符间距③设置文字效果4.2设置段落格式1.段落对齐方式5种段落对齐方式，即两端对齐、左对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。两种设置方法：格式工具栏按钮两端对齐居中对齐右对齐分散对齐选择菜单【格式】|【段落】命令，在弹出【段落】对话框中设置段落对齐。2.设置段落缩进段落的缩进有四种方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。可用标尺设置段落缩进。水平标尺可用【段落】对话框设置段落缩进3.设置行间距和段间距行间距和段间距也在【段落】对话框中设置。4.给段落添加边框和底纹①选择【格式】|【边框和底纹】菜单，打开【边框和底纹】对话框。②在【边框】选项卡中设置段落边框。③在【底纹】选项卡中设置段落底纹。4项目符号和编号用下面两种方法都可以添加项目符号和编号：单击【格式】工具栏上的【项目符号】按钮或【编号】按钮，插入点所在段落的开始自动添加了一个项目符号或编号。选择【格式】|【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框设置项目符号和编号。4.4分栏处理先选定要分栏的文本，用下面两种方法进行分栏设置：单击【分栏】按钮，在弹出的分栏模型中按住鼠标左键，拖动出所需的栏数。选择【格式】|【分栏】命令，打开【分栏】对话框。5首字下沉①选择【格式】|【首字下沉】命令，显示【首字下沉】对话框②在【位置】选项区选择【下沉】或【悬挂】位置③在【选项】选项区为文本设置字体、下沉的行数及与正文的距离6复制格式【格式刷】按钮主要用来实现格式的复制。复制格式的具体操作步骤如下：①将插入点置于已设置好格式的文本中。②单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮，此时鼠标变成刷子形状。③将鼠标拖过要复制格式的文本。5Word2003表格的制作5.1创建表格1.利用常用工具按钮创