会议服务流程1(1)2

会议服务工作流程•会议室布置：•1、会议地点：17楼1号会议室•2、会议时间：2012.3.3日下午3：30入场•3、收费标准：3000元/场+立牌3个150元+横幅160元•4、会议人数：150人左右•5、会议要求：（1）会议期间提供纸、笔、茶水服务。（2）请安排相关人员提前进场做好备工作。（3）主席台备9个座位。（4）LED内容：荆门市温州商会二届四次理事会议•会议室布置：•1、会议地点：17楼1号会议室•2、会议时间：2014.1.12日下午14：00•3、收费标准：3000元/场•4、会议人数：180人左右•5、会议要求：（1）会议期间免费提供纸、笔、茶水服务。•（2）所有桌子全部撤走，只摆放凳子，主席台提供讲台一个•（3）请安排两名工作人员提前进场做好引领及相关准备工作。•会议室布置：•1、会议地点：17楼1号会议室•2、会议时间：2013.11.3日上午9：30—12：00•3、收费标准：3000元/场•4、会议人数：40人左右•5、会议要求：（1）会议期间提供纸、笔、茶水、香巾等服务。（2）回字型摆放，前面和后面分别用绿植隔断，中间用小绿植简单作点缀（3）请安排相关人员提前进场做好备工作。•会前准备•会中服务•会后收尾•了解会议基本情况•会议桌的要求•物品摆放•场地布置会前准备•会议的人数，会议类型，名称，时间，主办者，会议的特殊要求，与会者的风俗习惯，付款方式和收费金额等。•联系工程、PA等相关部门做好协调工作。•还要安排一名专职负责人与主办方负责人联系全程跟盯会议，保证与主办方负责人配合好工作，如有准备会场不确定之处及时与此会议销售经理联系。了解会议基本情况1、对会议室进行检查，保洁。（1）确认会议室音响、灯具等设备的完好，发现故障及时向相关部门报修，保证会议使用。（2）做好会议室的保洁、整理，达到主办方的要求。2、按会议要求，准备合格的会议用品，在开会半小时前准备好开水、茶叶、小方巾和会议桌上的纸、笔。(具体视情况而定)3、根据会议要求进行摆台，对会议室进行通风和气味处置。4、准备工作结束后，进行会前的全面保洁和安全检查情况跟会议主办单位确认。5、封闭会议室空调。会前准备注意事项•服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。•会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台呢平整无污垢，无破损、打褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应在30cm左右，台裙干净无褶，接口不能朝向门和客人。椅子如果有椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线。•同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物。会议桌的要求•回字形会议桌各类培训常用岛屿式课桌摆放根据客户要求准备白板。圆桌式交流会•准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10%作为备量。•一般会议摆台必须有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、毛巾托、清口糖等，也可视客人要求摆茶杯。•确保物品干净整洁，无破损。特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要准备香槟等及时做好准备物品摆放•一般会议摆台必须有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、毛巾托等，也可视客人要求摆茶杯。•主席台•听众席场地布置•舞台裙:舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。•背景板支架：最迟于会议开始前三个小时联系工程部安装完毕。•背景板：协助广告公司将背景板安装好，要求平整、不歪斜。主席台•条幅：根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破坏墙面。投影幕布及投影仪：会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试完毕。•会议主题或欢迎词：根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求：色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。主席台•会议桌的摆放•椅子•台呢•音响及电线听众席•课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计划桌子张数，第一排桌子距离主席台之间的通道应宽敞点（一般大于2米）。用2—3张桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1米；竖排桌子中间至少留出3条主要通道，每条通道宽度应在1.5—2米之间。会议桌的摆放•课桌式会场椅子在桌后面摆成一条直线，椅子前端与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直线，椅套平整干净无皱。剧场式会场：每排椅子前后间距合适。椅子•每张桌用台呢套套好，台呢套四台呢平挺无皱，台面无物。台呢•电线应顺墙布线，不打卷多余电线应放置于不明显处，并用布草适当遮挡，在通道处布线必须用压线板压住。音响车：整齐摆放在墙角处，提前调试好音量及效果。音箱放在会场靠边适当位置或墙角处。音响及电线•迎宾服务•打开相关设备设施•会议开始•会中服务细节•会议中间休息•茶歇服务会中服务•如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合格。迎宾服务•一、引领客人•引领客人时，应立正站立，手臂平伸，五指并拢，手心朝上，指向前进方向：“先生(女士)这边请。”并在前方保持距客人约3米的距离带路。到达楼梯时，应停步，手平伸，指向楼梯方向：“先生(女士)请。”每到一转弯处，都需做出同样手势。手势指引规范•不规范的站姿与仪容仪表•会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常。打开相关设备设施•前15分钟，服务员分发香巾完毕。分发香巾应在客人左侧进行，必须使用干净的香巾夹。会议开始•A．参会人员落座时，为演讲人或前排就座的贵宾倒矿泉水或茶水。会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要，会议场内15分钟应巡视一遍。如果有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班。•B．会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调•C．若有茶水服务，茶水应在会议开始前5分钟泡好。准备足量热水，热水壶应干净光亮无水印。会议进行中间15到20分钟应续水一次。倒茶水时，应在客人前面进行，动作要轻稳，不能在客人头上或背部上方倒水，茶水以八分满为宜。主席台的客人或贵宾应在其后进行服务。若会议持续多天，第二天应更换茶叶品种。特殊情况可按客人要求服务。会中服务细节•D．会议期间，服务员要勤观察，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进行。•E．会议期间，如客人提出额外要求，视情况及时通知上级或会议负责人解决，不能解决的要礼貌婉转的拒绝客人。•F．会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音响设备正常使用。•G．会议期间做好保洁工作，保持警觉性，做好防盗工作。会中服务细节•1）当演讲人宣布休息时，将会场的门打开，通知音响师播放轻柔、欢快的音乐，音量适中。•2）应礼貌提醒客人随身携带贵重物品。尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁，注意及时锁门防盗。•3)为客人指示洗手间和吸烟区的方向。•4）会议开始前1分钟通知音响师停播音乐。参会人员进场后将门关闭。会议中间休息•1）会议休息开始前至少5分钟，将各种饮品、茶品、用具准备齐全，人员做好服务准备。•2)礼貌询问客人所需饮品，并迅速为其服务，保证餐台及周围的卫生整洁，及时补充饮品及用具。•3）茶歇结束时整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具。茶歇服务•倒茶时的规范姿势•按照标准的持水壶的要求，走到客人面前，保持站立姿势。壶口朝外，壶体自然倾斜。右脚向前迈一步，同时左手的小指和无名指将杯盖夹起(如果杯盖被粘在杯体上，应用力按一下即可)，做个控杯的姿势，以防水珠落在桌子上或打湿文件，左手大拇指和食指将杯子拿起，然后收腿以站立姿势于侧身为客人倒水，并按原路放回(根据客人的要求和习惯将茶杯放置在相应的位置)，轻拿轻放，然后将杯盖盖好，调整杯柄角度，然后做个“请”的手势。•送客•会议期间，主动为出入来宾开门，动作要轻，避免弄出声响，影响会场秩序。会议结束时，要迅速到达出入通道，为来宾开门，并立于门口两侧，示意客人先走：“×先生(女士)您请。”若客人不识行进路线，应在前方带路。到达电梯口时，应先行一步，按下电梯，并用手把住电梯门：“先生(女士)，您请。”随后走出电梯，面带微笑，“先生(女士)，您走好(再见)”。如需要，也可随后进入电梯。电梯到站后，应用手把住电梯门，让客人下梯后，手臂平伸，指示前进方向，微笑道别。•会议结束，应将所有门打开，礼貌送客。送别客人时及时为客人叫电梯。•宾客离场时，要及时巡视检查会场有无客人遗留物品。如发现遗留物品要及时归还，不能及时归还的要及时上报上交。•关闭部分灯光和空调，作好节能工作。•清场保洁：回收可重复使用的会议用品，清点数量并记录，清洁桌椅、地面等，将座牌、桌椅等归位。检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告负责人，协助追补损失，做好记录。•清洗会议用杯，分类码放整齐。•查看未来几日有无预定，若有，根据会议通知单做好相应摆台工作。•检查安全隐患，清理工作间卫生，确保无误后关闭所有灯光，撤出锁门。•物品归还，清理租借、调用的物品，检查有无缺失或损坏，清洁后归还，做好相应记录。会后收尾（1）会议服务人员主动听取会场管理人员等相关人员的意见和建议并记录。（2）会议管理人员负责进行总结，对重大问题提出整改措施和处理报告。会后总结谢谢!•培训的结束是行动的开始！祝愿大家工作顺利!