受理中心服务指南

福建教育学院后勤管理处受理中心服务指南一、受理中心简介后勤管理处受理中心主要承担受理学院公务用车、食宿安排、维修服务等工作，受理中心本着“以人为本、服务至上”的原则，以责任、协作、专业、创新、贡献为纽带，营造用心服务、用情工作、用法管理的工作氛围，还建立了专门的受理中心短信平台、各项满意度调查表，用于对服务部门、内部员工的短信信息通知和服务回访、调查工作收集，为师生员工提供优质的后勤保障服务。二、服务指南1、公务用车：(一)主要受理保障学校的教学、科研和重要办公用车。(二)各部门需要用车，请到受理中心填写用车申请单或打电话83725193预约定车（出市用车需有院领导签字），用车预约单上的栏目要清楚填写、详细。(三)部门因故需改变用车时间、地点、车型，必须提前致电或到受理中心办理更改；如果要取消用车，必须在用车前1天以上时间提出（特殊情况例外）。(四)调度员要按部门在用车预约单上填写的内容派车，并将车辆安排情况在派车栏上公布出来。早上的任务在前1天下午下班前公布；下午的任务在当天上午下班前公布，以方便司机和各部门查对。(五)车费的计价标准：院内各部门的公用车按学院定价计费。(六)校内各部门用车后，每月受理中心将预约用车单位，上门核实车单和结账。将附上具体的司机派车单，然后部门领导在派车汇总单上签名。如对填写的内容有异议，可当面向结算人员提出更正。(七)为保障各部门权益，对投诉和意见，在48小时内处理并答复。投诉电话：83725193，另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈，我们将竭诚为您服务。2、住宿安排：(一)主要受理保障学院干训、师训学员住宿以及培训计划外的院内临时接待住宿。(二)根据干训、师训培训安排计划表安排接待学员入住，干训、师训培训班报到前，各相关研修部学科负责人应至少提前1天填写《福建教育学院培训班后勤接待申请表》提交至盛德楼总台，申请表上各栏要填写清楚、详细。(三)如有院内的临时接待，查看干训、师训培训计划表，明确时间是否可容纳接待，再做具体事项确认。(四)住宿的计价标准：校内各部门的培训住宿按学院定价计费。(五)每个培训班结束，后勤财务人员将附上学员名单、学员住宿清单提交至部门学科负责人和部门领导签字结算，自费的自行结算费用，最后由后勤财务人员提交至学院财务处结算。(六)为保障各部门权益，对投诉和意见，在48小时内处理并答复。投诉电话：83725193，另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈，我们将竭诚为您服务。3、用餐安排：(一)主要受理保障学院干训、师训学员用餐以及培训计划外的院内临时接待用餐。(二)培训班学员可选择使用餐卡、餐票、桌餐三种就餐模式，培训班学科负责人须在办班前1天确定就餐人数、模式、结账方式。(三)如培训班使用桌餐餐标（含）500元以上，必须提前1天确认菜单、用餐时间、人数、桌数、标准、结账方式、有无特殊接待要求、联系人及联系电话等。(四)用餐计价标准：学院补贴的学员用餐按学院定价标准计费；自费的按实际消费计费。(五)若是学院补贴餐费的，每个培训班结束，后勤财务人员将附上学科每日用餐人数汇总表或用餐消费单，提交至部门学科负责人和部门领导签字确认并结算，最后提交至学院财务处结算；若是自费的，请先办理餐卡预存餐费自行结算。(六)为保障各部门权益，对投诉和意见，在48小时内处理并答复。投诉电话：83725193、83783785，另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈，我们将竭诚为您服务。4、维修服务：(一)主要负责受理保障学院内部水、电、泥、木、油漆等日常零星维修。(二)专项维修工程：维修工程及经费涉及较大的由部门领导或院领导审批决定。(三)各部门需要维修，请到受理中心填写用维修单或打电话83725193报修，维修单上的栏目要清楚填写、详细。(四)另外维修中心设立水电值班室，全天24小时接待维修，2小时内到达维修现场（含节假日），值班室电话88972517。(五)为保障各部门权益，对投诉和意见，在48小时内处理并答复。投诉电话：83725193，另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈，我们将竭诚为您服务。三、受理工作流程图公务用车处理流程图用车部门填写用车申请单，部门领导签字用车部门提交申请单至后勤受理中心受理员根据每日用车安排表派车交由行政中心领导审批安排司机出行任务，转交派车单通知用车部门出行的司机车牌号及联系电话司机出车用车部门用车评价用车结束，派车员意见收集，派车单整理归档住宿安排处理流程图接到预订时，先问清客人抵离日期，用房数及房间类型。查看培训计划表，确定可否接受预订。如当天客房已满，可建议客人改订附近相关酒店接受订房时，记录预订信息如客人所需房类已订满，有其他类型客房可建议预订其他种类的房间向订房者说明房价，并在预订信息上注明客人接受订房客人无法接受，则建议客人改订附近相关酒店若培训中心住宿率相对较高的情况下，向客人说明总台的结账时间为中午12：00问清并记录客人的姓名，客人抵离日期明确预订房间的种数量及人数、房价和客人的付款方式。预订者姓名（部门）及联系电话。将所记录下的预订资料与订房者核对，确保预订信息准确无误后输入电脑。前台接待员接待客人入住前台主管制定业务安排单用餐安排处理流程图查看《食堂每日接待用餐预计表》,确定是否可以接受预订接受预订,记录预订信息食堂用餐预订已满情况,跟预订人说明情况,可建议客人改订附近相关酒楼问清并记录就餐日期、时间、人数、桌数、标准、出席对象，有何特殊要求，有何禁忌，用什么酒水、付款方式等、预订人姓名（部门）及联系电话。将所记录下的预订资料与预订者核对，确保预订信息准确无误后输入《食堂每日接待用餐预计表》桌餐：业务安排主管至少提前一天跟预订人确认好菜单食堂后堂经理、食堂管理员根据《食堂每日接待用餐预计表》安排当日用餐接到预订时，先问清用餐人数、模式、日期维修服务处理流程图转至维修中心受理员受理维修中心负责人审批后勤处领导审批出入库登记报修部门登陆维修业务通/至受理中心填写报修单报修部门领导审批受理员安排维修工，打单维修人员上门维修报修部门填写维修意见、评价维修工提交维修单至维修中心维修中心负责人预审受理中心审核关闭受理员向报修部门咨询维修满意度安排维修工返工四、满意度调查方式为了追求更好的服务、更高的标准，加强管理力度，后勤处专门设立了受理中心，统一受理院内食宿、用车、维修等相关业务，另外还设立投诉电话、建立了短信平台、制定了各项满意度调查表，便于各相关部门的监督和指导工作，也能客观地反应出服务质量及其他存在的问题，为我们今后的工作提供提升的空间和改善的方向，努力为大家提供更优质的后勤保障服务！五、各项申请单及满意度调查表（详见附件）