呼叫中心服务质量监控室培训--基础篇(新)x[修复的]

服务质量监控室培训资料（基础篇）目录服务质量监控室工作要求客户投诉的处理方法客户服务标准和规范优质的客户服务理念客户投诉的处理方法客户服务标准和规范优质的客户服务理念123服务质量监控室工作要求4业务话术5优质的客户服务理念什么是服务？服务是指为他人做事，并使他人从中受益的一种有偿或无偿的活动。不以实物形式而是以提供活劳动的形式满足他人某种特殊需要四种客户服务类型程序特性和个人特性两者加在一起，就构成了一个企业客户服务的基本特性，根据这两种特性的不同结合，可以把目前的客户服务划分为四种类型1、漠不关心型◆在个人特性和程序特性两方面都较弱；◆在程序方面无组织、慢、不一致、不方便、混乱；◆在个人特性方面缺乏热情、不感兴趣、冷淡、疏远；◆传达的信息——我们不关心客户。第一种叫做漠不关心型的客户服务。其表现在个人特性和程序特性两方面都很弱，程序方面无组织，很慢，或者不一致也不方便。比方说，买的东西坏了，需要维修，结果发现，根本就没有一个标准的维修时间，应该多长时间，应该谁来维修，打电话询问此事，杳无音信，石沉大海，根本就没人给回复。这个企业的服务程序非常混乱。去火车站买票，不知道应该去哪个窗口买，问询处也没有人，不知道应该在哪里得到帮助。这就是程序特性方面的特征。个人特性方面呢，缺乏热情，也就是客户服务人员没有服务意识和敬业精神。这两者结合在一起，传达给客户的信息是什么?就是根本不关心，根本没有什么客户服务，就是买了东西就走人。这就叫做漠不关心型的客户服务2、按部就班型◆在程序特性方面很强，但个人特性方面较弱；◆程序方面及时、有效率、正规、统一；◆个人特性方面缺乏热情、不感兴趣、冷淡、疏远；◆传达的信息——客户要守规矩，谁都不能特殊，你只是一个客户而已。第二种叫做按部就班型的客户服务。按部就班型在程序特性方面很强，但个人特性方面很弱。有些大的企业，在服务程序上制定方案头头是道，一、二、三、四，设定了很多非常烦琐的客户服务的流程。但是个人特性方面缺乏热情，不感兴趣，很冷淡。这样传递给客户的信息是什么？肯定是你只是一个客户，每个客户都要遵守规矩，不能搞特殊化。客户很着急，那也得排队，这是我们的规矩什么叫按规定？规定就是程序。这就叫做按部就班型。3、热情友好型◆个人特性方面很强，程序特性方面很弱；◆程序方面无组织、慢、不一致、不方便、混乱；◆个人特性方面热情、友好、有着良好的沟通技巧；◆传达的信息——我们很努力，但实在不知该怎么做。第三种叫做热情友好型。在个人特性方面很强，而在程序特性方面很弱。个人特性很强是指客户服务人员态度特别好，很热情，也很友好，特别会沟通。可惜这个企业没有一个很好的客户流程，很混乱。最后导致传达如下信息：哎呀，我们也特别努力，特别同情你，但是我们真的不知道怎么做。没办法，我们确实很理解您，理解您的难处，我们也知道我们的产品不好，会给你带来不便，但我们也解决不了。4、优质服务型◆个人特性和程序特性两方面都很强；◆程序方面及时、有效率、正规、统一；◆个人特性方面热情、友好、有着良好的沟通技巧；◆传达的信息——我们重视客户，并将用最好的服务来满足客户。最好的一种叫做优质服务型。优质服务型是指在个人特性、程序特性两个方面都很强。程序特性方面及时、有效、正规、统一。客户服务人员有着很好的素质，关心客户，理解客户，体贴客户，能够很好运用客户服务的技巧。“优质服务”的定义“优质服务”指在符合行业标准或部门规章等通例的前提下，所提供的服务能够满足服务对象的合理需求和适常期许值，保证一定的满意度。优质服务的要素•可靠性：公司绩效与可信赖性一致•相应：员工的工作状态及对客户的重视程度与反应速度。•能力：员工掌握工作所需的技能和知识的程度。•便利性：处处让客户感到方便。•态度：客气、尊重、周到和友善的对待客户。•沟通：用客户听的懂的语言表达和耐心倾听客户的陈述.•可信度：真实、信任、诚实和心中想着客户的利益。•理解：尽力去理解客户的需求，有同理心。优质服务的运用关键•因为我们的优质服务，使客户的经营效益有所提升，这是客户选择我们的唯一理由。•要站在客户的立场说话，对客户要有同理心。•为客户做的服务不分大小，力争做到让每一位客户满意、感动。•当我们的承诺不能兑现，或前后服务不一致时，客户可能会放弃我们，所以一定要做到实事求是、遵守承诺。客服代表优质服务的要求•接通电话时客户服务代表应主动倾听，注意力集中；不随意打断客户，保持与客户之间的良好互动。不应表现出不耐烦、推托之辞等现象；•接通电话时客户服务代表应主动服务，思路清晰，恰当引导客户，有效控制对话节奏，在客户对某些问题比较混淆时，能使用恰当语言总结性阐述客户问题，尽快切入正题，并能注意适当控制通话时长；•接通电话时客户服务代表应服务意识强，责任心强，积极主动的为客户解答问题，主动提供相关信息或帮助。客户服务标准和规范1、接电话过程中，应保持笑容，声音要自然清晰、充满热诚，音量最好较普通聊天时稍大，能够让对方听清楚你所讲的内容。2、电话最好在第二声就接听，并报上机构名称和工号，如铃声超过三声后接听，就要说“中联融资客服中心XX号，很抱歉，让您久等了”。在礼貌问候对方后应主动报出公司或部门名称以及自己的姓名。3、接听并确认对方姓名，询问对方何事：“请问先生/女士您贵姓？”、“请问先生/女士您怎么称呼？”、“请问您有什么可以帮您？”、“请问您需要什么帮助？”、“我能为您做些什么”4、与客户沟通时要仔细聆听对方的讲话，并准确、及时作答，给对方积极的反馈。如果没有听清楚或意思未听明白，应该谦虚询问清楚，“抱歉，通话不清楚，能麻烦您再重复一下吗？”。接听时，应该适当有所表示，如“是”“对”“好”“请讲”“不客气”“我明白了”等等，让对方感到你是在认真听。不要光听一声不吭，使人误认为不在听或漫不经心，答非所问，或者边听边同身边的人谈话，都是对对方的不尊重。客户服务标准和规范5、清楚的记录每一个咨询者的姓名、咨询内容、是哪个地方的人、咨询内容，并重复一遍电话内容中的重要内容，以检查记录是否有错，例如：电话号码、姓名、联系地址、咨询事项等6、接听电话的禁忌：打断客户讲话、态度恶劣、让客户久候、问话重复、谈话不得要领。7、如须搁置电话时或让客户等待时；应给予说明，并至歉。每过30秒与对方沟通一次，并向对方了解是否愿意等下去。如果客户表示不愿再等待，可告知客户“查询后给您回复电话”、“请您稍后再次拨打”。8、若有在自己能力范围内不能处理的问题，记录下来请示上级领导9、在咨询完毕后，礼貌道别，确认对方先挂掉电话后，自己才能挂断电话。客户投诉的处理方法什么是客户投诉？是消费者对商家的产品质量问题，服务态度等各方面的原因，向商家主管部门反应情况，检举问题，并要求得到相应的补偿的一种手段。意识到不满—抱怨（潜在化投诉）—有一件事加剧—投诉客户的不满是怎样转化为投诉的?客户信誉和诚实受到怀疑客户压力过大、找人出气客户的利益受到损害客服人员的承诺没有兑现客户强词夺理、不依不饶客户的期望没有得到满足投诉原因有效地处理客户投诉的意义对客户服务工作来讲，投诉的处理是一项非常具有挑战性的工作，而对服务代表来讲，如何能够有效地处理客户投诉也是一个急待需要解决的问题。投诉对一家企业，对服务代表来讲它的意义在哪里呢？1.投诉能体现客户的忠诚度作为客户去投诉，很重要的一点是需要得到问题的解决，此外客户还希望得到企业的关注和重视。有时客户不投诉，是因为他不相信问题可以得到解决或者说他觉得他的投入和产出会不成比例；而投诉的客户往往是忠诚度很高的客户。总之，有效地处理客户投诉，能有成效地为企业赢得客户的高度忠诚。从表里可以看出，那些向企业提出中肯意见的人，都是对企业依然寄有期望的人，他是期望企业的服务能够加以改善，他们会无偿地向你提供很多信息。因此，投诉的客户对于企业而言是非常重要的。对服务不满意的客户的投诉比例是：4%的不满意客户会投诉，而96%的不满意客户通常不会投诉，但是会把这种不满意告诉给他周围的其他人。在这96%的人背后会有10倍的人对你的企业不满，但是只有4%的人会向你说。因此，有效处理客户的投诉，能有效地为你的企业赢得客户的高度忠诚。【案例】2.满意度的检测指标客户满意度的检测指标是客户的期望值和服务感知之间的差距。客户满意度的另外一个检测指标是服务质量的五大要素：有形度、同理度、专业度、反映度、信赖度。而客户投诉在很多时候是基于服务质量的五大要素进行的，因此，对客户投诉进行分类，很多投诉都可以归入这“五度”中，即对有形度、同理度、专业度、反映度、信赖度等“五度”的投诉。3.明确公司产品质量或服务存在的问题一般而言，客户向公司有关部门进行投诉，都是因为产品质量，或者有关人员的服务存在问题，这是公司改进产品生产和服务管理的基本依据。不同类型投诉客户的需求性格色彩的四色之圆内向外向关注人关注事红色客户的行为、性格与需求•以自我为中心•不听他人劝解•有很强的报复心理•不讲道理胡搅蛮缠蓝色客户的行为、性格与需求•善于理论分析•言辞并不激烈•思维缜密情感细腻•懂道理也很讲道理黄色型客户的行为、性格与需求•表达异常自信•不善理解他人•投诉明了直奔主题•果断直接不听道理绿色客户的行为、性格与需求•表达温和婉转•善于倾听意见•对他人无过高要求•宽容随和真诚信任投诉处理基本步骤及注意事项1、话务员经常遇到的问题某些客户对公司的规定不是很理解，怎么解释都解释不通工作中碰到态度强硬的客户投诉，不仅难以处理而且影响心情客户提出一些要求是无法满足的无理要求，怎么解释都不接受个别客户一出现问题，就说是我们没有解释清楚，不知道怎么办工作非常紧张，而且经常要处理很多相同的问题，感觉很疲惫感觉自已已经把问题说的很清楚了，可是客户还是不理解有些问题确实是自身的原因，应对这样的投诉，一点底气也没有有时觉得反复和客户谈判、解释，用户都不接受，都不知道该如何控制自已的情绪了。投诉处理人员付出了很多，可是往往客户不理解，公司不认同高效礼貌Text友好尊重同理谨慎灵活2、处理投诉的原则3、处理投诉的流程感谢客户采取行动探讨解决澄清问题平息怒气接受投诉4、投诉处理的正确方法和步骤：第一步，要受理投诉，首先要道歉。第二步，对事情做出合理的解释，说明原因。第三步，需要对由此给顾客带来的不便表示同情和理解。第四步，迅速告知顾客问题的解决方案，并付诸行动。第五步，再次向顾客表示歉意，表明我们要改进服务的诚意和决心。第六步，要谢谢客户对企业的惠顾。5、处理投诉的注意事项克制自己的情绪要有自己代表公司的意识以客户为出发点倾听诚意是对待客户抱怨的最佳方案就算是客户的错，也要以客户满意为目标解决问题恢复客户的信任度绝对不要与客户为敌6、处理投诉的一些禁忌习惯性的自卫行为立即与客户摆道理，急于为自己开脱急于得出结论、一味地道歉言行不一，允诺客户自己做不到的事缺乏诚意，令客户反感吹毛求疵，责难客户缺少专业知识，匆忙上阵缺乏耐心，急于打发客户7、处理投诉的一些禁语“绝对不可能发生这种事情。”“肯定不行。”“我不知道，这我不清楚”“这不是我的问题，不关我事”“你可以投诉呀”“这不需要你来说，我知道”“你错了，不是这样的”“公司规定就是这样的，没办法”8、处理投诉时的情绪自我控制如果你周围的人都丧失了理智来指责你,而你还能够保持理智……那你的理智就是大地和万物。自我对话——把握自己的情绪◆我是问题的解决者，我要控制住局面；◆客户的抱怨不是针对我，而是针对公司的产品或服务；◆保持冷静，做深呼吸；◆客户不满意，不是我不满意，我不能受他的影响；◆我需要冷静地听客户诉说，虽然他的措辞很激烈；◆我需要知道事情的经过和真相，所以我不能激动；◆我要用良好的情绪影响他，使他放松，缓和他的紧张心情。在很激烈的争吵当中，仍然能保持冷静而不激动，这对一个客户服务人员来讲，是一个非常重要的心理素质。当接待很多客户以后，就会出现疲劳、烦燥、沮丧的心理状况，这时需要调整自己的情绪。解决方案是“自我对话”，就是当你的情绪很激动的时候，需