办公自动化系统设计中电子公文设计与实现

电子公文系统设计一、设计原则在不改变使用单位原有公文运转程序的基础上，实现公文的收文处理、发文处理和档案管理工作的自动化，加快公文运转速度，提高公文质量和办文速度。二、组织结构分析在党政机关中，办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，文秘部门或专人负责公文的承办，因此，办公室是整个公文处理的核心机构，对公文的收、发、归档进行监督、审核和控制；办公室收发室负责接收来文、分发公文和公文归档；公文的具体承办人负责公文在机关内部的全程运转。三、业务流程分析公文处理工作共分为收文处理、发文处理和档案管理，下面具体分析各个工作的业务流程。（一）、收文处理业务流程一、在收发室作来文签收时是否可以把一些短小的公文利用“公文生成器”录入数据库中，一些大型的公文利用“公文生成器”只将发文字号、标题等关键资料录入数据库，然后配合手工分发进入收文流转程序。二、分办的分解：1、下级来文（请示、报告）：一式三份，由收发室留存一份备查，另两份附“请示报告处理笺”送秘书科科长签注意见后分别送办公室主任或副主任批示。2、上级来文：由收发室送分管文秘工作的副主任签批意见后分送领导阅示。3、上级批示给领导的公文：直接送领导本人。4、各类阅件：有署名报送的直接送本人，未署名由秘书科科长负责分送。三、拟办的分解（一）承办秘书按办公室主任或副主任批示意见，分别处理：1、送领导阅示的，直接送领导批示，然后按领导批示办理。2、需征求其他部门意见的，先转有关部门研究，同时在文件中注明“已转××研究提出处理意见”，然后送分管领导预知，此时该公文进入等待状态，当意见反馈后，送办公室主任或副主任审核，再送市政府分管领导审批，然后按领导批示办理（进入发文阶段）3、属于有关部门职能范围内的事项，直接转请有关部门，同时，在文件上注明“已转××研究办理”，然后送分管领导阅知，此时该公文进入等待状态。（进入发文阶段）（二）催办问题：需征求意见的公文认真催办，一般件每3天催办一次，急件及时催办。（三）对无需正式成文的办件，由秘书科答复报文单位，同时将答复意见记载入公文处理签。（四）一般公文10个工作日内办结。（二）、发文处理业务流程（三）、档案管理业务流程四、数据流程五、功能模块电子公文系统包括收文系统、发文系统、档案管理系统、系统工具、系统设置和公文检索系统。收文系统和发文系统中每一篇公文由专人负责，该承办人监视公文办理的全过程，在流转过程中的用户办理完成后自动向该承办人发送信息同时公文流转向下一位用户，在发文处理中，流转过程中的用户可修改公文的流转路径。（一）收文系统1、公文录入：公文录入人员利用公文录入器将公文内容录入数据库，如果某些公文数据量大，可只录入关键信息用于收文处理中的公文流转。2、收文登记：填写收文登记表。3、退文处理：根据职能的不同，承办秘书的退文处理是填写退文通知单，待审核同意后进入收发室进入处理；收发室的退文处理是收到承办秘书的退文通知单后作销号处理。4、公文分发：为收发室收到的公文赋予流转路径。5、公文拟办：承办秘书按办公室主任或副主任批示意见分别处理。6、公文催办：对交有关部门征求意见的公文需作催办，一般件每3天催办一次，紧急公文及时催办。7、公文办结：8、公文传阅：9、收文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。（二）发文系统1、草拟公文（公文生成器）：生成一份草拟文稿。2、公文审核：3、公文签发：4、公文复核：5、公文印制：6、公文用印：7、公文分发：8、发文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。（三）档案管理1、录入公文：录入在收文时未录入的公文进行归档。2、公文归档：公文归档条件是外收文或发文办结完成后进入归档。3、已归档公文4、公文借阅审核5、公文借阅记录6、公文翻印7、公文翻印记录8、公文阅读权限（四）系统工具1、打印收文登记表2、打印退文通知单3、打印公文附印单4、打印发文登记表5、打印发文稿纸6、打印公文送阅单（五）公文检索1、按公文类别查找2、自定义查找（六）系统设置1、公文类别定义2、公文路径定义（收文和发文）3、用户权限设置4、系统初始设置六、数据库结构定义用SQLServer2000作为后台数据库，设计如下用户表：1、用户权限表（UserTable）2、公文类别表（DocTypeTable）3、公文路径表（DocPathTable）4、公文收文登记表（DocGetRegTable）5、公文发文登记表（DocSendRegTable）6、公文部门分发份数表（DocSendDeptDispenseSums）7、公文用印登记表（DocUseealRegTable）8、公文退文通知单表（DocUntreadTable）9、请示报告处理笺表（DocDisposeTable）10、公文打印附印单表（DocPrintTable）11、发文公文内容表（SendDocContentTable）12、收文公文内容表（GetDocContentTable）13、公文附件表（DocSlaveTable）14、公文阅读权限表（DocReadPopedomTable）15、收文处理意见表（GetDocIdeaTable）16、发文处理意见表（SendDocIdeaTable）17、公文路径修改记录表（DocPathChangeTable）18、公文翻印记录表（DocPrintRecordTable）19、即时信息表（MessageInfoTable）20、公文借阅登记表（DocBorrowRecordTable）21、公文传阅记录表（DocPassRecordTable）22、公文归档记录表（DocPigeonholeTable）23、公文流转路径表（DocMovePathTable）（一）用户权限表数据结构（UserTable）字段名字段类型字段长度说明AutoId1自动编号Doc_UserIDBigInt用户ID号Doc_UserName字符型20用户名Doc_Name字符型20用户真实姓名Doc_UserDept字符型40用户所在部门Doc_UserLevel字符型40用户职务GetDoc_Input_Popedom字符型3收文录入权限GetDoc_Regster_Popedom字符型3收文登记权限GetDoc_Back_Popedom字符型3退文权限GetDoc_Dispense_Popedom字符型3公文分发权限GetDoc_Dispose_Popedom字符型3公文拟办权限GetDoc_Dress_Popedom字符型3公文催办权限GetDoc_Finish_Popedom字符型3公文办理权限GetDoc_Read_Popedom字符型3公文传阅权限GetDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制权限SendDoc_Write_Popedom字符型3草拟公文权限SendDoc_Check_Popedom字符型3公文审核权限SendDoc_Send_Popedom字符型3公文签发权限SendDoc_ReCheck_Popedom字符型3公文复核权限SendDoc_Print_Popedom字符型3公文印制权限SendDoc_UseSeal_Popedom字符型3公文用印权限SendDoc_SendGo_Popedom字符型3公文分发权限SendDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制权限Doc_Pigeonhole_Popedom字符型3公文归档权限Doc_LendManage_Popedom字符型3公文借阅管理权限Doc_LendCheck_Popedom字符型3公文借阅审核权限Doc_RePrint_Popedom字符型3公文翻印管理权限Doc_RePrintCheck_Popedom字符型3公文翻印审核权限Doc_ReadPopedom_Option字符型3公文阅读权限设置System_Option_Popedom字符型3系统设置权限Print_GetDocTable_Popedom字符型3打印收文登记表权限Print_BackDocTable_Popedom字符型3打印退文通知单权限Print_DocPrintTable_Popedom字符型3打印公文附印单权限Print_SendDocTable_Popedom字符型3打印发文登记表权限Print_SendDocDraft_Popedom字符型3打印公文发文稿子权限Print_DocReadTable_Popedom字符型3打印公文送阅单权限（二）公文类别表（DocTypeTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID2自动编号IsBound字符型8公文适用范围，包括“党机关”和“行政机关”DocTypeName字符型20公文类型名（三）公文路径表（DocPathTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID3自动编号DocPathName字符型50公文路径名称DocTypeName字符型20公文类型名UserIDBigInt用户编号UserDept字符型20用户所在部门UserDoWork字符型10用户所做工作WorkOrderInt用户执行该工作在流转路径中的顺序（四）公文收文登记表（DocGetRegTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID4自动编号GetDoc_Type字符型20公文类别GetDoc_Unit字符型50来文单位GetDoc_OldUnitWord字符型20原文号中的发文机关代字GetDoc_OldYearNumberInt原文号中的年号GetDoc_OldSerialNumberBigInt原文号中的顺序号GetDoc_Title字符型200来文标题GetDoc_NewUnitWord字符型20收文号中的机关代字GetDoc_NewYearNumberInt收文号中的年号GetDoc_NewSerialNumberBigInt收文号中的顺序号GetDoc_Date日期型收文日期GetDoc_SecretGrade字符型4秘级GetDoc_ExigenceGrade字符型4紧急程度GetDoc_PrintSumsInt印发份数GetDoc_CountsInt份数GetDoc_SubscribeMan字符型50签发人GetDoc_SlaveSumsInt来文附件数GetDoc_Explain备注型收文说明GetDoc_RecordTime日期型登记时间RecordUserName字符型20登记人GetDoc_ChangeMan字符型20修改人GetDoc_ChangeDate日期型修改日期（五）公文退文通知单表（BackDocInfoTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID5自动编号DocAutoIDBigInt对应公文ID号BackDoc_WordNumber字符型100公文发文字号BackDoc_Title字符型200公文标题BackDoc_UnitName字符型200被退回公文单位名称BackDoc_WriteMan字符型20退文通知单填写人BackDoc_Idea备注型退文原因BackDoc_CheckIdea字符型3退文审核意见Yes和NoBackDoc_CheckIdeaExplain字符型200退文审核意见说明BackDoc_WriteDate日期型退文通知单填