招标采购管理规程(201511)

招标采购管理规程（2015.11）目录一、目的和依据·······················2二、适用范围························2三、工作流程························2四、成立招标工作小组····················2五、采购文件编制······················2六、入围供应商选择·····················3七、发标和答疑·······················5八、成立评标小组······················6九、开标和评标·······················6十、定标··························7十一、谈判和签订合同·····················8十二、附件··························8一、目的和依据为确保招标采购过程严谨、科学、透明、公平，对招标采购过程实施有效控制，择优选择符合公司业务要求的合格供应商，依据公司《采购管理办法》规定制订本规程。二、适用范围公司或公司各部门对外采购物资或服务（包括但不限于工程勘察、设计、监理、建造、拆除和修缮，或工程材料和设备，或项目市场调研、营销策划、营销代理和顾问服务，或办公用品，或其他形式的咨询和顾问服务等），按公司《采购管理办法》规定，应采用招标方式进行采购的，均适用本规程。三、工作流程1.招标采购方式工作流程详见附件12.采购工作流程所涉及范本和表格详见相关附件。四、成立招标工作小组1.招标工作小组是招标采购的跨部门工作和协调机构，负责招标采购全过程工作、组织、协调。2.小组成员至少包括：分管领导、责任部门、合约审算部、其他相关部门，一般以责任部门经理及相关专业人员为主，各部门相关专业人员为辅组成；大型或复杂采购项目，应当邀请相关顾问或服务方的专业人士参加。小组成员中有关专业人员的人数不得少于成员总数的三分之二。3.招标工作小组组长由分管领导担任，负责统一协调；责任部门经理担任副组长，负责组织实施；经办人一般由责任部门相关专业人员担任，由责任部门经理推荐、小组组长确定；招标工作小组成员负责按公司部门职责分工，完成招标采购各项相关业务。4.按照批准的采购计划，由责任部门提出采购申请，拟出招标工作小组成员名单，依《采购申请、招标工作小组审批表》（附件2）报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。五、采购文件编制1.采购文件内容1)采购文件应包括以下项目：(1)投标须知(2)总则(3)采购文件(4)投标文件(5)开标、评标(6)授予合同(7)附件（包括《评选办法》、《采购合同》）2)采购文件正文应包括：采购内容、采购范围、项目简介、期限要求、售后服务要求、计价方式、投标截止日期、投标文件组成、开标时间等；附件应包括：报价书格式、评选办法、拟签合同文本等。3)具体内容可参照珠海市对口业务采购文件范本、或其他对口业务较好的版本进行编制。2.编制规定1)责任部门按采购计划时间安排，组织各相关部门启动采购文件编制工作，相关部门应根据职责分工负责提交相应的组成部分或意见。2)责任部门编制招标范围、技术和质量标准、期限要求等。3)采购文件应对招标范围、技术和质量标准、报价要求及招标中的非常规作法做出清晰约定，避免理解歧义，以保证投标基础的一致性。4)公司已有对口业务采购文件范本的，应按范本编制：(1)按公司《采购文件（范本）》（附件3）编制采购文件。(2)按公司《评选办法（范本）》（附件4）编制评选办法。(3)按公司《采购合同（范本）》（附件5）编制采购合同。(4)依公司《廉洁合作协议（范本）》（附件6）编制廉洁合作协议。5)无对口业务采购文件范本的，按本规程规定编制采购文件、评选办法、采购合同、廉洁合作协议。3.采购文件审批流程采购文件全部内容编制完成后，依《采购文件审批表》(附件11)，将相关文件、资料全部附上一并报批，经分管领导审核批准后组织实施。六、入围供应商选择1.入围标准、资格预审文件1)入围标准的内容应包括但不限于：企业资质、信用、业绩、人员资格、技术装备要求等，并以此作为资格预审文件的评审条件。2)按公司《资格预审文件（范本）》（附件7）编制资格预审文件，公司无对口业务资格预审文件范本的，可参照珠海市对口业务资格预审文件范本、或其他对口业务较好的版本进行编制。3)责任部门拟定入围标准、编制好资格预审文件后，依《入围标准、资格预审文件审批表》（附件8）报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。2.供应商来源1)优先从公司《合格供应商名录》中选择供应商；2)已有合作关系，评价比较好的供应商；3)经其他途径了解且社会评价比较好的供应商；4)由推荐人推荐的社会评价比较好的供应商。5)推荐人不得参与所推荐单位考察、评标、谈判、定标等相关工作。合作过程中推荐单位出现问题，推荐人无须承担责任。3.入围供应商数量1)每个标段至少邀请五家满足入围标准要求的供应商，特殊情况经分管领导同意后可降为至少邀请三家；2)多个标段同时招标时，一家供应商可参与多个标段，但入围供应商总数不得小于标段数×4；一个标段不得少于五家供应商参与；优先考虑各个标段由不同的供应商中选。3)为保证最终审批通过的入围供应商数量能满足上述数量要求，在初选供应商时，应在上述规定数量的基础上增加足够多的供应商，确保在经过资格预审、考察、评标等淘汰后仍满足入围数量、有效投标数量规定。4.入围供应商选择、考察1)责任部门依上述供应商来源，根据批准的入围标准，选择足量有积极参与意愿的初选供应商，向其发出资格预审文件。2)责任部门接收资格预审文件后进行评审，根据资格预审的评审结果，择优选择符合入围标准且具有竞争优势的供应商，并对入选供应商进行考察。3)供应商考察(1)对于从《合格供应商名录》中选择供应商，及近一年已考察合格的供应商，无需再进行考察。(2)责任部门负责组织考察。考察小组成员由招标工作小组组长从招标工作小组中选择，由责任部门、相关业务部门、合约审算部不少于三人组成；大型或复杂采购项目，应当邀请相关顾问或服务方的专业人士参加。考察小组相关专业人员的人数不得少于成员总数的三分之二。(3)考察完成后，根据考察情况，由责任部门如实填写《供应商考察评价表》（附件9），由考察小组成员会签后，报主管领导审阅。《供应商考察评价表》应确定考察合格的供应商，排除不合格或有问题、有风险的供应商。4)入围供应商，应保证有充分的竞争力，严格禁止相互之间有关联关系或关联业务的供应商参加同一项工程的投标。5)考察后，确定入围供应商名单，由责任部门依《入围供应商审批表》(附件10)，附上资格预审评审记录、各入围供应商资格预审资料、《供应商考察评价表》等一并报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。七、发标和答疑1.发标1)采购文件和入围供应商经批准确定后，由责任部门通知各报价人在提交投标保证金后，分不同时段分别领取采购文件。领取人需开具《采购文件签收授权委托书及保密承诺》（见附件12）方可领取采购文件，并签署《采购文件签收单》（见附件13）。2)投标保证金根据招标项目预算金额的2%计算收取，最低不低于2000元，最高不超过80万元（人民币），由财务部负责收取。投标保证金必须在发放采购文件前到账，一般不得用投标保函的形式代替，发标人凭财务收据或者转账单向入围供应商发放采购文件。2.答疑1)责任部门组织答疑，各相关部门负责对口业务的现场勘查接待、对相关问题答疑。2)不组织报价人进行集中现场踏勘，由报价人在领取采购文件后，在采购文件规定的时间节点内自行组织踏勘，责任部门负责将报价人分别安排在不同的时间进行现场踏勘。3)各报价人在规定答疑时间内以书面形式将采购文件疑问提交至经办人处，在规定的答疑时间内未提交书面疑问的，将视为对采购文件无异议。经办人汇总各报价人疑问（不记录公司名称），由责任部门组织各相关部门人员进行答疑，由经办人汇总成《答疑记录》(附件14)，经相关答疑人签字。4)答疑内容依《答疑记录》(附件14)报批，经分管领导审核批准后，按批准内容答复所有报价人，报价人按《采购文件签收单》（见附件13）签收。答疑文件将作为采购文件的组成部分。整个答疑过程由责任部门与各报价人对接。3.接收投标文件1)经办人收取投标文件时，应检查投标文件是否有效密封盖章，投标文件送达时间是否符合采购文件截标时间要求，并做好登记。未按规定密封、未按规定时间送达的投标文件不予接收。2)对已购买采购文件，而在投标截止时间之前明确不参与投标的报价人，经办人应要求对方出具放弃投标的函件（应注明不参与投标的原因），若对方不提供放弃投标函也不按时提交投标文件，则除按照采购文件规定办理外，将该单位列入供应商资料库的黑名单。3)原则上有效投标单位少于3家时不得进行开标，需重新补充报价人进行招标。责任部门应根据实际情况提出处理方案，报分管领导、总经理审核批准后组织实施。八、成立评标小组1.评标小组：应包括分管领导、责任部门、合约审算部、其他相关部门相关人员，一般由责任部门经理及相关专业人员，各部门相关专业人员组成；大型或复杂采购项目，应当邀请相关顾问或服务方的专业人士参加。评标小组由5人以上单数组成，其中有关专业人员的人数不得少于成员总数的三分之二。2.评标小组组长由分管领导担任，负责开标、评标全过程的组织和主持；评标小组负责开标、评标全过程各项工作。3.评标小组一般分为二组：1)资信技术评标组：由相关技术专业领导、专业人员、相关顾问或服务方的技术专业人士组成，负责按《评选办法》对资信、技术进行评标。2)报价评标组：由相关价格专业领导、专业人员、相关顾问或服务方的价格专业人士组成，负责按《评选办法》对报价进行评标。3)责任部门按上述规定拟出评标小组成员名单，按《评选程序及注意事项（范本）》（附件16）拟出《评选程序及注意事项》，一并依《评标小组、评选程序审批单》（附件15）报批，经分管领导、总经理审核批准后组织实施。九、开标和评标1)按批准的《评选程序及注意事项》，在评标小组组长组织和主持下，评标小组全体成员进行开标、评标活动。2)开标前，宣布开标评标注意事项。3)由责任部门、合约审算部代表共同对各供应商投标代表人的资格身份进行验证。4)由责任部门、合约审算部代表与各报价人代表，共同对所有《投标文件》的密封情况进行检查。5)报价人退场后进行集中开标、记录。6)逐家对投标文件有关问题进行质疑，对投标文件内容表述不清、理解存在歧义、对评标会产生影响的疑问等，要求报价人予以澄清；报价发现有异常或不平衡报价的，应在总价不变的基础上调整不平衡单价。将澄清和调整内容完整填写《澄清记录》(附件18)，并由报价人确认。7)报价人对投标文件的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。8)全部报价人的第一轮质疑、澄清完成后，在限期内接收报价人的最终澄清和最终报价；在二次报价截止时间后，召集各报价人共同查验二次报价密封情况并退场后，进行二次集中开标、记录。9)评标小组按批准的《评选办法》评标：(1)由资信技术评标组负责对资信、技术进行评标。(2)由报价评标组对报价进行评标。(3)依《评选办法》计算总得分，按总得分排出得分名次，形成《评选记录表》(附件17)，并由评标小组成员会签或签署评标意见。十、定标1.定标前，招标工作小组应对拟中选单位的资信、技术、质量、期限等是否满足采购文件的实质性要求进行复核，若发现问题应及时提出书面处理意见，并报招标工作小组组长审核批准后组织实施。2.定标前，招标工作小组应对拟中选单位的报价进行复核，若发现错误和问题，应及时提出书面处理意见，并报招标工作小组组长审核批准后组织实施。3.定标前，招标工作小组认为有必要对评出的前三名供应商再作考察的，应按本规程的供应商考察规定组织考察，并提交《供应商考察评价表》报招标工作小组组长审阅。4.由招标工作小组根据《评选记录表》评标结果和评标意见，在评出的前三名中拟定一家为中选供应商、一家为后备供应商，由责任部门填写《中选供应商、中选通知审批表》(