5-7工程技术资料管理程序

广州新世界物业管理有限公司·作业文件文件编号WI-NWGZ-AL.GC-5-7版本号A工作程序修订状态号0页码1/2工程技术资料管理程序1.目的通过对所辖物业的工程技术资料进行规范管理，以便于相关部门查阅和使用，更好地为设备设施管理、维护服务。2.适用范围适用于广州新世界物业管理有限公司工程技术资料的管理。3.职责3.1各物业管理处负责物业接管后所有工程合同、图纸、预结算书、设备技术资料等工程技术资料的收集、整理、分类、编号、编目、归档。3.2各物业管理处明确相关部门专人负责工程技术资料的汇总登记、保管及借阅，保证资料的完好、齐全，及时更新。3.3工程部对工程技术资料的收集、存档等管理进行业务指导、培训。对各单位的工程技术资料进行存档备查。4.工作内容4.1资料接收4.1.1各物业管理处从开发商、分包方处等接收工程图纸、技术资料及其目录。4.1.2各物业管理处收集、整理在施工过程中形成的工程技术资料，建立相关《工程资料清单》。4.1.3物业接管验收资料、图纸及其目录的移交，须经接管项目负责人签名确认。4.1.4设备设施须填写单机《设备卡》，汇总后建立《设备台帐》。4.1.5设备设施添置、更新及大修后，相关档案资料须及时更新，设备报废后相关资料要及时封存。4.2审查各物业管理处对所辖工程技术资料的份数、完整性认真审查，确认无误后整理、存档。4.3借用4.3.1各物业管理处相关部门将工程资料汇总归档后，建立《资料借用登记表》，由专人广州新世界物业管理有限公司·作业文件文件编号WI-NWGZ-AL.GC-5-7版本号A工作程序修订状态号0页码1/2负责资料的借用及归还验收、登记。4.3.2本部门人员借用工程资料，须做好登记。非本部门人员借阅经部门负责人同意后方可，并在做好借用和归还登记。4.3.3外单位人员借用工程技术资料时，须提出申请经单位负责人批准后借阅，并做好借阅登记，限期归还。4.4保管4.4.1工程技术资料、图纸由各管理处统一归档、存放、保管，确保资料完整齐全。4.4.2各物业管理处明确具体部门负责工程技术资料的管理。4.4.3相关部门应确保场地、办公设施及人员的配备，做好防潮、防火、防虫等措施，保证资料的安全、完好。5.相关文件无6.记录表格6.1《工程资料清单》6.2《资料借用登记表》6.3《设备台帐》6.4《设备卡》