会议酒店的营销策略与管理

会议酒店的营销策略与管理旅游管理学院2008110300王夏摘要：近年来，会议酒店成为我国饭店客源市场新的热点之一。本文在分析会议酒店客源组成及客源特点的基础上，结合会议酒店的组织运营流程，提出了六条营销策略建议，并归纳了会议酒店的几点营销管理，包括产品销售管理、产品价格的管理与权力的授予、营销部门的分工管理、网络销售管理、营销成果管理。关键词：会议酒店营销策略营销管理随着我国酒店业的发展，市场的划分越来越细化,会议酒店、商务酒店、经济型宾馆、主题饭店等经营方式不断涌现。同时,这些酒店均以其鲜明的经营特色吸引着特定的顾客群。在这些类型的酒店中,会议酒店成为我国饭店客源市场新的热点之一。酒店开拓会议市场不仅能够扩大客源渠道,获得较大的经济收益,而且有利于宣传酒店形象,获得良好的市场口碑。在竞争白热化的会议酒店市场中,经营者应根据客源市场的需求特征,有针对性地开拓酒店产品,制定营销策略,有效占据市场。一、会议酒店的客源（一）客源组成会议市场的种类和基本特点主要有3大种类。一类是商务会议。这类会议往往由公司、企业承办；第二类是政务会议。会议的组织和参与者为政府机关；第三类是学术会议。这三类客源呈现出不同的特点,如商务会议对质量比较敏感,对质量要求比较高,尤其是一些大企业,对质量比较敏感。政务会议对服务和组织敏感,即对酒店的现场组织、安保工作要求较高。学术会议对价格比较敏感,因为很多协会、大学、医疗机构都是靠赞助来办会的,经费相对紧张。商务会议。中国强大的生产能力和广阔的市场使得大的跨国公司对中国越来越重视。国企改革的深入，大型企业集团的建立，企业技术的不断创新，加之国家大力实施品牌战略，使中国国内出现了一批具有国际竞争力的企业和具有较高水平的品牌产品。公司会议中跨国公司的全球性或区域性年会，各公司全国性和地区性销售会议，新产品发布／分销商会议、专业／技术会议、培训会议，股东会议是我们的销售重点。大部分公司会议的规模不会很大，但种类较多，对价格不会像政府组织会议和行业协会那么敏感。政府会议包括国际组织会议、国内政府会议。此类会议一直是企业优先争取和予以保障的会议。虽然此类会议投入较多，但是对创造企业的知名度有很大帮助。根据ICCA（即国际大会及会议协会）统计，2005年会议业的发展情况，每年在世界各国轮流召开的国际会议占全球国际会议总数的54%，其中65%在欧洲举行，其余的35%轮流在世界各地举行。争取承接在各国轮流召开的国际会议是我们的营销重心之一。行业协会会议。经济体制改革促进了我国各个行业的快速发展，也催生了行业内加强技术交流、拓展市场、扩大需求的内在要求，使得由行业主管部门或行业协会组织的定期或不定期的各种专业性会展活动得到快速的发展。行业协会会议往往规模较大，需要的服务较全。（二）客源特点会议客人的需求主要有以下几个方面:首先参会代表选择酒店是被动的,一般都是组委会指定的酒店。在这种情况下,客人往往对会议酒店不了解。对这类客人来说,会议酒店的服务显得尤为重要。如果客人通过服务认识并喜欢上会议酒店的话,往往能够成为酒店的回头客。二是会议客人对酒店的地理位置、交通状况有一定的要求。如酒店要临近展览中心或者会议中心、交通便捷等。三是酒店的会议功能与外界联系要通畅,包括交通、电信、网络等。四是要有常吃常新的餐饮服务。一个客人在酒店开会时间一般是2～5天,因而,酒店要在餐饮服务不断创新。五是酒店除了为客人提供完成会议所需的基本产品,如客房、餐饮、票务、商务等服务项目之外,还需要提供令客人精神和身体放松的较高层次的休闲娱乐项目。二、会议酒店的组织运营针对会议客源的需求特点及会议活动要求,酒店应提供专业化的会议服务。服务过程应包括会议前、会议中及会议后的全过程。服务项目包括会议礼仪迎送,秘书服务,会议展厅设计、布置,会议指示牌、横幅、会标、字幕等制作,会议用车、宾客接送服务,会议茶水服务,协助会务组工作服务等等,并以此制定酒店的组织流程,即部门组织环节和服务工作程序。会议开发后项目的跟进落实包括酒店内组织机构的安排、设置、服务标准的推出、实施、监督、改进。也就是说,酒店机构的设置要有利于会议项目的开发、经营和接待。酒店要设置合理的组织机构,要能够从销售工作开始,到客人入住和撤离,提供全方位准确、顺畅和协调的服务。目前,会议酒店大多采取以销售部牵头的组织流程。由销售部销售人员,一揽子服务到底的流程服务方式,取得了较好的效果。在会议接待过程中销售经理以会议接待通知单的形式下发到相关各个部门,由各个部门按任务单提出的要求进行服务。销售部在这里起到了关键的承上启下作用。销售部了解了会议客人的需求以后,把客人的各项服务分解,并分发到相关的会议服务部门、会场的设备服务部门,包括会议期间需要的商务部门、酒店的前台、客房服务、餐饮、安保服务等。在这个过程中,质检部门应进行全面的质量管理监督。在会议结束后,要将会议接待过程中收集到的客人意见以一定形式归纳分析后反馈给相关部门,以便及时根据客人需求调整工作程序,提高服务质量。为了有效地开展相关专业服务,酒店必须配备具有娴熟专业技术与服务技能的会议服务人才,包括会议服务经理、迎宾礼仪人员、视听设备技术员、销售人员、会议保安员等。酒店一方面可以从外部引入相关专业会议服务人才,另一方面也可以通过专业培训,将饭店服务人员培训成具有一定技术能力的会议服务员。三、会议酒店的营销策略为了有效开拓会议市场,酒店应加强与其他营销主体的联合。一方面要积极参与地区旅游局组织的目的地营销,联合宣传旅游目的地整体形象,以吸引更多的会展在当地召开。另一方面,要联手各方面的旅游企业,例如交通部门、旅行社、会展公司等,本着“费用共担,利益共享”原则开展合作,进行系统性的营销活动,共同拓展会议市场。对于酒店而言,应针对会议市场特性,有的放矢地实施各种营销策略。（一）价格策略1.高门市价的产品定价方式。统计数据表明,在中国,价格敏感者的客户比例约为89%,尤其是在会议市场不发达的地方。如果门市价比较低的话,价格变动空间就比较小。因此,会议酒店要把价格抬高一点。但如果是商务酒店,由于酒店面对着单体的商务客人,如果价格很高的话,就会失去吸引力。一个完整的会议接待,技术谈判是一项重要内容,高门市价可以给酒店赢得一个价格谈判的空间。2.多次和多项产品使用的折扣优惠。在高门市价的基础上,酒店应鼓励客户多消费。每增加一次消费,折扣相应增大。酒店的会场价格也可以制定灵活的价格。综合型会议是一个价格,复合型会议是一个价格,单行会议又是一个价格,这种做法可以保证酒店的收益。3.鼓励和策划让客人购买额外的复合产品。比如说鼓励客户在会议空闲期间开展文娱活动,酒店可以从中赚取一定的中介费。（二）客户政策1.价格敏感客户策略。很多客户一来就谈价格,这属于价格敏感客户。接待这类客户首先让对方明确自己没有定价权,其次要想方设法了解对方会议的最大预算,从而为酒店争取最大的效益。2.质量敏感客户策略。酒店专业形象和完整的服务方案对这类客户非常关键,此外,接待人员在谈吐方面一定要注意,特别是针对曾经在酒店有过不良体验的客户,要有针对性地告知客户酒店详细的服务安排,使其对酒店留下客观的印象,缩小客户主观与现实的距离。3.新客户策略。接待这类客户不要过多保证,要耐心询问,在询问中显示销售人员的关心和重视,然后针对客人的需求,将酒店服务方案递交给他们审核。4.老客户策略。接待老客户不宜过分亲昵。很多老客户流失是因为过分亲昵造成的。另外,酒点在调整价格的时候,一定要和老客户事先说明,千万不要因为是老客户而不通知对方。5.货比三家的策略。三句话:更多的利益满足、更有竞争性的价格、更多的沟通。6.需求多样化客户策略。对这类客户的营销策略就是尽可能地让其充分了解酒店产品的完整性和组织的灵活性。7.对中介公司的策略。一是建立互信关系,要给中介公司以权威,让中介公司觉得在酒店能说了算；二是要完善价格保密工作,这对中介公司是非常关键的,因为中介公司在里面要有一份差价收入。（三）渠道策略渠道是营销过程中比较重要的一环，企业需要不断地扩展营销渠道，一是通过自己直接面对最终客户，二是与其他会展项目组织者联合举办项目。对于第一种渠道，要选择那些信誉好、资金实力强的专业会展项目经营公司，并与其签订长期的合作协议。为避免利益冲突，协议应规定，企业不得自行举办与专业会展公司拥有的相类似的会展项目。同时，专业会展公司在企业能以合理的价格提供场地服务的前提下，不得将周期性举办的项目移往其他会展场所。对于那些竞争无序、集中度差的市场，应以第二种渠道为主，但前提是要取得会议展览的主办权资格。此外，与其他方合作举办项目也是一种有效的方式。可借鉴法国国际专业展促进会的成功模式，与国内有实力的展览公司和知名会议公司合作，在自愿的基础上进行联合，将营销经费集中，在国外其它地区建立办事机构．为会展项目开展形式多样的促进业务，从而在国际上建立一个为企业服务的营销网络。旅行社也是企业的一个重要客源，与它们合作开发会议旅游市场，同样也是企业市场开发的重点之一。（四）网络营销酒店网络营销,就是通过建立以营销为主要目的的网站,将酒店的具体营销策略在网站予以推广,从而建立并扩大与其他网站之间及用户之间的联系,开拓网上销售渠道,扩大酒店销售收入。1.把握好网页设计。酒店的网页设计一是要精致,二是要方便,具体地应注意以下几点:第一,酒店的主页应能够给顾客比较强烈和突出的印象。第二,网页结构设计合理,层次清楚。第三,网页的内容全面,尽量涵盖顾客普遍需求的信息。第四,网页链接应方便浏览,保持传输速度和下载速度,避免死链接、调不出图形等情况存在。2.保持定价透明度和灵活性。互联网营销使企业的产品开发和促销等成本降低,酒店因此可以进一步降低客房价格。由于网上价格具有公开化特点,顾客很容易全面掌握其他同类客房的价格。因此,应增加客房定价透明度,建立合理的价格解释体系,向顾客提供客房相关产品定价程序,消除顾客对酒店客房价格的疑虑。另外,由于在互联网上的客房价格随时可能受到酒店同行的冲击,所以应在网上建立客房价格自动调节系统,按照旅游淡旺季、市场供需情况和其他酒店价格变动等情况,在计算酒店最大盈利的基础上,自动进行价格调整,定期提供优惠、折扣价格,以吸引顾客。3.促销形式多样化。(1)电子邮件形式。酒店虽然可以通过多种渠道获得大量的个人EMAIL地址,但酒店所投寄的信息顾客不一定需要,容易导致顾客对酒店产生不良的印象。这就要求酒店互联网营销人员认真分析和严格审查客户资料,合理取舍,提高投递电子邮件的质量。(2)专业销售网。一般访问酒店销售网的顾客都带有预订客房的明确目的,而专业销售网是他们查询的首选。(3)公共黄页。如著名的百度，谷歌等网站专门为公众提供网站查询检索服务,顾客在输入关键字后便可找到自己所需的信息。同专业销售网一样,这类广告也存在酒店网址被淹没的危险,这就要求酒店网址具有相对易查询性。4.与专业的订房公司建立紧密的合作关系。由于专业订房公司在网络建设、对外宣传和营销公关上具有更强大的资金和技术支持,可以解决酒店在网络开发上资金和人员投入不足的问题,因而,酒店应加强与专业订房公司的合作,以加大酒店产品的销售力度。（五）数据库营销当代营销已经进入互动服务营销时代,酒店与客户一直处于不间断的互动状态,包括信息互动、情感互动、行为互动,以长期保证客户满意度。数据库营销方式的运用,无疑可以达到这一目的。数据库营销,是指企业利用数据库技术,在充分掌握顾客需求信息基础上进行的以满足顾客需求为目的的市场营销行为。其主要形式包括DM反馈式直邮广告、电话营销与销售、EMAIL营销、EDM网络营销、互动短消息营销、E-FAX营销等。实施数据库营销,可以使酒店准确地找到目标客户,降低营销成本,提高营销效率,使消费者成为酒店长期、忠诚的用户,同时,为酒店营销和新产品的开发提供准确的信息。随着网络经济的兴起和移动终端的普及,精准营销越来越成为每个企业理想的营销方式,那种通过电视或者报纸“广而告知”的传播和营销方式已经逐渐丧失其吸引力。发邮件、DM直投、电话