销售管理系统的需求与规划

第20章銷售管理系統的需求與規劃20-1系統需求的思考20-2銷售系統的系統規劃20-3銷售系統的規格書20-4建立資料表和關聯圖20-1系統需求的思考資料庫系統提供的大量資料儲存和查詢功能，可以大幅提昇公司行號的營運能力、改進公司作業流程和提昇員工的工作效率，因為實際使用系統的是公司的員工，即使用者，所以建立資料庫應用系統前的第一項工作是「與使用者充分的溝通」。在與使用者進行溝通，並且已經充分了解使用者的需求後，接著我們有3種方式來建立所需的資料庫系統。•購買套裝軟體•訂製型的應用系統•自行開發應用系統20-2銷售系統的系統規劃20-2-1系統規劃的基礎20-2-2實體關聯圖的資料庫設計20-2-3銷售系統的資料庫設計20-2-1系統規劃的基礎-系統分析系統規劃所開立的系統規格書只是需求面的考量，系統規劃包含：系統分析與需求分析兩大部分。系統分析的目的是分析出資料庫需要儲存的資料，當使用者提出系統需求的同時，我們需要搜集一些資訊，如下所示：•資料分類。•資料的詳細資訊。•資料儲存方式。•增進儲存效率的方法（即關聯式資料庫的正規化分析）。•分析處理過程中資料的來源與關係。20-2-1系統規劃的基礎-需求分析需求分析是為了達成使用者所需的各項功能，也就是分析資料庫需要管理什麼東西？如下所示：•管理功能的需求，需要符合使用者的作業流程。•應用程式的使用者介面，替資料表建立所需的表單物件。•使用者操作的需求，建立相關的查詢和報表物件。20-2-2實體關聯圖的資料庫設計-120-2-2實體關聯圖的資料庫設計-2實體關聯圖只繪出實體（並不包含欄位的屬性），各實體間的關聯性，如下所示：•【客戶】實體使用【購買】操作和【產品】實體建立多對多關聯性，因為一個客戶可以購買很多產品，一個產品可以賣給很多位客戶。•【員工】實體使用【銷售】操作和【產品】實體建立多對多關聯性，一名員工可以銷售很多產品，一個產品能由多位員工進行銷售。20-2-2實體關聯圖的資料庫設計-320-2-3銷售系統的資料庫設計-圖例20-2-3銷售系統的資料庫設計-說明訂單資料可以將銷售管理系統分成2個資料表，主鍵分別為【客戶編號】和【訂單編號】欄位（底線欄位），如下所示：客戶資料(客戶編號、客戶名稱、地址、電話號碼、傳真號碼、連絡人姓名、分機、電子郵件地址)訂單主檔(訂單編號、客戶編號、姓名，訂單日期、送貨日期、產品編號、產品名稱、定價、數量、折扣)上述【訂單主檔】資料表使用【客戶編號】欄位的外來鍵與【客戶資料】資料表建立一對多關聯性。20-2-3銷售系統的資料庫設計-1NF【客戶資料】和【訂單主檔】資料表並沒有重複值的欄位，所以都已經滿足1NF。20-2-3銷售系統的資料庫設計-2NF【客戶資料】資料表已經符合2NF，【訂單主檔】資料表因為擁有訂單明細資料的子集合，所以需要將它分割成2個資料表，如下所示：訂單主檔(訂單編號、客戶編號、姓名，訂單日期、送貨日期)訂單明細(訂單編號、產品編號、產品名稱、定價、折扣、數量)【訂單主檔】資料表符合1NF和2NF，【訂單明細】資料表的主鍵是【訂單編號】和【產品編號】的複合鍵，因為還擁有重複記錄的產品資訊子集合，再次分割訂單明細成為2個資料表，如下所示：訂單明細(訂單編號、產品編號、折扣、數量)產品資訊(產品編號、產品名稱、定價)20-2-3銷售系統的資料庫設計-3NF(1)【客戶資料】和【產品資訊】資料表都符合3NF，因為所有欄位都功能相依於主鍵，但是【訂單主檔】資料表的員工姓名並不是直接功能相依於主鍵，如下圖所示：20-2-3銷售系統的資料庫設計-3NF(2)資料表新增【員工編號】欄位，我們可以發現姓名是以【員工編號】與主鍵建立遞移相依，所以可以再次分割資料表，如下所示：訂單主檔(訂單編號、客戶編號、員工編號，訂單日期、送貨日期)員工資料(員工編號、姓名)最後的資料庫一共分割成5個資料表，符合上一節使用實體關聯圖的資料庫分析結果。20-3銷售系統的規格書在完成銷售系統的系統規劃後，我們就可以撰寫資料表欄位和系統需求的規格書。•客戶資料•員工資料•產品資訊•訂單資訊20-4建立資料表和關聯圖20-4-1資料表的測試資料20-4-2建立資料庫關聯圖20-4-1資料表的測試資料筆者在建立好銷售管理系統的5個資料表的同時，已經在客戶資料、員工資料和產品資訊資料表輸入一些測試用途的記錄資料。•客戶資料的測試記錄•員工資料的測試記錄•產品資訊的測試記錄20-4-2建立資料庫關聯圖-說明在Access建立好銷售管理系統的資料表後，就可以建立資料庫關聯圖，各資料表間的關聯性如下表所示：關聯種類「一」資料表關聯欄位←→關聯欄位「多」資料表一對多客戶資料客戶編號←→客戶編號訂單主檔一對多員工資料員工編號←→員工編號訂單主檔一對多訂單主檔訂單編號←→訂單編號訂單明細一對多產品資訊產品編號←→產品編號訂單明細20-4-2建立資料庫關聯圖-步驟請啟動Access依照上表的關聯建立銷售管理系統的資料庫關聯圖，其步驟如下所示：•步驟一：開啟資料庫檔案進入資料庫關聯圖的編輯視窗•步驟二：顯示資料庫的所有資料表•步驟三：建立各資料表間的關聯性20-4-2建立資料庫關聯圖-圖例