借助网络实现大型连锁企业财务业务一体化管理

借助网络实现大型连锁企业财务业务一体化管理---强生（中国）有限公司营销管理系统企业概况美国强生公司是当今世界上规模最庞大、产品最多元化的医药保健产品公司。强生（中国）有限公司是美国强生在中国大陆投资的一家美商独资企业。初期注册资本为1150多万美元。1992年初注册，1994年8月16日正式开业。到1995年1月为止，在册资金达3741.7万美元。1992年9月开始销售部分强生婴儿健康护理产品。随着市场的发展，强生（中国）有限公司的规模还在不断扩大。美国强生将在今后几年中对强生（中国）有限公司追加投资，投资规模将增大到强生海外公司中最大的生产日用消费品的公司之一。美国强生公司作为世界级的医药及保健产品公司，对全球市场进行了区域划分，强生（中国）有限公司作为亚太地区一个重要的企业，担负了强生公司产品在中国市场的推广销售，以及营销渠道建设、市场经营管理等工作。强生公司不仅规模庞大，产品系列繁多，而且强生的经销商遍布全国各地，多达120家左右。随着对中国市场的不断重视，目前强生在国内已经有自己的生产基地。企业组织结构应用背景分析随着强生(中国)有限公司的业务不断扩大，各地分销商的增多，随之带来的问题是如何管理好总部业务，如何更及时的掌握各分销商的进货、销售、库存情况，尤其是销售。在这个信息瞬息万变的时代，如何准确、快捷地得到考察销售业绩的各种指标的问题，便凸现在管理者面前。为了帮助经销商更有效地管理自己的业务，加强强生（中国）有限公司与经销商的信息沟通，加快资金和产品的流动，提高订单履行率，降低库存和缩强生(中国)有限公司上海分公司南京分公司杭州分公司北京分公司重庆分公司昆明分公司海口分公司沈阳分公司短订单周期，提高对市场变化的快速响应。强生公司计划实施包含整个经销网络的营销管理系统。该系统由两个层次构成，一个层次是由经销商使用，另一层次由强生公司使用。经销商使用的系统具备采购、销售、库存、应收、应付、现金银行管理等业务处理功能，可以根据销售预测自动产生EDI采购订单，同时能够与强生公司使用的系统进行实时的数据交换；强生公司使用的系统应具备与经销商的系统进行数据相互传输的功能，并具备强大的业务监控、数据分析、数据挖掘等功能；强生（中国）有限公司需要及时了解各地经销商对强生产品的进货、销售情况，准确地了解强生产品在各地的实际库存并进行合理调配，经销商应按时将各种经营数据自动上报到强生（中国）有限公司并进入总部的汇总数据库，强生（中国）有限公司将根据得到的全国市场的基础数据进行全面细致的分析和整理，得到完整、翔实的第一手资料；为了保证供货及时，各地经销商需要单独将强生产品订单发往供应部门，所有订单将进入供货管理系统，产品供应部门将根据订单及时向经销商发出产品；通过统一配套的企业管理信息系统，规范和提高强生经销商的日常业务管理，除了完成日常的商品经营核算外，还必须提供销售人员业绩考核、产品销售结构、客户类型与地区、销售指标与完成率等各种分析报表；强生（中国）有限公司将所有基础数据加工整理后，通过企业管理软件系统提供的数据接口，向位于澳大利亚悉尼的强生公司亚太总部上报数据，所有上报数据均传入SAP系统进行全球范围的数据汇总；由于强生经销商分布在全国各地，并且除了经销强生产品外，还可能经销其他厂商的产品，同时，不同地区的经销商由于经销商品、核算方式的不同，造成了软件使用情况相互有所差异，因此，要求采用的企业管理软件，不仅要向强生公司上报强生产品的经营数据，还要满足各个经销商通过软件进行不同的经营核算，即在满足共同需要的前提下，还要满足个性化的使用；根据不同的数据处理容量及安全性要求，所采用的企业管理软件应具有不同的数据库平台，即同时提供满足上述业务要求的、基于小型数据库和大型数据库平台的软件产品。合作伙伴的选择在选择商品化软件供应商时，除考虑是否满足业务管理需要外，还必须考虑到软件的稳定性、技术成熟性，在不同企业中的适应性，以及可维护性等等。那么，使用一套商品化的软件，既要不影响各地经销商按当地情况或习惯使用，又要使强生总部能够搜集各个经销商的数据，并进行汇总，还需及时地对全国各地的销售、库存情况进行调控。而软件本身要可大可小，既要有低端产品，又要有中高端产品，既可以单机模式应用，又可以局域网、广域网和Internet方式下运行。出于这些原因，在选择软件供应商问题上，在国内中众多提供营销管理信息系统的企业管理软件公司中独具慧眼选中东大金算盘软件有限公司。1)强生（中国）有限公司经过详细考察和测试，认为东大金算盘企业管理软件可以完全满足其业务要求：2)金算盘企业管理软件具有跨越小型数据库及ORACLE大型数据库平台的完整系列产品，能够满足不同用户的需要；3)金算盘企业管理软件具有丰富的个性化设置，不同用户可以灵活使用该软件来满足各自不同的管理和核算要求；4)金算盘企业管理软件具有值得信赖的产品质量，获得了国内1999年商务软件及2000年财务软件两项评比的第一名；5)提供了全面、开放的数据交换接口，使得不同的金算盘用户可以通过数据接口进行数据交换，同时，也为金算盘软件系统与其他管理系统的数据交换提供了技术手段；6)提供了专门针对集团及行业用户使用的远程数据传递软件，该软件基于数据交换接口，将用户规定的数据在预先指定的时间通过国际互联网自动发送出去，对方使用该软件进行接收并将数据引入自己的管理系统；7)金算盘企业管理软件系列，无论是基于何种数据库平台的软件，都可以相互间自由进行数据交换，为数据资源的共享提供了技术保障；8)金算盘公司具有分布全国的营销和技术支持网络，可以提供强大的技术支持和优质服务。系统实施硬件系统的建立2、软件系统的实施通过对强生（中国）有限公司实际业务流程的分析，结合行业最佳业务实践，制定出一个更合理、有效的运行方案。采购管理系统采购，是企业物资运动的第一步。在强生（中国）有限公司中，总部与下属的全国各地经销商的采购不同。总部主要是购进原材料等生产产品所需的材料，各分销商则主要是向总部购进各种产品。分销商定期将采购订单通过INTERNET传输到公司总部。采购管理系统包括采购订单、采购入库、采购发票、采购价格的管理等。业务员根据所签订的合同录入采购订单，货物验收入库后，关联订单录入采购单。如果有采购发票还可在采购单中直接开票。价格管理如：最高采购价报警、自动按“供货商+商品”的形式区分进货价格、提供最佳采购量预测表等。销售管理系统销售方面的管理，是强生公司控制的重点。不仅要核算公司总部的销售情况，还要详细掌握片区、分销商、以及各业务员的销售情况，进行业绩排序，作出更合理的分销策略。销售管理系统包含订单管理、出库管理、发票管理、折扣管理、促销管理、赠品管理、价格管理、分析报表等功能。自行销售的商品，可通过“销售单”出库；委托各大商场销售，使用系统中的“委托核算功能”完成。业务部签订委托合同后，通知库房出库，与商场结算后，再进行委托结算，月末将相关单据生成凭证，系统自动传入帐务系统。在销售、委托报表中查询销售情况和委托出库商品的库存情况。按照关键指标（KPA）实现全方位考核，例如可以考核每个销售代表的客户数、新客户数、关闭客户数、非重复购买客户数、销售天数、订单份数、订单金额、平均每张订单金额、发票金额、平均购买品牌数、销售预估、销售完成率、拜访频数、拜访频率、打击率、客户平均销售额、客户平均销售预估、客户平均购买规格数、购买客户%等关键指标。库存管理系统存货，是企业在生产经营过程中为耗用或销售而作的资产储备。库房存货量的高低，直接影响企业的流动资金。过高，造成资金积压；过低，可能出现供货不足的情况。对存货的控制，对于各分销商来说也极为重要。从实物管理的角度出发，需要有一系列严格的入库、出库制度；从资金管理看，需要尽可能的降低入库成本，通过严格的成本计算，准确算出当期的出库成本。在金算盘管理的库存系统中有其他出入库管理、领用管理、盘点管理、商品调拨管理，配比商品管理等。出、入库时，根据不同的业务填制相应的出、入库单据。月末，在库存凭应用效果评析从1999年底使用金算盘企业管理软件至今，强生全国各地分支机构普遍感到满意。他们使用利用金算盘软件来进行日常的业务处理，提高了工作效率；加强了对各地分支机构进行高度的体系化管理和准确的实时监控，使得集团内部资金与存货的周转做到了互补余缺、优化使用，充分发挥集团运营的规模优势，确保了集团总体发展战略的根本实现。1.数据快速收集定时通过金算盘远程数据传输系统自动上传动态数据至强生总部，强生总部对各地分销商的进货、销售、库存情况有总体的掌握，根据大量详实的数据制定出符合当前市场情况的销售策略、客户管理策略。2.销售分析准确、快速强生公司通过查询，系统专门为其提供的销售分析报表，就可轻松、快捷得到按不同方式统计的销售情况，为适应市场变化作出相关策略，获得了必要的条件。在“地区客户销售交叉表”中，公司可查询出不同片区的客户数，销售业绩及该片区的销售占全国销售额的比例，从大方向上，把握销售情况，制定销售规划。在内部管理方面，公司通过查询“商品销售收入排行榜”、“职员经营状态分析表”等表，根据每个职员的销售业绩，制定出赏罚分明，具有激励因数的销售制度，而对“商品经营状态分析表”中数据的分析，找出畅销商品、滞销商品，分析畅销、滞销的原因，为下一步的销售作准备。3.加强存货控制金算盘企业管理软件中库存分析报表——“库存商品周转表”、“最佳库存量预测表”等，为企业制定存货标准提供了依据；而软件中的“最大库存量”、“最销库存量”控制，又为遵循这一标准提供了保障。4.灵活的销售价格管理成百上千的商品有不同的销售价，不同的客户对同一商品可能又有不同价格，该如何管理呢？强生公司在使用过金算盘企业管理软件中的销售管理后，就发现了价格自动记忆功能。系统根据不同的客户+不同的商品，自动记忆最近一次的价格。在单据录入时，只要“客户与商品”的组合在系统中存有价格，系统就自动显示该价格，如有变化，直接在单据中更改，以后便默认新价格。这同时也提高了单据的录入速度。5.降低风险资金如何降低应收帐款变为坏帐的风险，除了其他一些补救方式外，金算盘企业管理软件中的单位信用额度的管理，往来核销的管理，应收帐龄报表的分析，对于这一点应是做到了防患于未然。强生公司根据对不同客户的信任程度，对每个单位设定“信用额度”，当该单位的应收帐款超过信用额度时，系统就及时报警，提醒管理者，不能再与之发生销售业务，否则，有可能出现坏帐。总而言之，强生（中国）有限公司在使用金算盘企业管理系统后，对全国各地分销商的业务管理加强了。通过远程数据传输及时获得各种数据，特别是销售数据，为总部制定各种销售政策提供了详实的依据。强生公司在同行业中销售业绩一直比较稳定，这与他较早的全面启用信息化管理，注重销售业绩的分析是分不开的。东软金算盘软件有限公司客户中心