办公室综合业务讲座

办公室综合业务讲座前言作为一个综合性、中枢性机构，古今中外，任何一级组织，几乎都有类似办公室的业务机构，为什么办公室会这么广泛的存在，就是因为它在组织中的地位和作用不可替代。，其地位和作用主要体现以下两个方面：从企业宏观管理层面来讲，办公室是企业的综合协调中枢，承担着承上启下、连接左右、沟通内外、服务全局的重任。办公室的职责主要是：参与政务，管理事务，搞好服务，协调关系，反馈信息，草拟文稿，接待来访，是保证企业工作正常运转和业务运作的日常办事机构，是协助领导及其他部门处理政务、管理事务、搞好服务的综合职能部门，处于四面八方的中枢地位。办公室工作能否正常、高效，关系到领导决策和工作部署是否落实，政令是畅通。它在企业组织扮演着管理中心、协调中心、信息中心、服务中心的作用。从职能部门的角度来讲，办公室本身还承担着诸如文秘、档案、保密等综合业务工作。尽管各级各单位的具体职能划分不尽相同，但都大同小异。无论是行业内外，还是我们公司，上述工作绝大多数都由各级办公室承担。因此，做好办公室的工作，决不仅仅是迎来送往、跑前跑后、吃喝拉撒这些场面上的事，而是要在繁杂的事务之余，运用统筹的方法，从大处着眼，从细处着手，履行好自身职责，办理好本职业务，通过办事来促形象，提升地位。借今天的宝贵的机会，我想就公文处理、档案管理、保密要求与大家交流学习。一、公文写作公文写作是办公室承办具体业务，发挥职能作用，服务决策管理最主要的管理手段。公文写作具有国家、企业的强制性规范。作为办公室系统的工作人员，必须具备一定的公文写作能力和一定的公文流转处理程序的基本知识。就公文来讲，我们今天主要是介绍两个方面的内容：（一）常用公文的基本格式和写作要求（二）公文处理的基本流程（一）常用公文的基本格式和写作要求1、公文写作概述与公文版式2、通知3、请示、报告、批复4、函、会议纪要、通报、意见5、公文写作中常见问题第一公文写作的概述与公文版式公文的定义：公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。公文处理水平﹥关乎着企业的利益﹥关乎着企业的效率﹥关乎着办公室人员的业务形象公文的特点﹥鲜明的政治性、政策性﹥强烈的权威性、约束性﹥较强的时效性﹥法定的作者、规定的收发文方式、知悉范围﹥特定的体例格式公文的主要作用﹥领导和指导作用﹥规范和制约作用﹥宣传和教育作用﹥沟通和信息作用﹥依据和凭证作用﹥示范作用﹥史料作用公文的分类·按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体……·按行文关系分：上行文、下行文、平行文·按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通·按时限要求分：特提件、特级件、急件、平件·按使用范围分：通用公文、专用公文·按公文文种分：通知、决定、通报…·按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）公文的文种·《中国共产党机关公文条例》（中办发[1996]14号）列14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。·《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）列13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。·《公文处理办法》公司办〔2009〕114号列14种：命令、决定、决议、指示、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要公文版式无论是上行文，还是平行文，一个规范完整的公文，都具有版头、正文、版记3个部分：·参照国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）·版头部分1、发文机关;2、秘密等级；3、紧急程度；4、发文字号；5、签发人（上行文）。·正文部分1、标题；2、主送机关；3、正文；4、附件；5、印章；6、成文时间；7、附注。·版记部分1、主题词；2、抄送机关；3、拟稿部门、4、会签部门；5、印发机关和时间。下行、平行公文首页格式上行文首页版式联合行文末页公文版式公文写作的基本要求政治方面的要求1、观点必须正确。2、内容必须实事求是3、政策思想要连贯技术方面的要求1、结构严谨，层次分明，符合逻辑。2、语句通顺。3、语言准确、鲜明、生动。4、文字简练。5、标点符号使用正确。6、引文、数字、人名、地名、机关单位名称、事物名称准确无误。制作公文标题·公文标题结构：发文单位+关于+事由+文种。·公文标题中间一般不用标点符号（除法规、规章加书名号外）。·批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的文种。如:“关于转发关于×××的通知的通知”·不同的文件不要重复使用同一个公文标题。·回行不要将词组断开（标题式样：直尺、短长、长短、宝塔、倒宝塔、梭子、腰鼓、等距）。第二通知常用文种写作要点通知·使用最多的文种。适用于布发（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的标题一般由发文机关、事由和文种3部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。通知的正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求3部分。第三讲请示批复·使用范围较广，频率较高。·适用于向上级单位请求指示、批准。·一事一文。·主送单位一般只写一个，就是请示事项的上级机关。·导言开门见山提出请示缘由，要充分有力。·主文中心内容突出，事项集中，条理清楚。·正常情况下，应事前请示，不越级请示。·如提出2个以上方案，应有倾向性意见。·在附注处注明联系人的姓名和电话。常用文种写作要点请示·请示的标题：两种形式：一是标准公文标题，即由发文机关、事由、文种构成。如《市商业局关于增设社会商业科的请示》；二是由事由、文种组成，如《关于修改中铁十一局集团有限公司章程的请示》。拟定标题，关键是写好“事由”，要简明扼要地表达出请示的核心内容，以便上级机关准确了解和把握，及时作出有针对性的批复。·开头部分写请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简明，说理要透彻，一般采取叙述和说理相结合的表达方式。·主体部分写请求的事项，将要求上级机关给予指示、批复的具体事项和盘托出，请求上级作出答请示的内容结构复，切忌含混晦涩、隐约其辞或是拐弯抹角、言此意彼，这一部分要求写得实际、合理、明确、简要。·结尾部分写希望要求，要注意规范。一般用可否（妥否、当否），请批示；是否可行，请批示；以上请示，望予审批等，切忌出现“报告‘字样，免致混乱，延时误事。·落款部分：写成文日期、加盖公章，在成文日期后版记之前采取与正文格式相同的方式，加注小括号，内附联系人、联系方式等内容。请示的内容结构·使用频率较高。适用于答复下级单位的请示事项。·核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。·针对性强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。·请示内容较多的，可分条列项地答复。·对不同意的事项，应说明不同意的理由。·如需要，可从上级单位的角度强调一些事项，或提出希望、要求、号召。常用文种写作要点批复·批复的标题：由发文机关、事由、文种三方面组成，如《中铁十一局集团公司关于城市轨道工程有限公司增加注册资本金的批复》。批复标题的三要素要齐全，发言机关必须用全称或法定的规范简称。标题中的事由必须精练地提出具体事项及批复意见，常用的句式是“关于…..问题的批复”或“同意…的批复”。·主送机关：就是上报请示的下级机关·正文：是文件的核心部分，是对下级请示事项的具体答复，一般由引语、主体、结尾组成。（1）引语：即问题的引起。你单位《关于某某事项的请示》（某某[2004]12号）收悉。这是批复的依据。写清两个方面的问题，即：接到下批复的内容结构级请示的日期、请示的问题或请示的文号；二是简要引述来文请示的事项，之后，一般用“经研究，同意…..”或“经研究，批复如下”等过渡词引至对批复主体的详细准确表述。（2）主体：即批复的具体内容或具体指示意见，对下级请示的事项及表明的倾向性意见，作出具体、明确的答复，即同意或不同意，分别说明同意或不同意的理由，也可以附带一些带有指示性的要求，这一段必须清楚明确，不得含混其辞。（3）结尾：一般只需在主体下另起一行写上“特此批复”或“此复”即可。·落款：就是注明批复成文的日期，加上齐年盖月印章即可。批复的内容结构第四讲报告·种类繁多，工作量大，使用频率高。·适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。·报告是一种陈述性的上行文。·报告是上级制定方针政策、指导工作、进行决策的重要依据之一，也是下级取得上级的理解、信任、支持、指导的重要途径。报告的概念报告与请示的区别与联系·二者行文方向相同——都是上行文。·对上级的要求不同。“报告”不要求上级批复，“请示”则要求上级批复。·行文的时间不同。“报告”是事中或事后行文，“请示”是事前行文。·结尾用语不同。“报告”结尾用“特此报告”或不用结束语，报告事项完了全文即结束。“请示”结尾一般用“可否，请批示。”报告的特性种类·特性1、鲜明的汇报性。2、特定的陈述性。·种类综合、专题、工作、情况、调查、答复、建议、例行、报送·除例行报告外，发生下列情况时应及时、主动向上级写报告：1、为获得上级的指导；2、发生重大情况或特殊问题；3、已完成上级交办或布置的事项时；4、答复上级的询问时；5、报送文件时。报告的写作要点·报告要注重时效，情况真实不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准确无误·报告语言要简洁，篇幅要短小突出重点，层次分明，·不夹杂请示事项，不与请示混淆。·向领导提交较大篇幅或重要的报告时，最好同时准备说明材料（写作意图、背景等）。报告的行文格式.标题：两种写法：一是发文机关+主要内容+文种的写法，如《中铁十一局集团有限公司关于贯彻落实中国铁建发展[2010]17号文件精神情况的报告》；二是主要内容+文种的写法，如《关于贯彻落实中国铁建发展[2010]17号文件精神情况的报告》，一般以此种为多。.主送机关：原则上只送一个上级机关，如果是要报送双重领导的两个上级机关，一般分开行文。作为上行文种，报告一般不越级行文。.正文：分为三部分组成，即：开头、主体、结尾报告的行文格式（1）开头：一般是总结性的陈述，即事情的起因、前期工作简况、存在的问题或不足，以此作为行文的依据。简述完后，一般由“现将有关情况报告如下”作为过渡语，引起下文。（2）主体：报告行文的重点内容，多用条款式方式行文。.综合性报告：反映某一方面情况，应写明事情经过、原因、结果。.总结性报告：侧重于对成绩、经验、问题或不足作必须陈述或分析，归纳出规律性的东西，向上反映。报告的行文格式.情况报告：写明工作的进展及完成情况、取得的成绩和存在的问题、经验及教训以及下一步的打算和安排。.事故或事件报告：写清事故或事件发生的时间、地点、单位、涉及人员，事故或事件的详细经过情况、造成的后果及影响，分析主客观原因，在些基础上，写明处理情况或提出处理意见，如果是责任事故，还要对直接责任者和有关领导提出处理意见；.答复性报告：一般是回答上级询问的具体事情，按上级询问的内容有针对性地作出答复即可。报告的行文格式.备案报告：比较简单，主要是报告何时何地以何种形式对某事项作出什么样的决定，如有必要，可将会议决定的规范性文件作为依据附上。报告的行文格式.落款：正文右下方署明发文日期，加盖单位公章工作报告（略）事故调查报告与其他类型的报告相比，甚至与一般调查报告相比，事故调查报告的行文格式和内容，都有其特殊性。造成这种特殊性的原因：一是国家的法律、法律的相关规定；二是事故调查处理的相关程序。事故调查报告主要格式和内容如下：一、引言事故发生时间、地点、事故单位、事故类别、事故性质及人员伤亡和直接经济损失等事故基本情况概述；事故调查组成立依据，事故调查组的组成情况。二、事故单位概况事故单位成立时间、注册地址、所有制性质、事故调查报告隶属关系、经营范围、证照情况、劳动组织及工程（施工）情况等(矿山企业还应包括可采储量、生产能力、开采方式、