旅行社的采购业务

旅行社的采购业务旅行社的采购业务随着社会科技的发展，旅行社不是以前的一台电话一台传真就能办公，旅行社的采购业务是智能化、信息化的工作。它全面集成：导游、车辆、酒店、票务、景点及公司内部各部门与计调部门之间的协调工作。旅行社采购业务是旅行社计调运作团队电脑化检索工作的题中应有之意，可方便地从上万条组团信息资源中查找出性价比最高的组团资源；计调人员在平时工作中要整理出一整套规范的设计方面有自我特色的行程备用，销售人员一说就能马上打印出来，这样既减轻计调人员工作量，在旺季到来之时也不会手忙脚乱。旅行社的采购业务旅行社的采购业务需要计调人员对车辆型号、座位数、价格，景点的价格，主要城市的火车、航班的班次有一定的了解，在团队操作过程中能得心应手。总之，旅行社的采购业务是计调人员在工作中掌握和了解尽可能多的旅游方面的信息，使旅游产品锦上添花。(一)旅游采购服务旅游采购服务是计调部门最基本的业务之一，旅游服务采购的成效，直接关系到旅行社旅游产品的价格和企业经营活动的成败。一、什么是旅游采购服务旅游产品是旅游经营者为满足旅游者在旅游活动过程中的各种需要所提供的有偿服务。旅行社作为旅游经营者，通过旅游中间商向旅游者（或直接向旅游者）出售的综合包价旅游产品，大部分是由其他旅游服务企业或相关部门供应的，也就是说，旅行社通过向其他旅游服务企业或相关部门采购交通、食宿、游览、娱乐等单项服务产品，经过组合加工再进行销售。旅行社是一种旅游中介组织，它不直接经营旅游活动中的交通、食宿、游览、娱乐等服务项目。因此，采购旅游服务也就成为旅行社经营活动的一个重要方面。旅游服务采购是旅行社通过合同或协议形式，以一定价格，向其他旅游服务企业及相关部门预购的行为，以保证旅行社向旅游者提供所需的旅游产品。二、旅游采购服务的内容旅游活动涉及到吃、住、行、游、购、娱、信息等方面，航空公司、铁路、轮船公司、酒店、餐厅、景点以及娱乐场所等也就成为旅行社的采购对象，对于组团社而言，还要采购接待社的旅游服务产品。1、交通服务的采购旅游是一种异地活动，无论从常住地到旅游目的地，还是在目的地的暂时逗留与旅游活动期间各地之间的往返，交通都承担着旅游者空间位移的任务。交通不仅要解决旅游者往来不同旅游点间的空间距离问题，更重要的是解决其中的时间距离问题。因此，安全、舒适、便捷、经济是旅行社采购交通时需要考虑的因素，交通的形式主要有飞机（包机）、火车、汽车和轮船，旅行社必须与包括航空公司、铁路部门、轮船公司、汽车公司在内的交通部门建立密切的合作关系。事实上，为寻找稳定的客源渠道，交通部门也非常倾向于同旅行社的业务合作。旅行社要争取获得有关交通部门的代理资格，以便顺利采购到所需的交通服务。①采购航空服务作为大众旅游时期远程旅行方式之一，航空服务的主要优点是安全、快速、舒适、经济。一般而言，旅行社选择航空公司主要考虑以下因素：A、机票折扣是否具竞争力B、机位数量是否能满足C、工作配合度D、付款方式E、航班密度F、各地联络网络方便与否航空交通服务采购分为两种形式，即定期航班飞机票的采购和旅游包机的预订。定期航班飞机票的采购（熟悉）定期航班飞机票的采购业务包括飞机票的预订、购买、确认、退订与退购及补购与变更五项内容。１）飞机票的预订无论是团体还是散客旅游者，旅行社采购人员在预订其飞机票之前，必须了解两个方面的信息：旅游消费者方面的信息有乘坐飞机者，包括旅游者姓名的全称、同行人的有关信息、旅游者的联系电话、旅游目的地、日期、支付方式、特殊要求等；航空公司方面的信息有飞机设施设备方面的信息、机票价格方面的信息等。２）飞机票的购买根据旅行社的经营业务，旅行社采购的飞机票主要为团体机票和散客机票、国内段机票和国际段机票。团体机票的购买：团体游客机票的购票一般只开一张团体客票。团体游客误机，客票作废，票额不退。国内客票：国内客票是指旅游者乘坐国内航班飞机旅行的客票，有效期为一年。国际客票：国际客票包括国际间旅行的单程客票、来回程客票和环程客票，有效期均为一年。常识航班－飞机航行的班期；航班号－航空公司代号：CZ-南航;CA-国航;MU-东航;3Q-云航;XO-新航;WH-西北航;SZ-西南航；MF-厦航;G4-深航;HU-海航;表达：如CZ3395意即CZ指南航，3指出发的郑州，3指到达地广州，95表示往返（去程为单、返城为双）。机型－国内一般使用4种机型波音（B）居多；欧产空中客车（A）；麦道（MD）次之；运7（Y-7）用于支线机位（座）B-737200—120座；B-737300—145座；B-737500—150座；B-747（双层）340－400座，分头等舱、公务舱、经济舱；B-757——198座；B-767—246座；B-777—380座；国内用空客A320—150座；MD-82MD-90—168座；Y-7—40座；飞机餐（配餐）飞行超过两小时有正餐，指米饭；配餐只有点心；特殊旅客（如穆斯林）有特餐。直达、经停、联航－直达－指点到点，不需要技术支持的航班；经停－因技术原因，需要加降（如加油等），也有从经营方面的考虑。舱位等级订座A、票价：一般分为公布票价、折扣票价两种；包机价格另议。B、成人100％；小童50％；婴儿（2岁以内）10％；订座C、团体指有组织的、同一日期、同一等级、同一目的地，10人以上等；D、座位再确认联航3日内；OPEN票年内；OK票限期；需要提供技术编号在返程地再证实；订座E、中转服务F、行李航空公司提供给旅客的免费行李额规定：头等（记者）40KG;公务30KG；经济20KG.订座旅行社采购航空服务，具体落实在飞机的订位上。计调部根据旅游接待预报计划，在规定的期限内向航空公司提出订位，如有变更，应及时通知有关方面。航空服务主要分为定期航班服务和包机服务两种。如遇客流量超过正常航班的运力，旅游团队无法按计划成行，则旅行社就要考虑包机运输旅游包机业务旅游包机是旅行社因无法满足旅游者乘坐正常航班抵达目的地的要求而采取的一种采购方法。１）包机的手续凡需要包机的旅行社应事先与民航联系，填写包机申请书，说明任务的性质、游客的人数和身份、包用机型和架次、使用日期及航程事项。旅行社的包机申请经民航同意后，应签订包机合同。２）包机变更：包机合同签订后，如果包机的旅行社要求取消包机，需按规定交付退包费。３）包机费用：按民航规定，包机费用根据包用机型的每公里费率和计费里程或包用机型的每小时费率和飞行时间计收。杭州出港各主要线路标准票价城市价格城市价格北京1150西安1130海口1540济南850厦门900大连1150桂林1210长春1750成都1600深圳1260银川1580汕头960长沙800南昌630太原1150昆明1830天津1100晋江760哈尔滨1900武汉710广州1050郑州840三亚1750青岛900福州740沈阳1590南宁1550贵阳1410重庆1360兰州1660３）飞机票的确认有些旅游者事先已自行购买了飞机票，对于这类旅游者，旅行社提供的服务是为旅游者确认机位。４）飞机票的退订与退购旅行社采购人员在为旅游团队或旅游者预订或购买飞机票后，有时会遇到因旅游计划变更造成旅游团队的人数减少或旅游者（团队）取消旅行计划等情况。旅行社退购飞机票，则应按照民航部门的规定办理。５）补票与机票变更在旅游过程中，因为各种原因，会发生机票丢失的情况。按照规定，每张机票只能变更一次。②采购铁路服务火车具有价格便宜，沿途又可以饱览风光的特点，特别在包价产品中具有竞争力。近年来，我国铁路加大力度改善交通环境，使火车运输仍具优势。目前，国内多数近距离旅游者仍选择火车作为首选出游的交通工具。旅行社向铁路部门采购，主要是做好票务预订工作。采购铁路服务就是按照旅游接待计划订购火车票，确保团队顺利成行。出票率、保障率是衡量铁路服务采购的重要指标。尤其是在旅游旺季和节假日。常识1、车票A基本票，指客票软卧、软座、硬卧、硬座；B附加票，指加快票、空调票、卧铺票等；火车票分为：YZ、RZ、YW、RW四种，按运输分类分为：普快、直快、特快等常识2、列车YZ车厢：21、22型118座，已淘汰；24、25型（新型、多用）128座；卧铺车厢：66个铺；双层车厢：162座；软席车厢：60-68座。③采购水路服务鉴于我国的大陆形态，除去三峡、桂林等内河及少数海路，轮船不是外出旅游的主要交通工具。旅行社向轮船公司采购水路服务，关键是做好票务工作。如遇运力无法满足，或不可抗力因素无法实现计划，造成团队航次、船期、舱位等级变更，应及时果断的采取应急措施。④采购公路服务尽管汽车已成为人们普遍的旅行方式，但一般认为，乘汽车旅游的距离不宜过长，最好控制在短距离：50公里（一小时）左右/景点间；长距离：300公里（不超过五小时）以内/天，否则客人会感觉疲劳。旅行社在采购汽车服务时应考虑A、车型B、车况C、司机驾驶技术D、服务规范E、准运资格F、合理价格通过考察，最终选择管理严格、车型齐全、驾驶员素质好、服务优良、已取得准运资格，且善于配合，同时车价优惠的汽车公司，并与之签订协议书。2、采购住宿服务酒店（饭店）是旅游业三大支柱之一，是旅游产品的重要组成部分，在一定程度上已成为衡量一个国家或地区旅游接待能力的重要标尺。住宿服务的采购业务主要包括选择住宿服务设施、选择预订渠道、确定客房租住价格和办理住宿服务预订手续四项内容。（一）住宿服务设施的选择（熟悉）选择住宿服务设施是保证住宿服务质量的重要手段之一。旅行社采购人员应该从以下几个方面考察住宿服务设施。１、饭店位置：饭店所处的位置有这样两方面的意义：所处地段不同，饭店的价格往往大不一样，不同类型旅游者对于饭店的位置有着不同的要求和偏好。２、市场定位：在卖方市场下，许多饭店都有自己的经营定位。必须考虑将要采购的饭店所接待的对象主要是哪类旅游消费者.酒店的种类：(1)根据使用目的（主要功用）划分:A、商务酒店；B、度假酒店；C、会议酒店；D、旅游酒店等等。(2)根据酒店等级划分：有1—5星五个等级。３、饭店设备：如饭店是否配备会议室、商务中心、多功能厅、宴会厅、健身设施等。４、服务水平：采购饭店的服务水平和整个产品也非常密切。５、泊车场地：对于团队旅游来说，饭店是否拥有一定面积的泊车场地。（二）饭店预订渠道的选择（熟悉）旅行社主要通过组团旅行社、饭店预订中心、饭店销售代表和地方接待社四个渠道预订饭店。１、直接预订：它是指组团旅行社直接向旅游目的地饭店提出预订要求，因此也叫组团旅行社预订。直接预订的优点是：①能够直接从饭店获得客房信息，及时掌握饭店客房的出租情况；②能直接同饭店达成预订协议，既能保证旅游者的住宿需要，又能免去中间环节所需的费用，降低采购成本；③直接订房能够不断的加强和饭店的联系，可以与之建立起密切的合作关系，可以为采购业务的进一步开展打下一个坚实的基础。直接预定的缺点是：①采购人员必须同所要预订的各家饭店逐一打交道，不仅在预订时要同它们联系，还要在随后寄送预订申请、确认住房人数及名单、付房费等，占用大量时间和人力；②有时，外地的饭店未必了解组团旅行社，因而不愿意向组团旅行社提供最优惠的价格，并可能在缴纳租房金、付款期限、客房保留截止日期等方面不给予优惠。２、代订：代订就是组团旅行社委托旅游目的地的地接社预订饭店，所以也叫委托预订。代订的好处是：①往往能够根据旅游者的要求，比较称心地安排饭店；②能拿到组团社心理范围能接受的价格；③有些时候，地处异地的组团旅行社只能通过当地的旅行社才能预订到该地区的饭店客房。缺点主要是：①地接社往往截留饭店给予的一部分折扣，作为其代订的佣金；②如果组团旅行社不是选择具有一定经济实力和信誉的接待社或者选错了地接社，容易造成代订失约，从而导致组团社工作的失误；③为了获得更多的折扣３、委托饭店预订中心预订：一些知名的国际连锁饭店，拥有一个共享的客房预订中心。委托饭店集团预订中心预订的优点是：①方便②可靠