第三章 出口业务概况

1第三章外贸业务概述一、出口业务流程一宗完整的出口业务，要经过磋商签约、催款崔证、生产备货、租船订舱、报检报验、出口报关、装运出口、收款结汇、外汇核销和出口退税十个工作环节。（一）交易磋商国际贸易和国内贸易一样，第一步是磋商签约。磋商的方式主要是通过电子邮件、电话、传真，也可以通过QQ或MSN聊天软件进行即时交流，或者利用摄像头进行视频交流，但很少有机会见面。磋商内容是交易的各种条件和细节，主要包括价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式等等。谈价格时，要用到外贸术语；谈到付款方式时，也要用到T/T、D/P、D/A、L/C、O/A等专业术语和专业知识。这些内容将在后面章节中介绍。同外国人交流，不管他是哪个国家，交流的语言一般都是英语。因此，英语是必不可少的工具，尤其是书面英语，你可以不会说，但不能不会看不会写。通过磋商，双方对交易的各种条件都达成一致后，就签订合同。合同一般有两种形式，一是订单形式，二是合同形式。订单就是简化的合同，以确认书方式表现出来，通常只涉及价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式、运输方式等内容，详见附录一（订单格式）。合同则比较详细全面，既包含价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式、运输方式条款，也包含违约、不可抗力、索赔、仲裁条款等。详见附录二（合同格式）。以下是某产品的交易磋商操作细节，仅供参考：1、业务人员收到客户的寄样要求（如提供图纸；提供样品等），首先记录下客户要求寄样的样品信息及要求，并填写寄样申请单，在经过审核后，样品负责人员根据客户的要求准备样品。2、在准备好样品后，业务人员将样品邮寄给客户，并记录本次寄样的信息（包括寄样的日期、哪个快递公司、费用、是否收取费用等）。3、如果客户对样品不满意，或者要求改进后再寄，则业务人员原记录下这些信息，并重复1、2步骤；4、如果客户对样品确认合格，则业务人员草拟报价单（业务人员快速查询该产品的报价的历史记录、该产品的已成交的历史记录及厂家的报价情况）；5、经过多次磋商，客户接受报价。业务人员根据该份报价单制作订单（合同或形式发票）传真给客户会签；6、业务人员根据订单，填写成本测算单。（二）催款催证催款是指催促客户把预付款汇到你指定的账上，催证是指催促客户开立信用证并把信用证送到你手上。只有在收到付款或信用证后，你才能开始下一步的生产备货程序。是催款还是催证，取决于你在签约阶段双方约定的付款方式。如果约定买方支付一定金额的预付款，你就得催款；如果约定买方开立信用证，你就得催证；如果既约定预付款，又约定信用证，则既要催款也要催证。1.如何催款呢？21..把你的银行账号用传真或电子邮件（最好是传真）发送给你的客户，请他在某年某月某日前，把合同（订单）约定的预付款金额电汇（T/T）到你制定的账上。（参见附录三：催款函实例）2.如果你的客户已经把钱汇出，请他把汇出行的银行汇款水单传真给你；收到银行的汇款水单，证明汇出行已经受理汇款申请。银行受理汇款申请完毕，会把水单交给汇款人。3.收到汇款水单传真后，通知你的开户行，告诉他你的钱已经从某某行汇出，请银行注意查收，钱到帐后，请立即通知你。2.如何催证？1.把你的开户行名称、银行代码、地址，以及你公司全称、地址、电话号码、传真号码等信息，通过电子邮件或传真方式通知你的客户。2.同时，把信用证主要条款的内容，写好写清楚，传真给你的客户，请你的客户按照你给出的条件开立信用证。这样做有个好处，就是当你收到信用证时，里面的条款都是你事先同意认可的，省去了信用证内容与合同约定不符而需要修改的麻烦。3.上述1.2项内容可写在同一封信里，在信的最后别忘记提醒客户及时开证，并于某年某月某日前，把信用证送达你。（参见附录四：催证函实例）4..收到信用证后，要认真审查信用证的条款。对于与合同规定不符的条款，对于你办不到、不容易办到、对你不利的的条款，第一时间要求你的客户修改，并把修改后的条款在某年某月某日之前送达你。5.经过审核，信用证没问题，里面的条款全部接受。然后，就按照信用的规定办理，开始生产备货等后面的工作。（注明：信用证审查的操作细节在后面章节予以介绍）（三）生产备货1.不管是自行生产还是向供应商采购，都要按照信用证的要求（如果没有信用证就按照合同要求）备货。2.特别注意产品的数量、品质规格、包装（包括内保装、外包装和运输包装）工厂或供应商的交货时间。3.在生产备货阶段，对于商品不同，所要做的工作也不同，视具体情况而定，但一定要按规定的时间交货。（四）租船订舱租船订舱分两种情况，一是客户指定货代，二是自己寻找货代。所谓货代，是指专门负责代办各种商品进出口运输事务的公司。进出口商品的运输一般都由货代来办理。租船订舱，是指选择某艘船舶，预定舱位，以便装上你的货物，运往目的港。1．在备货的同时，如果货代不是由你的客户指定，而是由你指定，你就得向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。你可以登录专业的货代网站，寻找适合的货代公司。2．在货物全部生产、包装完毕后，工厂生产部门或供应商制作装箱单，外贸业务员根据报来的装箱单，结合合同及信用证关于货物的描述，出具出仓通知单。3．单证储运部门或外贸业务员根据出仓通知单、工厂制的装箱单和信用证3的要求，统一缮制全套的出运单据，包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。4．单证储运部门或外贸业务员先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱。确认配船和费用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于办理出口报关手续。5．在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。（五）出口报检1．出口商品分为法定检验商品和非法定检验商品。如果出口商品属于法定检验的商品范围（属于《种类表》商品范畴），在商品报关时，报关单上必须有国家商检机构的检验放行章方可报关。如果属于非法定检验商品，进出口双方可以自由决定是否由国家商检机构检验。因此，对于法定检验商品，出口前必须经过检验这个环节。2．申请出口商品检验时，公司商检负责人员必须通过九城及榕基软件进行电子报检，货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件（如果有的话）、商业发票、装箱单、纸箱证等单据，取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。（六）出口报关1．单证员或外贸业务员把货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出；联系并确认货代公司收到上述单据。2．公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。3．公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库（根据新的海关报关规定要求：货物的出口报关必须在货物进入港口仓库或集装箱整箱进入堆场后才能进行）。4．报关前，先上网向出口口岸地海关进行核销单的口岸备案，并如实向海关申报成交方式(如CIF)，按成交方式申报成交总价、运费等，以后外汇局即根据实际成交方式及成交总价办理收汇核销手续。5．报关时需填写中华人民共和国海关出口货物报关单(白色的报关联和黄色的出口退税联)，并随附报关委托书、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、出境货物通关单等单证向海关报关，海关依此份报关单验货，并退回已盖章的核销单和两份报关单。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头6．注意事项：a)未进行口岸备案的核销单不能用于出口报关，对已备案成功的核销单，还可变更备案。b)报关时必须要“出口收汇核销单”，否则海关不予受理。货物出境后，海关在核销单上加盖“放行章”或“验讫章”，并随同加盖海关“验讫章”的一份带有海关编号的白色报关单、一份黄色的报关单出口退税联一同返还口岸代理货代公司（从海关退回一般需1个月左右），最后口岸代理货代公司寄给公司用于向外汇管理部门核销。4（七）装船出运1．货代公司接到公司的订舱委托后，根据公司提供的出口货物明细单缮制集装箱货物托运单，这是外运机构向船公司订舱配载的依据。该托运单一式数联，分别用于货主留底、船代留底、运费通知、装货单、缴纳出口货物港务费申请书、场站收据、货代留底、配舱回单、场站收据副本(大副联)等。其中比较重要的单据有：装货单(ShippingOrder:S/O)和场站收据副本(MatesReceipt;;;;M/R)2．货物离港前，货代公司传真海运提单回本公司确认。3．如果出口方需要办理保险，则立即把提单和信用证中的保险条款传真给保险公司，要求保险公司按照信用证的要求办理保险。4．在确定货物安全离港后，公司传真装运通知给国外客户。5．公司将海运提单复印件、商业发票、装箱单、海关发票、普惠制产地证用DHL寄给客户供其作进口清关用，同时将DHL回执留存准备缮制议付单据。6．注意事项：船公司签发的提单上相应栏目的填写也会参照订舱委托书的写法，因此，托运人、收货人、通知人这三栏的填写应该严格按照信用证提单条款的相应规定填写。（八）收款结汇收款结汇就是向客户收取货款，是外贸业务的一个关键环节，就像足球比赛的临门一脚，这一脚踢飞了，前面都等于白干。因此，收款结汇决不能掉以轻心。向客户收款主要是通过银行来完成，外贸业务员要做的是准备单据，叫做结汇单据。如果采用信用证付款，则按照信用证的要求准备单据，信用证要什么单据就准备什么单据，常见的有：发票、汇票、装箱单、提单、保险单、原产地证书、质检证书等。单据准备好之后，必须在规定的时间内（信用证注明交单期限）交给银行。如果银行审核单据后认为单据和信用证相符，你就等着收钱了。如果银行认为单据需要修改，你应及时修改后交给银行。关于单据的制作问题，将在后面的章节介绍。（九）外汇核销货物出口并收取外汇货款后，应向当地外汇管理局办理出口收回核销手续，程序如下：（附录五：出口收汇核销业务流程）1．企业出口收汇核销手册；2．加盖海关“验讫章”的核销单正本及退税联；3．加盖海关“验讫章”的出口货物报关单正本；4．商业发票正本。外商投资企业应提供由税务部门统一制定的出口发票，加盖企业公章或发票专用章；其他出口企业提供的出口发票须加盖企业发票专用章。5．银行出具的出口收汇核销专用联（应具备银行“业务公章”和“出口收汇核销专用章”、“出口收汇核销专用联”字样、相应的核销单编号等必备要素），异地收汇核销专用联的，应加盖收汇地外汇局“出口收汇核销业务监管专用章”确认的水单。（十）出口退税产品出口后，出口商可以向国家税务局领取一笔退税款。这是国家给予出口商的一种政策支持，也是外贸和内贸不同之处。办理出口退税时，向主管国税局5提交下列材料：（详见附录六：出口退税业务流程）1.报关单。报关单是货物进口或出口时进出口企业向海关办理申报手续，以便海关凭此查验和验放而填具的单据。2.出口销售发票。这是出口企业根据与出口购货方签订的销售合同填开的单证，是外商购货的主要凭证，也是出口企业财会部门凭此记帐做出口产品销售收入的依据。3.进货发票。提供进货发票主要是为了确定出口产品的供货单位、产品名称、计量单位、数量，是否是生产企业的销售价格，以便划分和计算确定其进货费用等。4.结汇水单或收汇通知书。5.属于生产企业直接出口或委托出口自制产品，凡以到岸价CIF结算的，还应附送出口货物运单和出口保险单。6.有进料加工复出口产品业务的企业，还应向税务机关报送进口料、件的合同编号、日期、进口料件名称、数量、复出口产品名称，进料成本金额和实纳各种税金额等。7.产品征税证明。8.出口收汇已核销证明。9.与出口退税有关的其他材料。综上所述，外贸业务呈现双方互不见面、路途遥远、手续繁杂、环节多、交易量大、风险大的特点。为了规范进出口业务，几百年来，国际贸易行业先后制定了一系列规则、惯例，各国外贸人员都按这些规则、惯例办事，形成了外贸界的共同语言。为了解决跨国运输、收款和保险问题，国际货物运输业、银行业和保险业也介入外贸业务中，并提供了完善的服务。虽然出口贸易手续繁多，但并不是所有的手续都一定由外贸人员亲自办理。其中很多手续可以委托专门