第五章 企业的业务处理介绍

第五章企业业务处理介绍我们已经学习了会计信息系统的基本知识，了解了系统方法、电子网络和电子商务的基本概念。本章将以制造业企业为例，结合企业的业务实际，概括描述其业务处理流程，讨论业务流程的基本组成内容，描述复式记账系统的设计与实施，研究企业在业务处理中使用的科目代码和表格设计。这些知识是会计信息系统中与业务处理直接有关的基本内容。第一节业务处理流程概览在高度信息化的企业中，企业管理信息系统可以实现整个企业业务流、资金流和信息流的高度集成，使财务的管理控制真正与业务联系起来，从而使核算、监控、分析的触角延伸到企业各个职能岗位，为企业的运作提供支持。在这一节中，将首先介绍企业经营中的主要流程及其相互之间的关系。一、业务流程、会计信息流程与管理流程流程是信息化组织管理的核心内容。一般认为，流程是一系列连续有规律的活动，这些活动以确定的方式发生或执行，实现特定的结果。从信息系统输入/输出的角度来看，流程是对输入进行转变、转换等处理进而输出。不同组织因其性质不同、目标不同、业务不同、管理不同，导致其流程有很大的差异。但是，如果把所有企业实际流程进行有效地归纳和抽象，企业流程通常可以分为三类：企业业务处理流程、信息流程和管理流程（如图5-1所示）。企业经营活动全过程数据采集信息处理报告控制与决策信息流程会计信息系统：财务会计信息流程管理流程业务处理流程图5-1企业流程业务处理流程是指企业为实现经营目标或战略目标而进行的一系列活动。不论企业提供何种商品和服务，业务流程至少可以分成三种类型的子流程，即采购与付款循环、生产与转换循环、销售与收款循环。这三个子流程将在第6、7、8章分别介绍。信息流程是指财务会计部门对业务活动数据进行加工处理的一系列活动，即数据采集、数据加工、存储和信息报告。管理流程是以会计信息及其他信息为依据，对经营活动进行管理与控制的一系列活动。业务流程、信息流程与管理流程是相互联系、相互依存、相互作用的。企业在经营活动中形成了一系列的业务流程，业务流程产生了大量信息；信息流程获取这些业务流程信息，经过加工后，又将信息提供给管理流程；管理流程利用这些信息对经营活动进行管理与控制。其中，信息流程（财务会计信息流程）是业务处理流程和管理流程之间的桥梁。二、企业的业务流程在高度集成的企业管理信息系统（如ERP）中，业务与财务高度协同与融合，为了更好地理解会计信息系统，首先必须了解企业的业务流程。业务是指企业在经营过程中所发生的各种活动，一般也称之为交易或事项。业务的发生是企业维持其日常经营所进行的活动。尽管每个企业的经营活动内容有所不同，所发生的经济业务的具体内容也存在着比较大的差别，但他们在业务处理上所采用的方法却有着很多共同之处。（一）制造业企业的业务流程这里以从事一定产品生产、经济业务内容比较复杂的制造业企业为例，介绍企业业务的一般流程。这类企业的业务流程见图5—2。图中的方框代表了一个实体——供应商、顾客、银行或企业的职工等。圆型为业务处理符号，代表了相关的处理行为，这些处理行为通常构成了一个企业的持续经营过程。图中的箭头代表了从一个实体或过程到另一个实体或过程的业务流。这种业务流可能是物资流，也可能是资金流或信息流，还可能是物资流、资金流和信息流并存。各项业务活动不管是人工处理还是利用计算机处理，这些活动都会发生。只不过由于企业产品或生产方式的不同，这些业务活动发生的时间顺序有所不同而已。该图是根据由客户需求组织产品生产的方式而设计的，在阅读中应注意到这一点。装运装运顾客顾客仓储仓储收货收货销售订单销售订单账单处理账单处理应收账款应收账款生产生产采购采购生产计划生产计划现金支出现金支出薪酬处理薪酬处理应付帐款应付帐款供应商供应商职工职工21354769810121113151416171918202221242326252827302931银行银行记账记账财务报告财务报告会计信息使用者会计信息使用者343536373233图5—2制造业企业的业务流程图5—2显示了一个有代表性的企业的业务内容及其流程。这些内容是：1．订购单；2．确认订购单；3．账单备忘录作开票依据；4．开具账单；5．开票通知；6．欠款报表；7．装运单；8．生产通知单；9．生产通知单（若需要）；10．装运单；11．供货；12．产成品；13．缺货订单；14．发送货物；15．生产进度表；16．生产状况表；17．采买需求；18．劳动报告；19．收货通知；20．购买订单；21．购买通知；22．采买的商品；23．采购发票；24．收货凭证；25．货物入库；26．采购付款通知；27．通知银行付款；28．支付货款；29．付款记录；30．支付薪酬；31．薪酬记录；32．销售回款；33．收入回款通知；34．回款送存银行；35．存款记录；36．编制财务报告数据；37．财务报告信息。图5—2概括的描述了企业经营活动的销售与收现循环、购货与付现循环、生产管理业务循环、财务循环和财务报告循环五个方面的基本内容。其中1～25大体概括了销售与收现循环、购货与付现循环、生产管理业务循环的内容。这部分内容所形成的流程是企业的交易活动引起的，因而也被称之为交易流，是企业的主要业务流程；26～37大体概括了财务循环和财务报告循环的内容，是根据以上三个循环的信息加以记录、处理所形成的，主要反映企业的财务信息，并将这些信息报告给信息的使用者。需要注意的是：图中所描述的业务处理符号所代表的处理行为，其执行者可能是一个部门、一个岗位或执行操作的某个个人。可以是人工处理，也可以是利用计算机系统模块处理。三、企业的具体业务处理与基本业务循环在以上业务流程所发生的各种业务，都需要企业相关的经办人员进行处理，由此构成了一个相互联结的密不可分的完整流程。整个处理过程形成了企业的业务流，也形成了企业的物流，最终形成了企业的信息流。（一）各个具体业务处理的基本内容1．订购单。企业与顾客之间的交易活动是通过签订订购单而达成交易意向的。顾客通过与销售企业签订订购单而向销售企业购买所需要的货物。订购单可以由顾客本人或企业的销售人员开具，可以书面预定，也可电话预订。销售订单处理流程必须将订购单转换成其他相关应用模块进一步处理所必须的数据，以便于其他相关应用模块，如账单处理模块、库存管理模块、生产进度计划模块等作进一步的处理。2．确认订购单。在销售订单流程中，通常会发给顾客一份确认单，通知顾客其订购单已经收到且正在处理中，使顾客能够心中有数，并做好接收货物的准备。3．账单备忘录作开票依据。销售订单处理流程依据订购单将账单备忘录发送给账单处理流程。备忘录提供了准备给顾客所订购的货物开票时所必须的数据。4．开具账单。账单处理流程是给顾客开具账单，请顾客付款。通常账单是在装运处理流程给顾客发出货物，账单处理流程收到了装运通知以后开具，以确保账单的准确性。5．开票通知。账单处理流程应向应收账款处理流程发出开票通知。应收账款处理流程的职责是维护顾客数据库，并将数据库更新以反映交易的完成情况。6．欠款报表。应收账款处理流程要定期向顾客发送对账单，详细说明每位顾客截止目前所欠企业的货款金额。一般而言，这些对账单所列示的不单是一笔订单或交易的结果。7．装运单。销售订单处理流程发出装运订购单给仓储处理流程。这份文件详细说明了顾客所订购货物的名称、数量、规格以及交货的时间和地点等。8．生产通知单。如果顾客所订购的货物是在销售企业专门定做的非库存商品或者临时缺货，销售订单处理流程通常需要根据顾客的订购单给生产处理流程发出生产通知单。9．生产通知单（若需要）。遇有上述情况的另一种做法是销售订单处理流程把定下的生产通知单发送到生产计划处理流程，这要取决于产品生产过程的组织方式。10．装运单。在发出货物给顾客以后，装运处理流程应给账单处理流程发出一份装运单的复印件，证明货物已经发出，并确认装运处理已经完成。11．供货。仓储流程把要运送给顾客的货物发到装运处理流程。12．产成品。生产处理流程把生产出来的产成品运送到仓储部门进行储存。13．缺货订单。仓储处理流程记录缺货的情况，这要取决于交易过程如何组织。在这种情况下，生产通知单要发给生产处理流程（或者也可能发到生产计划处理流程）来替换库存。14．发送货物。由装运处理流程把货物发送或递送给顾客，或由顾客自行提取。15．生产进度表。生产计划处理流程给生产处理系统发出产品生产安排表，通过该表批准产品的生产，并按照计划控制产品的生产过程。16．生产状况表。生产处理流程负责产品生产过程的管理，并按要求把产品的生产情况报告发给生产计划处理流程，以便审阅和调整生产进度。17．采买需求。生产处理流程发出采购单给采购处理流程，订购生产产品所需要的原材料。采购处理流程负责向供应商发出货物订购单。18．劳动报告。生产处理流程对职工的劳动情况进行记录和整理，编制职工劳动情况表，并将该表报告给薪酬处理流程。依据劳动情况表的统计支付给职工薪酬并积累生产成本资料。19．收货通知。采购处理系统发出接收报告给接收处理流程，批准接收处理流程接收供应商的货物。20．购买订单。采购处理系统通过向供应商发出订购单订购货物。21．购买通知。采购处理系统将订购单发到应付账款处理系统，启动付款过程。22．采买的商品。接收部门接收供应商所提供的货物。23．采购发票。供应商开来发票要求企业付款。应付账款处理流程必须将这些发票与采购处理系统发来的订购单进行核对，确保二者相符。24．收货凭证。接收处理系统应填制收货凭证，详细载明所收到货物的品名、数量等情况，并将收货凭证发给应付账款处理流程，通知订购的货物已经收到。以便于应付账款处理流程进行核对。25．货物入库。采购的货物从接收部门运送到仓储部门的仓库中。26．采购付款通知。应付账款处理流程审验后，应向现金收支处理流程发出向供应商付款的通知。27．通知银行付款。现金收支处理流程经过审验后，应通知开户银行向供应商付款。28．支付货款。企业的开户银行将货款支付给供应商。29．付款记录。现金收支处理流程应根据银行的付款通知，将已经付款给供应商的记录转到记账处理流程处理。30．支付薪酬。薪酬处理流程应编制职工工资记录表，计算出职工应得的劳动薪酬，并将薪酬和代扣的税金和保险等有关文件发送给职工。职工薪酬可采用支票或现金形式。31．薪酬记录。薪酬处理流程应将职工工资记录表转到记账处理流程进行处理。32．销售回款。现金收支处理流程收到顾客所欠本企业账款的汇款单据。33．收入回款通知。现金收支处理流程经处理后转送应收账款处理流程。34．回款送存银行。现金收支处理流程应按要求将顾客的汇款单据送存开户银行。35．存款记录。现金收支处理流程应根据银行的收款通知，将已经收到的记录转到记账处理流程处理。36．编制财务报告。记账处理流程经过加工整理，将会计数据发送给财务报告处理流程，以便于其进行财务分析和对外报告。或由财务报告处理流程从其它流程的数据库中查询所需要的数据，进行财务分析和财务报告的编制。37．报告财务信息。财务报告处理流程将编制出来的财务分析和报告文件传送给企业外部和内部的信息使用者。前面所介绍的是一个比较典型的企业业务处理流程，从中可见企业业务处理流程的复杂性。在现实中，尽管没有两个企业的业务是完全相同的，但是大多数企业都经历和处理相似的业务流程。（二）基本业务循环企业业务流程为我们提供了一个业务处理系统的分析框架。上面讨论的37个业务流可以做表5—1那样的分类。表5—１对制造业企业主要业务流程的分类销售采购生产财务12345671011141719202122232425283089121315161826272931323334353637在以上的分类中，将企业的业务处理流程按其基本业务循环内容划分为销售与收现循环、购货与付现循环、生产管理业务循环与财务循环四类。其中，销售与收现循环包括了与企业的产品销售活动有关的业务流程；生产管理业务循环包括了与企业的生产营运活动有关的业务流程。对于制造业而言，主要是指其产品生产的组织过程。以上两大循环所包含的业务处理流程属于企业的基本业务处理流程。购货与付现循环包括了