预付卡清算业务管理规范

清算业务管理规范Index一商户管理……………………………………………21.1商户立项………………………………….…………….…21.2商户退出…………………………………………………..41.3商户运维………………………………………………......5二清算管理……………………………………………...62.1数据清分…………………………………………….……..72.2数据清算……………………………………….…..….......72.3差错处理…………………………………………………...7三结算管理…………………………………………..….83.1结算周期…………………………………………………...83.2结算对账……………………………………………………83.3差错处理……………………………………………………93.4资金调拨……………………………………………….….10一商户管理1.1商户立项流程图：商户接入流程公共服务事业部综合部公共服务事业部清算室市场部1）商户合同评审2）系统编码3）登记设备《项目立项单》《项目立项单》复印件3）申领设备3）设备出库《设备申领单》《出库单》（销售）4）设备安装登记《商户实施完成报告》通知收款（销售）5）收款《合同》（租用）通知收款（销售）3）合同用章《易通卡消费业务加盟登记单》1.1.1流程描述1）商户接入方式，商户合同评审通过后，由市场部根据合同情况详细填写《项目立项单》，并将商户的《对账确认函》同时递传至清算组；同时将《项目立项单》电子邮件给公共服务事业部和财务部各一份。2）清算组根据《项目立项单》的需求，按照《系统基础数据编码规则》分配系统编码后将编码信息发给公共事业部。清算组在2个工作日内将编码信息录入清算业务系统和前置系统，系统中新增机具的状态暂定为“未启用”状态，并及时完成商户和机具档案的建立。3）市场部将《易通卡消费业务加盟登记单》完成分管领导审批之后递至综合部进行审核盖章，综合部在收到加盟登记单2个工作日内完成审核用章。4）公共事业部收到《项目立项单》后，填写《机具领用单》，经部门经理审批后，向仓库领取机具，并在收到清算组的编码信息以及市场部完成盖章的《易通卡消费业务加盟登记单》和《押金单》后三个工作日内完成机具设置和布设工作。5）公共事业部布设机具时，实施人员应打印小票与商户确认，并将《设备签收单》经商户签字确认后方可交付机具。6）公共事业部完成机具布设后，将商户签收的《设备签收单》原件交仓库管理员，缴交机具押金，同时将复印件交清算组和财务部，确定商户正式加盟运营，并每2周将布设信息以电子邮件反馈市场部。7）清算组收到《设备签收单》后，将相应的机具状态更改为“正常”状态，列入日常运营监管，并重新统计商户的机具清单。8）公共事业部收到押金和《设备签收单》后，进行固定资产的台账登记。9）业务培训：商户加盟后，一般情况下，由公共事业部在布设机具时提供业务培训（包含清算流程培训和机具操作培训）。如需清算业务管理人员进行培训时，由商户经理提出需求，部门经理安排后执行。清算组每月组织一次集中性的清算对账培训工作，参加人员主要为新加盟的商户和日常未按要求进行运营的商户。1.1.2具体要求1）市场部提供的《项目立项单》（详见附件），必须明确注明商户的服务费率，优惠期限、划款周期，网点和机具数量等内容，确保项目的关键信息无误，避免影响系统信息配置错误，产生清算误差和风险。2）市场部须确保《项目立项单》上的项目名称和合同签约人名称一致，可在备注栏内填写商户的简称，以符合清算商户与签约人一致的合规要求。3）市场部必须和商户协商指定机具的签收人，若无指定签收人必须要求商户在机具签收单上盖公司章。4）在《项目立项单》相关信息不全时，清算组有权提出整改要求。如确为公司重点客户，可在《项目立项单》中的“合同编号”一栏中予以标示，经分管领导签核后交清算组预设信息，相关单据由市场部主管监督补全。相关资料未及时补全导致后续商户结算划款异常由市场部人员承当责任并协调处理后续事宜。5）市场部在合同签约时，同时让商户填写确认《e通卡系统清算业务确认函》。《确认函》必须明确对账方式（建议尽量选择自主对账的方式，提高划款效率），详细完整的银行开户名称，开户支行名称，开户账号等信息。6）如市场部未能及时取得商户的《e通卡系统清算业务确认函》，则在《项目立项单》提交的第一个划款周期内，市场部必须将《e通卡系统清算业务确认函》交至清算组，以保证商户资金的正常结算。如确有困难时，由市场部负责与商户进行沟通，明确缺少《确认函》将影响商户的结算款划结。（注：由于商户提供的银行开户名称，开户支行名称，开户账号等信息不完整或者有错误，导致资金划拨的延误或者异常，由商户自行承当相关责任。所以市场部要加强对新设商户的宣导工作。）7）公共事业部在布设机具时，应保证在收到清算组编码的当天不出现交易数据上送的情况，避免出现系统异常账，增加商户对账的岐义。如出现“未启用”状态机具上送交易数据的，公共事业部应出具情况说明和整改措施。8）公共事业部如在收到清算组提供的编码一周内未能完成机具布设的，应及时以邮件形式向清算组和市场部说明原因，并提出解决方案，明确后续具体安装完毕的时间（时间不得超过15天）或者撤销部份机具的安装。1.2商户退出1.2.1流程图1.2.2流程描述1）市场部在商户提出退出运营或要求商户退出运营时，与商户协商签订《加盟商户终止运营登记表》，登记表中需明确退出时间、应退押金金额、应收租金金额等事项。同时市场部必须要求商户指定押金的收取人或者收取押金加盖商户的公章。2）市场部根据《加盟商户终止运营登记表》填写《商户终止运营工作单》，明确商户退出时间，押金退回方式和末期资金结算账户等关键信息，将《商户终止运营工作单》交至公共事业部。3）公共事业部收到《商户终止运营工作单》后，五个工作日内向商户收回租用设备，完成《设备退库单》签核，现场与商户共同完成机具数据全部上送，明确终止交易日期。4）公共事业部收回机具后，及时将机具退回仓库，将仓库管理员签核的《设备退库单》、《押金单》作为《商户终止运营工作单》共同交清算组，由清算组完成交易数据对账。5）清算组收到《商户终止运营工作单》，按《工作单》上确认的终止交易日期出具最后一个周期的结算报表，在三个工作日内与商户完成对账确认工作。核对完成后，清算组在《商户终止运营工作单》签核相关清算信息后，交财务部进行资金结算。6）财务部收到《商户终止运营工作单》后，三个工作日内对交易清算款和押金、租金、交易服务费或手续费等费用进行结算，确定最终结算金额后，以转账方式完成资金的划结。财务部将核算明细等详细记录在《商户终止运营工作单》后，将《商户终止运营工作单》交回清算组。7）清算组依据《商户终止运营工作单》完成商户、设备在系统中的注销手续，机具状态更改为“退出”状态，将资料归档，存入商户档案中，同时以电子邮件方式告知市场部、公共事业部、财务部，并电话通知商户。1.2.3具体要求1）公共事业服务部在设备收回前务必与商户确认交易数据已结算上传完毕，确认交易终止日期。1.3日常运维1.3.1日常运维工作内容1.3.1.1新商户接入运维1)新商户完成机具布设后，即为接入正常运营。2)对正常运营的新商户，由公共事业部进行至少一周的辅导期，将辅导情况登记在《新商户辅导情况登记表中》，出现问题当天解决。一周后，将商户运营情况以邮件方式告知市场部。3)清算组每天对新商户的交易数据进行跟踪分析，出现异常（异常包括但不限于：未上送数据；对账异常；划款退票等）时当天通知市场部和公共事业部。各相关人员收到清算组告知的异常提示邮件3个工作日内反馈结果，并将异常现象及处理措施记录在《交易异常表》。4)清算组负责跟踪商户运行3个月，在商户接入的第一个月内，清算组按日完成交易统计表，月末以邮件告知市场部和公共事业部，后两个月以月报形式反馈给市场部和公共事业部。5)商户接入运营三个月后，清算组对连续三月无交易和未签到的机具信息反馈市场部和公共事业部，市场部7个工作日内现场进行商户无交易原因的调查，并以邮件形式将调查情况和处理建议反馈市场部和清算组。市场部根据公共事业部的调查情况在2个工作日内出具应对的措施，并进行处理。6)商户三个月内无交易，但市场部仍未进行处理，清算组应继续密切跟进，按月向市场部、公共事业部和各分管副总反馈，直到商户连续正常交易三个月或退出为止。1.3.2.2日常商户运维1)市场部对半年不交易的商户需要建立标准规范的退出机制，市场部根据退出机制，将需要退出的商户名单交由公共服务事业部，公共服务事业部负责将机具回收，节省公司资源。2)市场部对于重点商户要进行定期走访、收集需求并优先满足。市场部对长期无交易商户进行市场评估，决策对该商户采取退出机制或者加强宣导挖掘交易潜力。3)清算组每周一将统计上两周未上送数据的商户发送到市场部，市场部组织跟踪调查，并将调查结果、处理情况和需配合处理的要求于每周五前以邮件方式主送给市场部抄送清算组，相关人员跟进邮件中提到的要求进行处理，无法处理时，及时沟通反馈，共同配合完成。4)技术部需要每月对后台数据进行扫描，将故障率高于0.2%的机具明细列出。提供给公共事业部人员对故障机具2周内进行更换完毕，逐步降低每日清算产生的差错笔数，提高服务质量。5)月结采用自主对账方式的商户，由其在约定的5日内自主主动进行对账，如5日前没有提出异议的商户，清算组在当天将清算报表提交至财务部，财务部在2天内完成划款。商户可对1年内的账务提出核对查询要求，由清算组提供对账服务。6)清算组为了保障清算的及时准确以及提高清算的服务质量，在上述环节需要各个部门后续推动执行的事件未有及时反馈的或者反馈结果没有落实成效，清算组将会进一步将问题上报公司领导层，并启动问责机制。二清算管理清算流程图清算内容分为清分和清算两个阶段，清分是账务清分，商物通卡中心清算系统根据收集的所有充值消费交易明细，进行分析、汇总等账务处理；清算是资金结算，商户正式运营后的清算对账，相关的数据分析，差错处理等，最终完成各个商户结算资金数据的生成。并提交备份金监管行进行划账处理，持卡人消费资金入商物通备付金存管账户，结算划账时，同行通过备付金收付账户进行资金划拨，跨行通过备付金汇缴账户进行资金划拨。2.1系统日切：1）上送消费数据时间：E通卡系统接收小额消费数据的截止时间为每日24:00，商户可在此时间前，可分批、多次上传消费交易数③结算确认文件⑥资金相互划转商户商物通清算中心1）数据采集、上传系统日切、清分清算文件清算报表银行划款商物通对账2）下载清算文件或网上查询④对账明细勾兑确认月对账报表清算中心⑦清算中心对可疑账进行调整处理⑤递交确认后的月报表据。2）消费数据日切时间：E通卡管理中心每天01：00进行日切，日切前收到的所有交易明细归入当日的清分，日切后收到的交易明细归入下一清算日清分。日切后，管理中心汇集、清分当日所有交易数据，形成当日的清算文件。商户的对账、划款及结算业务，均以交易清算时间为准。2.3数据清分：小额消费商户上送的交易数据经易通卡清算系统清算后，形成三种清算结果，即正常账、直接拒付账和可疑账。直接拒付账为完全重复交易数据及黑卡交易，可疑账包括逾期交易、交易金额非法等类型（各种可疑账产生原因及约定的处理原则详见可疑账调整规范）。可疑账经过e通卡清算中心核查及人工账务调整后，形成调整成功账和调整拒付账（详见易通卡系统清算账务报表格式）。2.4对账市场部在拓展新商户的同时要对小额消费商户进行宣导培训要求商户每日应及时完成自主对账。商户对账可采用两种方式，一为网站对账，商户登陆网站进行对账，二为电话对账，商户在正常工作日内拨打电话（电话：5896616）进行账务核对，查询当日或历史（30天内）消费交易总笔数、总金额、可疑账等清算内容（清算中心清算报表见附件）。对账数据原则上以清算系统数据为准，如出现账务不平，清算组应配合商户尽快核查、解决；如商户未